Вовсе не обязательно хранить старые документы в офисе или арендовать для этого помещения. В Питере и области работают специальные компании, которые предоставляют услуги по хранению и архивации документов. У таких услуг есть несколько неоспоримых преимуществ.
Хранение в частном архиве дешевле
Сдав документы в частный архив, компании могут значительно сэкономить на аренде помещений и офисной мебели под архив. Ведь, как правило, специализированные компании берут плату только за площадь хранилища, занятую коробами с бумагами. А это значительно дешевле. Кроме того, не придется нанимать сотрудника, который будет отвечать за архивацию и сохранность всех бумаг.
Документы хранятся в специальных условиях
Заключая договор с коммерческим архивохранилищем, компания избавляет себя от проблем, связанных с соблюдением определенного микроклимата, ведь для длительного хранения бумаг необходимо обеспечить надлежащие условия, иначе они очень быстро придут в негодность.
Еще одна важная деталь – около 20 процентов документов в компаниях теряются, бывает, что их не могут найти годами. А архивы обычно используют электронную систему учета документов. Это позволяет найти любую бумагу в течение нескольких минут.
Архив обеспечивает конфиденциальность
В частных архивах короба с документами обозначены только номерами либо штрихкодами, поэтому сотрудники специализированной компании не знают, какого рода бумаги в них находятся и кому они принадлежат. Кроме того, если архив снабжен системой автоматического учета и контроля, то при изъятии короба из архива его никогда не возвращают на то же место. Это полностью исключает несанкционированный доступ к информации.
В крупных архивах есть система разграниченного доступа к бумагам: работники склада не владеют информацией о клиенте, а сотрудники операционного отдела, знакомые с клиентами, не могут пройти в архив. Ограничить доступ к документам, если хранить их непосредственно в своем офисе, гораздо сложнее.
Темы: