Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Истребование документов для выездной проверки. Часть первая

1 августа 2008 13 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Истребование документов для выездной проверки. Часть первая. Налоговые проверки касаются всех налогоплательщиков, в том числе и работающих на упрощенном режиме. При проведении выездной проверки налогоплательщик обязан обеспечить возможность инспекторам ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. А кроме того, некоторые документы могут быть дополнительно истребованы. Правила истребования документов при проведении выездной налоговой проверки изложены в статье 93 НК РФ.

Обычно документы запрашивают, когда предполагают, что обнаружены ошибки в исчислении налогов. Если в ходе работы инспекторы не обратились за дополнительными документами, у них нет оснований утверждать, что недостающие сведения им не предоставили или подменили. Типичный случай. Выясняя, правомерно ли учтены расходы, ФАС Северо-Кавказского округа рассмотрел принесенные налогоплательщиком документы и отклонил замечание налоговиков, что при выездной проверке их не было. В его постановлении от 16.04.2008 № Ф08-1916/2008-691А указано: налоговый орган не вправе отказаться от истребования данных, объяснений и документов, если они могут кардинально повлиять на решение по итогам проверки.

Сходные выводы можно найти и в других судебных постановлениях (например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 19.03.2008 № Ф08-1197/08-434А).

В свою очередь налогоплательщикам нужно помнить: создать условия налоговому инспектору для изучения документов (в частности, выделить помещение для проверки) совсем не то же самое, что передать документы налоговому органу. Передать — значит не просто вручить. Перед этим бумаги должны быть скопированы и заверены.

Если налогоплательщик не исполнит требование о представлении документов, думая, что в ходе проверки достаточно показать оригиналы, налоговики могут счесть подобные действия попыткой скрыть нежелательные факты. Одно из возможных последствий — выемка документации, то есть принудительное изъятие. Подобная ситуация рассматривалась ФАС Московского округа (постановление от 18.01.2005 № КА-А40/12810-04).

Напротив, документы, истребованные после окончания проверки, налогоплательщик вправе не предъявлять. Более того, даже если предъявит, в суде их вряд ли приобщат к делу. Так, ФАС Уральского округа не принял доказательства, истребованные и полученные налоговым органом уже после того, как суд первой инстанции вынес решение (постановление от 19.09.2007 № Ф09-7609/07-С3, оставлено без изменений Определением ВАС РФ от 07.02.2008 № 946/08).

Правда, случается, что требование поступает перед самым окончанием проверки (см. раздел «Сроки передачи документов»)

Имейте в виду: количество требований во время проверки не ограничено, поэтому допускается, чтобы инспекторы не раз обращались за нужными документами.

Какие документы могут понадобиться

Правильность исчисления и уплаты налогов (сборов) инспекторы прежде всего оценивают по декларациям (расчетам), а также первичным документам, подтверждающим полученные доходы и произведенные расходы (платежным поручениям, актам, договорам, накладным и др.).

Так как организации на упрощенной системе освобождены от бухгалтерского учета в полном объеме, требовать от них бухгалтерские учетные регистры (кроме регистров по основным средствам и нематериальным активам) налоговики не вправе. Зато первое, в чем совершенно законно захотят убедиться проверяющие, это в наличии Книги учета доходов и расходов, заверенной в установленном порядке. Наверняка не обойдут вниманием и документы, соотнесенные с жесткими сроками, за нарушение которых налогоплательщику грозит штраф (свидетельство о постановке на налоговый учет организации или ее обособленных подразделений, устав или учредительный договор и т. д.).

Об этом сказано в пункте 3 статьи 4 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ

В статье 93 НК РФ не уточняется, какие, собственно, документы вправе требовать налоговики. Сказано лишь «необходимые для проверки». Понятие довольно расплывчатое, но и оно имеет свои рамки. Налоговики не могут претендовать на просмотр документов, не связанных с расчетом и уплатой налогов, а оформляемых организациями, индивидуальными предпринимателями и их работниками в силу некоторых установок (как санитарные книжки работников) либо для внутреннего пользования (допустим, чтобы координировать производственные операции). Кстати, на это косвенно указывает пункт 5 статьи 94 НК РФ, согласно которому не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к налоговой проверке.

Той же позиции придерживаются суды. ФАС Уральского округа признал, что нельзя наказать налогоплательщика, если им не подготовлены документы, напрямую не касающиеся проверки либо по закону необязательные (постановление от 06.02.2007 № Ф09-122/07-С3). Его вывод перекликается с мнением ФАС Поволжского округа, который пресек попытки инспекции потребовать у организации эскизы и чертежи мебели (постановление от 28.02.2008 № А72-4575/07-12/117).

Неправомерно требовать и документы, не отвечающие цели проверки. Например, если намечено проанализировать правильность удержания и уплаты НДФЛ, ни к чему налоговикам регистры по учету основных средств (см. постановление ФАС Московского округа от 13.03.2006 № КА-А40/1386-06).

