Такие расходы Вы возмещать не обязаны, если они не согласованы с руководством. Принимать к учету данные документы от сотрудника не нужно. Соответственно, в учете они не отражаются. Если Вы решите их возместить, то такие расходы следует учесть на счете 91 (Дт 91 Кт 73). В налоговом учете эти расходы не принимайте.
Обоснование
Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль
Условия признания расходов*
Все расходы организации, признаваемые в налоговой базе, должны одновременно быть:
- экономически обоснованны;
- документально подтверждены;
- связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Если хотя бы одно из условий не выполняется, расход для целей налогообложения не признавайте.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Из рекомендации Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника
Какие расходы нужно возместить
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*
- оплату проезда;
- расходы на наем жилья;
- суточные;
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.*
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.