Налоговое законодательство устанавливает более короткий срок для хранения документации по сравнению с Законом о бухучете. А именно налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены п. 9.9 Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст.
Согласно части 10 статьи 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Таким образом, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.
Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ.
При этом согласно ст. 2.4 КоАП РФ среди перечня составов административных правонарушений, по которым члены ликвидационных комиссий несут ответственность как должностные лица, указана только ст. 13.25 КоАП РФ.
Учредитель никакую отчетность не несет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и в статье, которую Вы можете найти в закладке «Журналы»
1. Ситуация: Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации
Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).* К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).*
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья: Правила хранения документов
При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их хозяйственной деятельности документы по личному составу, а также сроки временного хранения, которые не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Передаются они на хранение на основании договора между ними в упорядоченном состоянии.
Если договорных отношений с архивом не имелось, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества (п. 3.9 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03–33/пс).*
Законом не установлено, когда общество должно передать документы в архив. Но учитывая, что ИФНС может отказать в регистрации ликвидации предприятия, документы в архив надо передать после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.