Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Недостачи: порядок учета

28 января 2010 229 просмотров

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Оформляем результаты инвентаризации

Недостачи: порядок учета. В ходе инвентаризации проверяющие сравнивают фактические остатки имущества и обязательств, обнаруженных при проверке, с остатками, отраженными на счетах бухгалтерского учета. Излишки и недостачи являются инвентаризационными разницами. Если обнаружены такие расхождения, инвентаризационная комиссия вносит предложения об их урегулировании. По общему правилу нельзя покрывать недостаток материальных ценностей за счет излишков, выявленных при инвентаризации. В исключительных случаях возможен взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Формы регистров, в которых отражают результаты инвентаризации, приведены в рубрике «Для справки».

Окончательное решение по вопросу урегулирования расхождений принимает руководитель образовательного учреждения и оформляет его приказом (распоряжением) об утверждении результатов инвентаризации. На основании приказа вносятся соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Отражаем ситуацию в учете

Для учета недостач Инструкция по бюджетному учету предусматривает открытие и ведение счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам". Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) по каждому виновному лицу. При этом указываются фамилия, имя, отчество, должность, дата возникновения задолженности и сумма недостачи.

Таким образом, учет недостач в бюджетном учете – это прежде всего расчеты с материально ответственными лицами, которые виновны в возникновении инвентаризационной разницы.

Определяем размер ущерба

Чтобы определить размер ущерба, который причинен недостачами и хищениями, надо исходить из рыночной стоимости материальных ценностей по состоянию на день обнаружения ущерба. Такое правило установлено Инструкцией по бюджетному учету.

При этом не уточняется, следует ли проводить оценку по рыночной стоимости во всех случаях выявления недостач и порчи имущества учреждений.

Не исключено, что разница между рыночной ценой и балансовой стоимостью недостающего имущества окажется отрицательной. Такая ситуация в Инструкции по бюджетному учету не урегулирована. Однако в любом случае размер недостачи, обращенной во взыскание с виновного лица, не может быть ниже балансовой стоимости недостающих активов (остаточной стоимости основных средств, первоначальной стоимости материальных запасов и т. д.).

Кроме того, рыночная оценка недостач и потерь ценностей целесообразна (и правомерна) только тогда, когда есть возможность установить виновное юридическое или физическое лицо и отнести сумму нанесенного материального ущерба за счет указанных лиц.

Разницы между рыночной и балансовой стоимостью утраченного или испорченного имущества нельзя отражать в учете обособленно. Такую возможность исключает схема учета недостач, установленная Инструкцией по бюджетному учету. Разница определяется путем сопоставления оборотов по кредиту и дебету счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов".

Если известен виновный

Итак, недостачу следует отнести на виновных лиц по рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Но впоследствии возможны корректировки. Допустим, дело о нанесении ущерба дошло до суда, и суд принял решение, которым уточнил обязательства виновных лиц. При получении исполнительного листа необходимо скорректировать суммы, отнесенные на виновных лиц, и отразить это в регистрах бухгалтерского учета.

Обратите внимание на то, что сумма недостачи предварительно формируется не на счете учета недостач 209 00 000 "Расчеты по недостачам", а на дебете счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов" – в корреспонденции со счетами учета утраченного имущества.

То есть при отнесении сумм недостач, порчи и хищений на счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам" счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов" (по данной группе операций) нужно закрыть.

Благодаря такой схеме не уменьшится суммарная стоимость активов, находящихся в собственности или распоряжении бюджетного учреждения.

Суммы недостач и потерь имущества, оцениваемых по рыночной стоимости, в бухгалтерском учете отражаются следующими бухгалтерскими записями:

Инструкция по бюджетному учету не позволяет делать отдельные записи, чтобы отнести на счет виновных лиц задолженность по суммам нанесенного недостачей материального ущерба. Но в таком оформлении и нет необходимости.

Размер недостачи, подлежащей взысканию (в рыночных ценах), определяется при оформлении проводки по счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам". Что же касается данных о конкретном физическом или юридическом лице, которое обязано возместить недостачу, то эту информацию целесообразно обобщать в регистрах аналитического учета.

А если недостача погашается в натуре?

Действительно, материальный ущерб иногда возмещается не деньгами, а в натуре. Поэтому в бухгалтерском учете погашение причиненного ущерба может оформляться по кредиту счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам" в корреспонденции со счетами учета не только денежных средств, но и нефинансовых активов.

Однако необходимо помнить, что некоторые виды активов возмещать в натуре вообще запрещено. Такие ограничения содержатся в отраслевых и ведомственных нормативных актах. Например, недостачу продуктов можно погасить только деньгами.

Пример

В результате проведенной инвентаризации в дошкольном образовательном учреждении выявлена недостача продуктов питания в столовой балансовой стоимостью 10 000 руб. и хозяйственных материалов балансовой стоимостью 25 000 руб. Рыночная стоимость недостающих материальных запасов составила соответственно 12 000 руб. и 30 000 руб. Сумма материального ущерба отнесена на счет виновных лиц – работников учреждения. Стоимость недостачи должна быть возмещена деньгами в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Cписываем недостачу в пределах норм естественной убыли

При списании недостач продуктов питания следует иметь в виду, что Инструкция по бюджетному учету устанавливает различные схемы списания в зависимости от размера недостачи и наличия утвержденных норм естественной убыли.

Если при инвентаризации выявлена пересортица, то зачет недостач ценностей излишками по пересортице нужно провести до списания в пределах норм естественной убыли. Причем взаимозачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Списание в пределах норм естественной убыли отражается в бухучете так:

Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, должна быть списана на счет учета прочих доходов. Затем она возмещается за счет виновных лиц либо списывается за счет установленных источников (бюджетных ассигнований, финансового результата от предпринимательской деятельности и т. п.). Но только при наличии соответствующих оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о подобном списании.

Не всегда можно «назначить» виноватого

Недостачи: порядок учета. Недостача может быть результатом стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации (например, в образовательном учреждении был пожар, в результате которого сгорела часть школьного имущества). В такой ситуации списывать суммы недостач следует по балансовой стоимости. Если же вести учет недостач и порчи имущества по рыночной стоимости, то это приведет к необоснованному завышению бюджетных расходов образовательного учреждения.

Вероятна и другая ситуация. Суммы недостач отнесены на виновных лиц, но заведенное следственными органами дело не дошло до суда, и учреждение получило официальное уведомление о том, что установить виновных лиц невозможно. Тогда недостача должна списываться за счет бюджетных средств или должна быть отнесена на финансовые результаты от приносящей доход деятельности.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка