Фактическое списание топлива можно оформить актом на списание ГСМ. Примерная форма такого документа дана в ответе.
Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
Из форм
Акт о списании ГСМ, использованных для работы газонокосилки
Когда понадобится: для обоснования расходов на ГСМ, использованных для газонокосилки. Таким актом можно оформлять расход ГСМ для другой аналогичной спецтехники (снегоуборщики, бензопилы и т. п.).
Статьи по теме в электронном журнале