Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Надежнее сдать документы в архив, чем хранить в офисе

19 апреля 2010 8 просмотров

Печатная версия
Электронная газета

Вовсе не обязательно хранить старые документы в офисе или арендовать для этого помещения. В Питере и области работают специальные компании, которые предоставляют услуги по хранению и архивации документов. У таких услуг есть несколько неоспоримых преимуществ.

Хранение в частном архиве дешевле

Сдав документы в частный архив, компании могут значительно сэкономить на аренде помещений и офисной мебели под архив. Ведь, как правило, специализированные компании берут плату только за площадь хранилища, занятую коробами с бумагами. А это значительно дешевле. Кроме того, не придется нанимать сотрудника, который будет отвечать за архивацию и сохранность всех бумаг.

Документы хранятся в специальных условиях

Заключая договор с коммерческим архивохранилищем, компания избавляет себя от проблем, связанных с соблюдением определенного микроклимата, ведь для длительного хранения бумаг необходимо обеспечить надлежащие условия, иначе они очень быстро придут в негодность.

Еще одна важная деталь – около 20 процентов документов в компаниях теряются, бывает, что их не могут найти годами. А архивы обычно используют электронную систему учета документов. Это позволяет найти любую бумагу в течение нескольких минут.

Архив обеспечивает конфиденциальность

В частных архивах короба с документами обозначены только номерами либо штрихкодами, поэтому сотрудники специализированной компании не знают, какого рода бумаги в них находятся и кому они принадлежат. Кроме того, если архив снабжен системой автоматического учета и контроля, то при изъятии короба из архива его никогда не возвращают на то же место. Это полностью исключает несанкционированный доступ к информации.

В крупных архивах есть система разграниченного доступа к бумагам: работники склада не владеют информацией о клиенте, а сотрудники операционного отдела, знакомые с клиентами, не могут пройти в архив. Ограничить доступ к документам, если хранить их непосредственно в своем офисе, гораздо сложнее.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка