В случае если главный бухгалтер не является лицом, ответственным за совершение сделки и не производит отгрузку товара, то в графах «Отпуск разрешил» и «Отпуск груза произвел» расписываются соответствующие сотрудники – разрешившие отгрузку и производящие отгрузку товара. При этом подпись в графе «Главный (старший) бухгалтер» проставлять необязательно. Данная графа может оставаться незаполненной.»
Обоснование
1. Из статьиПриказ, которым руководитель закрепит за сотрудником право подписывать документы
Журнал «Главбух» № 7, апрель 2012
Вообще перечень сотрудников, которые имеют право лично подписывать первичные документы, руководитель организации утверждает по согласованию с главным бухгалтером. Это следует из пункта 3 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Речь идет, к примеру, об актах приемки-передачи, товарных накладных. То есть о тех бумагах, в которых подписи именно руководителя или главного бухгалтера не требуются.
2. Из статьи Кто подписывает накладные на отгрузку
Газеты «Учет. Налоги. Право» № 47, декабрь 2013
«…Получили товарную накладную от индивидуального предпринимателя. В ней стоит только его подпись. Но в самой накладной — три фамилии. В графе «Отпуск разрешил» фамилия предпринимателя, в графах «Главный бухгалтер» и «Отгрузку произвел» другие фамилии без подписей. Должен ли кто-то расписаться в этих графах?..»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
— Из письма главного бухгалтера Марии Травиной, г. Санкт-Петербург
Мария, стоит попросить предпринимателя, чтобы его сотрудник расписался в графе «Отпуск произвел».
В накладных надо отражать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления, а также их подписи, фамилии и инициалы (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Из каждого документа должно быть ясно, кто совершил сделку и кто является ответственным за правильность ее оформления. Чиновники согласны с этим выводом (письмо Минфина России от 10.09.13 № 07-01-06/37273).
По накладной, которую вы получили, отпуск груза разрешил предприниматель, значит, он же и является ответственным за правильность оформления сделки. Если отгрузил товар, то есть совершил сделку другой сотрудник (например, кладовщик), то его подпись также должна стоять в накладной. Поэтому безопаснее попросить предпринимателя дозаполнить накладную.
А вот подпись главбуха на первичке не нужна, если отвечает за правильность оформления сделки сам предприниматель. Но удалять соответствующую графу из типовой формы накладной не обязательно. Достаточно оставить ее незаполненной.