суточные при однодневных командировках не выплачиваются. Но Вы вправе установить в локальном нормативном акте обязанность по выплате компенсации сотруднику при однодневных командировках. В таком случае при предоставлении документов (например, на оплату питания) такая компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами и может быть учтена при налогообложении прибыли (как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НКРФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1. Ситуация: Нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки
Да, нужно.
Ведь Трудовой кодекс РФ не ограничивает длительность служебной поездки. Не установлен минимальный срок командировки и в положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того, пункт 20 этого положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок).* На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).
Из рекомендации «Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: Полагаются ли сотруднику суточные при однодневной командировке по России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:
- удаленность места командировки от местожительства сотрудника;
- условия транспортного сообщения;
- характер выполняемого задания;
- необходимость создания сотруднику условий для отдыха.
Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.
Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.
В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.*
Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.
Из рекомендации «Как рассчитать суточные»
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Статья: Как оформлять однодневные командировки, чтобы исключить все претензии
<...>
Безопаснее оформлять командировочное удостоверение даже на один день
Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Удостоверение можно не выписывать только при зарубежных командировках. А для однодневных поездок по России исключений не предусмотрено. Именно такой позиции придерживаются сейчас чиновники (письмо Минтруда России от28 ноября 2013г. №14-2-242, письмо Роструда от4марта 2013г. №164-6-1). Хотя раньше они считали, что для однодневных поездок командировочное удостоверение необязательно (письмо Минтруда России от14 февраля 2013г. №14-2-291). Если компания не оформит командировочное удостоверение по однодневной командировке, налоговики могут отказать в учете расходов на нее (письмо ФНС России от25 ноября 2009г. №МН-22-3/890). Добавим, что в апреле чиновники планируют отменить командировочные удостоверения.
Некоторые компании предпочитают вообще не оформлять однодневные командировки — это показал наш опрос, проведенный на сайте на странице журнала в соцсети (см. ниже). То есть не составляют приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение. Но без таких документов инспекторы могут снять все расходы на поездку, например на билет и т. п.
Осторожно!
Командировку нужно оплачивать исходя из среднего заработка. Если компания выплатит меньшую сумму, возможен штраф в размере 50 000 руб.
Также не исключены споры с трудовыми инспекторами. Поездку в другой регион, которая по сути является командировкой, оплачивать нужно исходя из среднего заработка. Выплата зарплаты за дни, в которые работник находится в командировке, противоречит законодательству (письмо Роструда от5 февраля 2007г. №275-6-0). Если при этом средний заработок у сотрудника больше текущей зарплаты, например за счет премий, то тогда получится, что компания нарушила его права. А за это возможен штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
У вас в компании отправляют сотрудников в командировку на один день?
Источник: опрос на странице журнала в соцсети
Выгоднее платить компенсацию, а не суточные
При однодневных командировках в РФ суточные сотрудникам не положены (п. 11Положения, утв. постановлением Правительства РФот13 октября 2008г. №749). Чиновники считают, что компания не вправе и в своих внутренних документах предусмотреть выплату суточных по однодневным служебным поездкам (письмо Минтруда России от28 ноября 2013г. №14-2-242). Но вместо суточных можно выплачивать компенсацию расходов. Это гораздо выгоднее, так как ее можно будет списать в налоговом учете и не облагать НДФЛ и взносами.
Расходы. Инспекторы на местах запрещают списывать такие суточные в налоговом учете. Тем не менее компенсировать сотрудникам оплату питания и других личных расходов можно. Но чтобы у проверяющих не было претензий, в документах эти выплаты безопаснее назвать компенсациями других расходов, связанных с командировкой (п. 24 Положения №749).
Чиновники разрешают относить компенсации по однодневным командировкам на затраты. Но поскольку эти выплаты суточными не являются, учитывать их нужно как прочие, а не как командировочные расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НКРФ). Это означает, что в отличие от суточных данные расходы нужно подтвердить чеками, счетами и другими документами (письмо Минфина России от21мая 2013г. №03-03-06/1/18005).*
НДФЛ. Компания вместо суточных может компенсировать затраты работника на основаниистатьи 168 Трудового кодекса РФ. Это расходы на питание, а также любые другие затраты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя. Компенсация этих сумм не облагается НДФЛ полностью при условии, что есть подтверждающие документы. Такую позицию занимают и в Минфине России (письмо от1марта 2013г. №03-04-07/6189), и в ФНС России (письмо от26марта 2013г. №ЕД-4-3/5200@).
Без подтверждающих первичных документов компенсация указанных расходов на командировку также не является доходом сотрудника, но эти суммы освобождены от НДФЛ только в пределах лимита в 700 руб. ( постановление Президиума ВАС РФот11 сентября 2012г. №4357/12).
Взносы, в том числе на травматизм. С суточных по однодневным командировкам фонды требуют платить взносы (письмо ФСС России от2 июля 2013г. №15-03-14/05–6357). Но есть аргументы в пользу другой позиции. Судьи признают, что разовые суточные являются возмещением расходов, а не доходом сотрудника, поэтому не облагаются взносами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от8 ноября 2013г. поделу №А67-362/2013,ФАС Волго-Вятского округа от19 апреля 2013г. поделу №А11-13077/2011).
Но чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, безопаснее во всех локальных актах предусматривать по однодневным командировкам не суточные, а компенсацию расходов. При их документальном подтверждении чиновники разрешают не платить взносы с возмещаемой суммы (письмо Минтруда России от6 ноября 2013г. №17–4/10/2–6751).*
<...>
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 6, МАРТ 2014
28.05.2014 г.
С уважением,
Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».