Инвентарные карточки являются первичными документами по учету основных средств. Для учета материалов инвентарные карточки не применяются.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Справочники: Формы первичных документов по учету основных средств
2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете поступление материалов
Материалы могут поступить в организацию:
- по возмездным договорам (купля-продажа, поставка, мена и т. п.);
- безвозмездно (по договору дарения);
- в качестве вклада в уставный капитал.
Кроме того, материалы могут быть изготовлены организацией самостоятельно, получены при ликвидации основных средств или обнаружены в результате инвентаризации (излишки). Об этом сказано в пунктах 43 и 29 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Независимо от того, каким способом получены материалы:
- оформите их поступление первичными документами* (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
- отразите их в бухучете по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01).
Если есть необходимость вести учет материалов по специально разработанной номенклатуре, укажите на это в учетной политике организации для целей бухучета. Отметьте, что наименования товаров в приходных документах и учетных регистрах, используемых в организации, могут не совпадать. Опишите технологию обработки учетной информации, которая поступает от поставщиков материалов. Правомерность такого подхода подтверждается письмом Минфина России от 28 октября 2010 г. № 03-03-06/1/670.
Доставка
Материалы могут быть доставлены в организацию самовывозом со склада поставщика, поставщиком или перевозчиком.
Если организация получает материалы со склада поставщика и самостоятельно организует доставку, то на уполномоченного сотрудника оформите доверенность (п. 45 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). Она заполняется в одном экземпляре и выдается сотруднику под расписку.
Доверенность на получение материалов можно составить по формам № М-2 или № М-2а. Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Такую доверенность нужно зарегистрировать в журнале учета выданных доверенностей.
Доверенность по формам № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если материалы поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц.
Обо всем этом сказано в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
При приемке материалов на склад составьте приходный ордер, например, по форме № М-4. Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Приходный ордер оформляет материально-ответственное лицо склада в одном экземпляре в день поступления материалов.* Об этом сказано в пункте 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Если в течение дня от одного и того же поставщика поступает несколько партий однородных грузов, то можно составить один приходный ордер. При этом, принимая каждую отдельную партию, материально-ответственное лицо фиксирует необходимые данные на оборотной стороне ордера. В конце дня определяется общий итог, который переносится в приходный ордер. Такой порядок предусмотрен абзацем 3 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
Для сокращения документооборота приходный ордер можно не оформлять. Его может заменить штамп, поставленный на документе поставщика (например, на накладной). Штамп должен содержать те же реквизиты, что и форма № М-4.* Об этом сказано в абзаце 4 пункта 49 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Выбранный вариант документального оформления поступления материалов на склад закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).
Андрей Кизимов,
заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России