Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23
20 апреля 2016 23 просмотра

Сотрудник в нашей компании работает с 2004 года. В настоящий момент обнаружено, что в нашем архиве отсутствует Трудовой договор и приказ о приеме на работу этого сотрудника (возможно утерян). Подскажите как быть в такой ситуации? Восстановить документы или оформлять новые?

Трудовое законодательство не устанавливает порядок восстановления трудовых договоров. В связи с этим работодателю следует разработать его самостоятельно, например, внести соответствующий раздел в Правила внутреннего трудового распорядка или Инструкцию по кадровому делопроизводству либо составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу (ст. 8 ТК РФ).

В случае утери трудового договора можно оформить его дубликат – повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется. Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Если у сотрудника также нет экземпляра трудового договора, то вы вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат. В текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного.

Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. 6884.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.

Обоснование

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 5, май 2014

Что делать при утрате трудового договора? Как оформить его копию, дубликат?

Как работодателю восстановить трудовые договоры при их массовой утере?

Наша организация переехала в другой офис. Во время переезда было утеряно много кадровых документов, в частности, все трудовые договоры. Как их можно восстановить?

Трудовое законодательство не устанавливает порядок восстановления трудовых договоров. В связи с этим работодателю следует разработать его самостоятельно, например, внести соответствующий раздел в Правила внутреннего трудового распорядка или Инструкцию по кадровому делопроизводству либо составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу (ст. 8 ТК РФ).

Так, можно предусмотреть, что в случае утери трудового договора оформляется его дубликат – повторный экземпляр подлинника документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом обязательно нужно прописать, на основании каких документов он составляется, как и в какие сроки оформляется.

Например, работодатель может установить, что утерянные экземпляры его трудовых договоров восстанавливаются на основании экземпляров работников. Для этого он вправе затребовать у сотрудников их трудовые договоры в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери.* На основании этих договоров работодатель должен составить бумажные дубликаты и вернуть экземпляры работников обратно. Для выполнения подобных действий он может определить срок, например, продолжительностью пять рабочих дней.

Если же работодатель дополнительно переводит свои экземпляры трудовых договоров в электронный вид, он может прописать в локальном нормативном акте, что именно на основании этих электронных документов составляются бумажные дубликаты договоров. В этом случае затребовать экземпляры договоров, находящихся у сотрудников, не понадобится, а значит, удастся избежать повышенных объемов документооборота.

Как оформить дубликат трудового договора?

Оба экземпляра трудового договора были утеряны. В связи с этим было решено оформить его дубликаты. Как это правильно сделать?

Внимание!

Срок для составления дубликата трудового договора не прописан в трудовом законодательстве, поэтому может быть любым. Главное, чтобы он был разумным и не затягивался на несколько месяцев

Порядок оформления дубликатов трудового договора законодательно не прописан. Следовательно, работодатель вправе сам установить этот порядок, например, закрепив его в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Устанавливая порядок оформления дубликатов, работодателю следует обратить внимание на следующие моменты. Поскольку трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ч. первая ст. 67 ТК РФ), то и дубликаты утерянных экземпляров должны быть исполнены в том же виде. То есть работодателю следует составить два дубликата в бумажной форме, в каждом из которых указать свои реквизиты и реквизиты работника. Оба экземпляра дубликатов должны быть подписаны обеими сторонами. Помимо этого, сотрудник должен будет поставить дополнительную подпись на дубликате работодателя, тем самым подтвердив получение своего экземпляра.*

Кроме того, необходимо помнить, что содержание дубликатов должно быть идентично содержанию утерянного трудового договора. То есть в них должны быть прописаны те же сведения и условия, что и в подлиннике. Напомним, что сведения и условия, которые должны быть указаны в трудовом договоре, перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Но откуда же работодателю взять эти сведения и условия? Восстановить их работодатель может на основании приказов о приеме на работу и переводах, дополнительных соглашениях к трудовому договору, трудовой книжки, личной карточки работника и иных имеющихся документов.*

Можно ли заключить трудовой договор заново?

В кадрах не нашли экземпляр трудового договора с сотрудником. У работника также не оказалось его экземпляра. Можно ли не оформлять дубликат трудового договора, а заключить его заново?*

Да, можно. Это связано с тем, что законодательством не установлен порядок восстановления трудовых договоров, а значит, работодатель вправе самостоятельно выбрать, как поступить при их утере. Так, при пропаже обоих экземпляров работодатель вправе составить и заключить новый трудовой договор с сотрудником, а не изготавливать дубликат.* При этом он должен учитывать условия и сведения, закрепленные в первоначальном трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Что касается даты заключения договора, то стоит указать фактическую дату его подписания, а дату приема на работу сотрудника прописать дополнительно – отдельным пунктом. Помимо этого, в текст нового договора рекомендуем включить информацию о том, что он заключен взамен утраченного* (образец ниже).

<…>

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, сентябрь 2015

Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников

<…>

Как восстановить отсутствующие документы

Если вы не нашли требуемые документы на бумажном носителе, не исключено, что они есть в компьютерах. В противном случае недостающие дела придется восстанавливать с нуля. Возможно, бумаги, выведенные из кадрового оборота, были уничтожены. В этом случае составьте акты уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Так у проверяющих органов будет меньше поводов, чтобы привлечь организацию к ответственности. Информация о конкретных способах восстановления отдельных документов приведена ниже.

<…>

Трудовые договоры. Если они не были заключены письменно, нужно составить договоры в двух экземплярах, один из которых выдать на руки работнику (ст. 67 ТК РФ). Дату заключения указывайте текущую на момент подписания договора, при этом в текст документа внесите реальную дату начала работы.

Если трудовой договор был заключен при приеме на работу, а затем его условия менялись, но это нигде не фиксировалось, то необходимо отразить изменения в дополнительном соглашении. Укажите, когда начали действовать новые условия.

Приказы о приеме и увольнении. Если сотрудники получают зарплату, значит, в программе оформляются, как минимум, приказы о приеме и увольнении. Вам необходимо распечатать их, подписать у руководителя, а затем у самих сотрудников (ст. 6884.1 ТК РФ). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.* Если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ, отразите это в соответствующем акте. Также сделайте отметку на приказе о невозможности получить подпись сотрудника.

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка