Отвечает Елена Орлова, эксперт
Порядок отражения в бухгалтерском учете выплат из наличной выручки приведен в обосновании ответа. Также обращаю внимание на ограничение в расчетах с поставщиками. Максимальная сумма может быть не более 100 тыс. рублей с поставщиком независимо от количества договоров с ним.
Подписывать приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер и кассир. Если в организации нет ни бухгалтера, ни кассира, то тогда все кассовые документы подписывает лично руководитель.
Обоснование
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как сдать остаток денежных средств в банк. Организация применяет специальный налоговый режим
Перечень сотрудников, которые могут сдавать наличные деньги в банк, законодательно не установлен. Но целесообразнее, чтобы наличность сдавал кассир, несущий материальную ответственность за ее сохранность.*
Документальное оформление сдачи наличности
Независимо от способа сдачи наличности в банк оформите расходный кассовый ордер и внесите запись в кассовую книгу* (абз. 3 п. 4.6, п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
При сдаче денежных средств непосредственно в кассу банка заполните объявление на взнос наличными, которое состоит из трех частей:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- объявления;
- квитанции;
- ордера.
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Кто подписывает приходник
Приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер. А также кассир.*
Вместо бухгалтера кассовые документы может подписывать и другой сотрудник организации. Для этого руководитель организации (предприниматель) должен составить распорядительный документ о назначении ответственного. Кандидатуру такого сотрудника руководитель согласовывает с главным бухгалтером (если он есть в организации).
Если бухгалтера в организации нет вообще, тогда ордер подписывают руководитель организации (предприниматель) и кассир.
В организации нет ни бухгалтера, ни кассира? Тогда все кассовые документы подписывает лично руководитель (предприниматель).* Такие правила установлены пунктом 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Из статьи журнала «Главбух» № 14, июля 2011
Как по всем правилам сдать лишнюю выручку в банк
Шаг №4. Отразите операции в бухгалтерском учете
Если выручку сдает сотрудник компании напрямую в банк, то все просто. Такая операция отражается одной проводкой:
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— отражена сдача выручки из кассы в банк.*
Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Как выдать зарплату из кассы
Ответственный за выдачу зарплаты
Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.
Для этого нужно:
- оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
- ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.
Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Бухучет
При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете сделайте проводку:
Дебет 70 Кредит 50
– выплачена зарплата из кассы.*
Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 70).
Из статьи журнала «13 200 бухгалтерских проводок с комментариями»
6.1.1. Приход/расход денежных средств в кассе
Отражение в бухгалтерском учете выплаты денежных средств из кассы организации.*
№ | Дебет | Кредит | Содержание операции |
Бухгалтерские проводки при оплате счетов поставщиков (подрядчиков) за наличный расчет | |||
1 | 60, 76 | 50-1 | Оплачена поставщику (подрядчику) из кассы организации задолженность по приобретенным у него товарам (материально-производственным запасам, услугам и т. п.) |
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как соблюдать лимит расчетов наличными
Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок расчетов наличными. Такое требование прямо прописано в пункте 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У. И если его нарушить, то организации грозит штраф.
Для того чтобы не нарушать закон, нужно четко понимать, каков предельный размер расчетов наличными, когда его превышать нельзя и для каких платежей он не действует. Обо всем этом подробнее читайте в этой рекомендации.
Размер лимита и когда он действует
Максимальный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб. Это ограничение действует для платежей по одному договору. А значит, если заключить несколько договоров с одним и тем же контрагентом, то сумма всех наличных расчетов с ним может быть больше лимита.* Главное – соблюсти ограничение для каждого отдельного соглашения. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 7 сентября 2015 г. № А41-27520/15).
Лимит действует без временных ограничений. То есть, сколько бы времени ни прошло с момента, когда договор заключен, лимит по нему учитывайте при расчетах наличными.
Лимит установлен для расчетов между:
- организациями;
- организацией и индивидуальным предпринимателем;
- индивидуальными предпринимателями.
На расчеты с гражданами ограничения не влияют.
Из всего этого следует, что организация или предприниматель не может оплатить наличными всю сумму по договору (в т. ч. долгосрочному), если цена, указанная в нем, превышает 100 000 руб. Периодичность платежей значения не имеет. То есть если, допустим, цена договора – 200 000 руб., то расплатиться наличными по нему можно только в сумме 100 000 руб. И если первый взнос в кассу контрагента по такому договору вы сделали в сумме 55 000 руб., то размер следующего наличного платежа по тому же соглашению будет максимум 45 000 руб. Сверхлимитный же остаток по договору придется перечислять в безналичном порядке на счет контрагента.
Все это следует из пунктов 5 и 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Максимальный размер расчетов наличными действует на все обязательства, которые предусмотрены договором. То есть не только на цену договора, но и на штрафы, пени и любые другие предусмотренные санкции, а также возмещение убытков. Причем даже когда их исполняют и после окончания действия соглашения. Это следует из абзаца 2 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Для примера, организация вовремя не рассчиталась по договору, цена которого 80 000 руб. Теперь она обязана доплатить еще и 30 тыс. штрафа. В этом случае долг погасить наличными можно только в пределах 100 тыс. Остальные 10 тыс. нужно будет оплатить только по безналу.
Ответственность за превышение лимита
Внимание: за превышение лимита наличных расчетов предусмотрена административная ответственность. Причем как для покупателей, так и для продавцов.*
По статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях размер штрафа составляет:
- для руководителя организации – от 4000 до 5000 руб.;
- для организации – от 40 000 до 50 000 руб.
Дела, связанные с нарушением лимита наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ).
Оштрафовать за нарушение лимита расчетов наличными могут только в течение двух месяцев со дня его совершения. Момент, когда нарушение обнаружили, значения не имеет.
Такой вывод следует из положений части 1 статьи 4.5 и подпункта 6 части 1 статьи 24.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях.