Перечисленных вами документов достаточно для того, чтобы принципал смог принять к учету расходы, понесенные в рамках посреднического договора и поставить НДС к вычету. Законодательно оговорена только обязанность посредника по перевыставлению счетов-фактур.
В соответствии с п. 2 ст. 1008 ГК РФ к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала. Копий актов для этого вполне достаточно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Библиотека журнала «Главбух».:Как должна измениться ваша первичка из-за новых правил
Отчет о выполнении поручения – документ, которым сопровождается любая посредническая сделка. Будь то договор комиссии или агентский договор.* Сразу скажем, что отчет комиссионера оформляется по тем же правилам, что и агентский отчет. И разницы между тем и другим фактически нет (ст. 1011 Гражданского кодекса РФ). В нашей статье мы будем говорить об отчете агента, подразумевая под этим любой из отчетов посредника (образец – см. ниже).
Для чего вообще нужен этот отчет? В таком документе посредник подробно расписывает, например, куда он потратил деньги, выданные ему принципалом. Или какие расходы он понес сам, пока выполнял поручение, чтобы потом заказчик возместил эти суммы. Плюс в отчете отдельно указывают сумму вознаграждения, которую принципал должен выплатить посреднику.
Так что, если ваша компания обратилась к услугам посредника, отчет вам потребуется, чтобы правильно отразить в налоговом учете все выплаченные ему суммы. В частности, на дату утверждения именно такого документа вы включите сумму агентского вознаграждения в расходы.*
Ваша организация, напротив, выступает в роли агента и действует по поручению сторонней компании? И в этом случае отчет поможет верно определить доходы и расходы.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как часто оформлять отчет. В посредническом договоре надо изначально прописать, с какой периодичностью агент будет отчитываться. Так предусмотрено статьей 1008 Гражданского кодекса РФ. Решить этот вопрос стороны могут на свое усмотрение. Это может быть и месяц, и квартал.
Мы советуем исходить из того, какую систему налогообложения применяет каждый из участников сделки. Ведь без отчета не рассчитать налоги, в том числе авансовые платежи.
Ну и, естественно, имеет значение, как часто вообще посредник будет выполнять поручения принципала. Возможно, операций по договору будет так много, что отчет придется составлять еженедельно. Или даже ежедневно. Для удобства обеих сторон.
Сроки сдачи агентского отчета в договоре отсутствуют? Значит, документ нужно будет оформлять по умолчанию по правилам статьи 1008 Гражданского кодекса РФ. То есть по мере исполнения поручения – например, если товар закупается партиями. Либо по окончании действия контракта.
Что обязательно должно быть в отчете агента. Унифицированной формы отчета посредника нет. Поэтому вы можете разработать бланк документа самостоятельно, при необходимости согласуя с контрагентом. И лучше это сделать на этапе заключения договора. Чтобы готовый бланк отчета приложить к контракту. Так ваша компания обезопасит себя в первую очередь от возможных разногласий со второй стороной сделки.
Поскольку отчет агента – это первичный документ, в нем должны быть обязательные реквизиты, названные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В том числе подписи ответственных лиц с расшифровкой и их должности.
Из отчета должно быть понятно, каков размер агентского вознаграждения. И за что конкретно принципал его выплачивает. При этом надо сделать ссылки на договоры и первичные документы, на основании которых посредник выполнял поручение. Например, если агент закупал товары для принципала, то нужно указать реквизиты договора поставки. А также дату и номер товарной накладной.
В отчете может быть и другая информация. Все зависит от особенностей сделки. Если по договору агент обязуется продать товары или услуги, то в отчете отражают сумму, полученную от покупателей. А в случае закупки товаров обозначают сумму истраченных средств. Ведь именно на основании этих сведений принципал возместит посреднику расходы (ст. 1001, 1011 Гражданского кодекса РФ).
Какие документы приложить к отчету посредника. Доказательством агентских расходов будут копии документов. Тех самых, на которые сделаны ссылки в отчете.
Кстати, условие о том, что посредник обязан представлять копии подтверждающих документов, лучше прописать в агентском договоре. И хотя это условие прямо закреплено в пункте 2 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ, лишним оно не будет.*
Как исправить ошибки в отчете. И для агента, и для принципала важно, чтобы отчет был оформлен правильно. Заказчик вправе не принимать документ, если обнаружит в нем какие-то недочеты. Тогда он должен составить протокол возражений на отчет агента, указав подробный перечень ошибок.
Если в течение 30 дней агент не получил возражений от принципала, отчет считается принятым (ст. 1008 Гражданского кодекса РФ). Это общее правило, действующее по умолчанию. Впрочем, можно установить и другой срок в вашем договоре.
Протокол возражений поступил в срок? Посреднику придется переделать свой отчет заново. Либо в оба экземпляра внести исправления. И заверить их подписями тех, кто изначально утверждал такой документ, с расшифровкой. Дату, когда вносились правки, также надо зафиксировать.
19.05.2015г.