Расходы на покупку чая, кофе, конфет для представителей контрагентов, прибывших на переговоры в офис, можно признать в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 12 мая 2001 г. № 03-03-06/1/327).
При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.*
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:*
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;
- иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.
Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
- сумма затрат и т. п.
Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.*
Такие требования изложены в письмах ФНС России от 8 мая 2014 г. № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.
Из рекомендации « Как отразить в бухучете и при налогообложении представительские расходы, произведенные во время командировки »
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Затраты на переговоры с партнерами – представительские
И.Н. Елисова, ведущий эксперт журнала «Учет в туристической деятельности»
Затраты на питание и буфетное обслуживание
Налоговый кодекс РФ позволяет турфирмам признавать в качестве представительских расходы на проведение официального приема – завтрака, обеда, ужина или иного аналогичного мероприятия.
При этом официальный прием для гостей фирма может устроить в банкетном зале, оплатив ему выпивку и продукты питания. А может организовать встречу в своем офисе, закупив для этого минеральную воду, соки, чай, кофе, бутерброды, печенье, конфеты, кондитерские изделия, фрукты, одноразовую посуду. Такие расходы также можно учесть в целях налогообложения прибыли.
Отметим, что финансисты разрешают учесть в составе представительских и стоимость спиртных напитков (). Такое же мнение у судей (постановление ФАС Уральского округа от 3 марта 2010 г. № Ф09-1131/10-С3). При этом чиновники рекомендуют ограничивать количество потребленного во время встречи алкоголя обычаями делового оборота. Чтобы избежать споров с контролерами, предприятию следует закрепить разумную долю выпивки в расчете на одного человека в смете на представительские расходы.
Расходы на покупку чая, кофе, конфет для представителей контрагентов, прибывших на переговоры в офис, также можно признать в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 12 мая 2001 г. № 03-03-06/1/327).*
Журнал «Учет в туристической деятельности» № 2, Февраль 2011