Подписывать платежные документы должен именно тот руководитель, в чьем лице представлен Ваш исполнительный орган.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Какие документы при открытии расчетного счета в России подтверждают полномочия единоличного исполнительного органа организации. Таким документом является протокол (выписка из него) общего собрания участников (акционеров) о назначении руководителя на должность.
Чтобы заключить договор банковского счета и открыть расчетный счет организации, нужно представить в банк в том числе документы, подтверждающее полномочия единоличного исполнительного органа организации (подп. «е» п. 4.1 Инструкции Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И). В ООО и акционерных обществах таким документом может являться протокол (выписка из него) общего собрания участников (акционеров) о назначении руководителя на должность (п. 1 ст. 37, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 63, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Если в организации только один участник (акционер), то руководитель назначается на основании решения единственного участника (акционера) (п. 2 ст. 7 и п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 2 ст. 2 и ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
Подробнее об оформлении таких документов см. Как оформить прием на работу генерального директора.
Функции единоличного исполнительного органа могут быть переданы по договору управляющему (управляющей организации) (подп. 4 п. 2 ст. 33 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, абз. 3 п. 1 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В таком случае документом, подтверждающим полномочия единоличного исполнительного органа, может быть договор передачи полномочий исполнительного органа управляющему (управляющей организации).
О.Д. Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
2. Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Приходный кассовый ордер
При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ оформляется в одном экземпляре.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.
В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2013 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.
Такие правила установлены пунктами 2.1, 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. *
Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер (mod = 112, id = 52235)
Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.» так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.
Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). В пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:
- полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
- местонахождение;
- основной государственный регистрационный номер.
Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).
Расходный кассовый ордер
Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.
Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя:
- о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- его подпись;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 апреля 2013 г.».
По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и пунктом 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 2.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.
Такие правила установлены пунктом 2.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. *
Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 4.2 и 4.3 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
1. Кассир проверяет:
- наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
- соответствие суммы цифрами сумме прописью;
- наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
- соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.
2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.
3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.
4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Журнал регистрации приходных и расходных ордеров
Для контроля кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера перед передачей их в кассу зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выдачу зарплаты (других аналогичных платежей), зарегистрируйте в журнале, после того как были выданы деньги. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Ситуация: на какой период открывается журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3) (mod = 112, id = 52236)
Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено.
Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения учитывайте количество кассовых операций.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3. Рекомендация: Может ли директор одновременно входить в другие органы управления ООО.
Да, директор может быть:
- участником ООО и участвовать в общих собраниях участников (п. 1 ст. 40 Закона об ООО);
- членом совета директоров (п. 2 ст. 32 Закона об ООО).
Если в ООО создано правление, то директор одновременно осуществляет функции председателя правления. Такое правило установлено в статье 41 Закона об ООО. Но если вместо директора поставлен управляющий, то он не может быть председателем правления.
Директор не может быть:
- председателем совета директоров (п. 2 ст. 32 Закона об ООО);
- членом ревизионной комиссии или ревизором общества (п. 6 ст. 32 Закона об ООО);
- аудитором общества (ст. 48 Закона об ООО).
В.Л. Кузнецов,
шеф-редактор ЮСС «Система Юрист»
23.05.2014 г.
С уважением,
Елена Мелконян, эксперт Горячей линии БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».