Кроме того, суды отрицают необходимость истребования копий деклараций, уже сданных в налоговый орган (постановление ФАС Московского округа от 20.06.2007 № КА-А40/5227-07), а также паспортных данных учредителей, руководителя и главного бухгалтера налогоплательщика (постановление ФАС Уральского округа от 24.10.2005 № Ф09-4737/05-С7).

Поправки

С 2010 года «спрос» с налогоплательщиков сократится

Федеральным законом от 27.07.2006 № 137-ФЗ (п. 68 ст. 1) внесены поправки в пункт 5 статьи 93 НК РФ, вступающие в силу 1 января 2010 года. Будет запрещено требовать у проверяемого лица документы, переданные для предыдущих камеральных или выездных проверок, за исключением представленных в оригиналах и после этого возвращенных налогоплательщику или в дальнейшем утраченных вследствие чрезвычайных обстоятельств.

Хотя новая норма еще не действует, уже сейчас многие суды поддерживают налогоплательщиков, не пожелавших без особой причины жертвовать временем на одно и то же. Так, в феврале этого года ФАС Поволжского округа указал, что повторный запрос инспекции полученных ранее документов является незаконным (постановление от 28.02.2008 № А72-4575/07-12/117)

Процедура истребования документов

Согласно пункту 1 статьи 93 НК РФ налогоплательщику (его представителю) передается письменное требование представить документы (информацию). Унифицированная форма требования утверждена приказом ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (приложение 5).

Инспекторы зачастую не утруждают себя перечислением нужных документов, а используют общие фразы наподобие «все имеющиеся за проверяемый период», надеясь убить сразу двух зайцев: и проверку легче проводить, и в случае чего можно оштрафовать за отсутствие той или иной бумаги. Сегодня такая тактика редко приводит к успеху, за что спасибо арбитражным судам — они уже давно выработали подход к данной ситуации.

Большинство судов уверено: требование должно быть конкретным, иначе тот, кому оно адресовано, не сумеет его исполнить. Неверно оформленное требование недействительно. Яркий пример единодушия — постановления ФАС Уральского округа от 01.08.2007 № Ф09-5987/07-С2, Северо-Западного округа от 24.05.2007 № А56-44682/2006, Московского округа от 14.03.2007 № КА-А40/1555-07 и Поволжского округа от 01.02.2007 №А65-7084/2006.

Не остался в стороне и Минфин, разъяснивший, что в требовании необходимо указывать наименования и другие индивидуальные признаки документов, а также период, к которому документы относятся (письмо от 25.06.2007 № 03-02-07/2-106). Кстати, те же реквизиты предусмотрены в стандартной форме.

Таким образом, запрос налогового инспектора на «прочие бумаги» налогоплательщик вправе проигнорировать (то есть ничего не выдавать, пока не будет четкого списка).

Справедливости ради отметим, что иногда суды менее строги и  полагают, что достаточно привести название, период и описать содержание документов (постановление ФАС Поволжского округа от 21.08.2007 № А55-17412/06).

В любом случае нечеткость формулировок, указанных в требовании, дает налогоплательщику шанс отстоять свою правоту в суде, и чаще всего это удается.

Требование о представлении документов заверяется печатью налогового органа и подписью лица, уполномоченного провести выездную проверку. Отсутствие печати вызывает сомнение в подлинности требования, и налогоплательщик не обязан принимать его к исполнению. Такой же точки зрения придерживаются и судьи (см., в частности, постановление ФАС Центрального округа от 09.11.2006 № А09-3150/06-29).

Составленное по всем правилам требование вручается представителю проверяемой организации. Обратите внимание, что в пункте 12 статьи 89 НК РФ есть очень важное положение: должностные лица налоговых органов могут ознакомиться с оригиналами документов только на территории налогоплательщика, кроме случая выездной проверки, осуществляемой по месту нахождения инспекции. Таким образом, все запрошенные документы представляются в заверенных копиях. Согласно письму ФНС России от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию оригинала и все его внешние признаки или часть их и не имеющий юридической силы. Текст взят из пункта 2.1.29 ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Еще одно исключение — из-за отказа представить документы у налогоплательщика производят выемку

Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) другого уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации (п. 2 ст. 93 НК РФ). Следовательно:

  • нотариально удостоверять копии документов, подаваемых в налоговый орган (должностному лицу), не нужно, если иное не указано в законодательстве;
  • заверять документы может не только непосредственно руководитель, но и любой другой работник, уполномоченный организацией.

Поскольку представлять документы — обязанность налогоплательщика, издержки на копирование несет он. Компенсации из бюджета ему не полагается.

ФАС Северо-Кавказского округа (постановление от 23.08.2006 № Ф08-3747/2006-1603А) заключил, что налогоплательщик вправе подготовить к проверке и оригиналы, так как НК РФ этого не запрещает. Однако нужно понимать, что получить подлинники назад трудно — налоговики не обязаны их возвращать, и организация рискует оказаться без «первички». Тем более инспекция не обязана возвращать копии документов, переданные на проверку (письмо Минфина России от 12.07.2007 № 03-02-07/1-327).

Срок передачи документов

Согласно абзацу 1 пункта 3 статьи 93 НК РФ налогоплательщик должен, получив требование, предъявить документы в течение десяти дней. Каких именно дней, не указано, и в соответствии с пунктом 6 статьи 6.1 НК РФ срок исчисляется в рабочих днях.

ООО «Сапфир» применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы. 15 августа 2008 года обществу поступило требование представить документы для выездной проверки. Определим крайний срок, в который нужно исполнить требование.

Требование получено 15 августа, поэтому отсчитывать срок следует с 16-го. Но так как 16 и 17 августа 2008 года — выходные, его начало придется на 18 августа, понедельник. Десять рабочих дней истекут 29 августа. Если до 29 августа 2008 года включительно у налоговиков не появятся документы, будет считаться, что общество совершило налоговое правонарушение.

При выездной проверке, происходящей в здании инспекции, требование могут направить по почте. С момента его доставки налогоплательщику и начнет отсчитываться срок подачи документов (см. постановление ФАС Уральского округа от 05.03.2008 № Ф09-1078/08-С3).

Бывает, что требование оформлено поздно, и последний день, когда бы следовало передать документы, наступит уже после проверки. Нужно ли представлять требуемые документы налоговикам? По мнению Минфина, обязательно, поскольку в Налоговом кодексе не указано, что в таком случае можно не реагировать на требование. Более того, Минфин предупреждает об ответственности за непредставление документов в этом случае.

См., например, письма Минфина России от 13.02.2008 № 03-02-07/1-58 и от 17.01.2008 № 03-02-07/1-19

Удивительно, но благодаря ошибкам инспекций налогоплательщикам иногда удается продлить срок. ФАС Северо-Западного округа рассматривал дело (постановление от 26.07.2007 № А44-152/2007), когда налоговая умудрилась выслать требование на дом сотруднику организации. Работник не отвечал за прием корреспонденции, да еще по рассеянности он принес на работу конверт только на десятый день. И это было документально зафиксированно. Суд посчитал, что срок представления документов начинает течь именно с этой даты.

Копировать и заверять бумаги — дело хлопотное, и при большом их объеме можно не успеть представить их в срок, указанный в требовании. Как же быть? В пункте 3 статьи 93 НК РФ налогоплательщику предлагается в течение дня, следующего за получением требования, письменно сообщить об этом проверяющим, назвав причины (допустим, отсутствие или загруженность копировальной техники) и реальный срок. Проще говоря, надо быстро оценить обстановку и, если есть какие-то сложности, попросить подождать. Налоговый орган вправе пойти навстречу или отказать. На решение, которое дает его руководитель (заместитель), отводится не более двух дней после приема уведомления. Форма ответа утверждена приказом ФНС России от 06.03.2007 № ММ-3-06/106@ (приложение 4). Но, даже отослав уведомление, советуем не тянуть с подборкой документов, нужных инспекторам. Еще неизвестно, изменят ли срок, а штрафовать будут за каждый непредставленный экземпляр.

Ответственность за непредставление документов предусмотрена пунктом 1 статьи 126 НК РФ

Предположим, бухгалтер ООО «Сапфир» (из  примера 1) считает, что копии всех нужных документов вовремя не подготовить.

Когда следует подать уведомление?

Так как требование доставлено 15 августа 2008 года, а 16-е и 17-е — выходные, срок начинается с понедельника, 18 августа. В этот день нужно отправить в налоговую инспекцию уведомление, в котором, перечислив причины, просить увеличить срок. В свою очередь налоговая инспекция должна принять решение в течение двух дней, то есть не позднее 20 августа.

Самое неприятное, что, если документы не окажутся у проверяющих вовремя, возникнет основание для продления проверки или, еще хуже, для их выемки. Поэтому, если бухгалтер хотя бы чуть-чуть сомневается в том, что организации удастся вовремя выполнить требование налоговиков, лучше известить налоговый орган. Ведь отказ тоже подтвердит намерение налогоплательщика следовать закону. Возможно, при судебных разбирательствах это послужит смягчающим обстоятельством и повлияет на размер штрафа (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.2007 № А29-8736/2006а). Иногда даже суды признают требование инспекции невыполнимым и отменяют санкции для налогоплательщиков. Так произошло, когда ФАС Северо-Западного округа (постановление от 19.02.2007 № А42-10835/04) учел неоднократные обращения организации о переносе срока из-за огромного числа запрошенных документов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка