Новую форму передачного документа можно начать применять с любой отгрузки, утвердив его форму в учетной политике по бухучету. А именно записать, что компания будет использовать форму универсального документа. Внести новый документ в учетную политику можно, также, в любое время, т.к. дополнять учетную политику в течение года компаниям не запрещено (п. 10 ПБУ № 1/2008).
Выставлять одновременно УПД, товарную накладную и счет-фактуру можно, но этот порядок также необходимо прописать в учетной политике. Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.
Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.
Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.
Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух .
Рекомендация: Как применять универсальный передаточный документ (УПД).
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).
Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).
Что заменяет собой УПД
УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- товарной накладной;
- товарного раздела товарно-транспортной накладной;
- накладной на отпуск материалов на сторону;
- акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.
По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.
Назначение УПД
Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.
Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.
Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.
Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.
Кто может использовать УПД
Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».
Для каких операций можно применять УПД
С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.
Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:
- строку 2 «Продавец»;
- строку 2а «Адрес»;
- строку 2б «ИНН/КПП продавца»;
- строку 6 «Покупатель»;
- строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;
- строку 6б «ИНН/КПП покупателя».
Такой порядок рекомендован в приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Заполнение УПД
Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).
Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
- строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
- графу 6 «В том числе сумма акциза»;
- графу 7 «Налоговая ставка»;
- графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графу 11 «Номер таможенной декларации».
Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур. То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.
Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов.
Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Дата составления УПД
Вообще-то в форме УПД могут быть зафиксированы три даты:
- в строке 1 «Счет-фактура» – дата составления УПД;
- в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» – дата совершения хозяйственной операции, например дата передачи товаров продавцом покупателю;
- в строке 16 «Дата получения (приемки)» – дата подтверждения принимающей стороной, что обязательства по договору исполнены. Например, дата приемки товаров покупателем или дата подписания заказчиком акта приемки-передачи выполненных работ (если такой акт составлялся).
По общему правилу первичный документ нужно составлять непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после нее (п. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому продавец может оформить УПД либо в день отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав), либо позднее, если по каким-то причинам вовремя это сделать не удалось. В первом случае дата составления УПД по строке 1 «Счет-фактура» будет совпадать с датой, указанной в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». А во втором – нет.
Регистрация УПД у продавца
УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, независимо от статуса, присвоенного документу, продавец должен зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур и книге продаж за тот квартал, в котором состоялась реализация товаров (работ, услуг). При этом под периодом реализации следует понимать квартал, в котором определяется налоговая база по НДС. Он может определяться по факту:
- отгрузки (например, при реализации товаров);
- приемки (например, при сдаче заказчику выполненных работ).
УПД, которые решили использовать в качестве счетов-фактур, можете нумеровать в единой хронологии с обычными счетами-фактурами.
УПД, в котором обязательные реквизиты счета-фактуры не заполнены, выполняют роль только первичного документа. Они не могут быть использованы в качестве счета-фактуры, поэтому регистрировать их не требуется. Такие документы нужно нумеровать обособленно.
Если УПД составили в день отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав), то при регистрации в части 1 журнала учета счетов-фактур в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» укажите, соответственно:
- даты, приведенные в строках 1 «Счет-фактура» и 11«Дата отгрузки, передачи (сдачи)» УПД, – если реализация определяется фактом отгрузки;
- дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки), и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом приемки.
Если оформить документы в день совершения хозяйственной ситуации не удалось, то при регистрации УПД в части 1 журнала учета счетов-фактур в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» журнала учета укажите, соответственно:
- дату, приведенную в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)», и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом отгрузки;
- дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки), и дату, отраженную в строке 1 «Счет-фактура» УПД, – если реализация определяется фактом приемки.
Независимо от того, когда был составлен УПД, при его регистрации в книге продаж в графе 1 «Дата и номер счета-фактуры продавца» укажите дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура» УПД.
Об этом сказано в приложении 5 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Регистрация УПД у покупателя
УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать:
УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в журнале учета и книге покупок регистрировать нельзя.
В журнале учета полученные УПД регистрируйте по мере их поступления в организацию. При этом в графе 2 «Дата получения» журнала указывайте дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки)» УПД. А в графе 6 «Дата составления счета-фактуры» указывайте дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура».
В книге покупок регистрируйте УПД в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок укажите дату, приведенную в строке 1 «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг) имущественных прав» укажите дату, приведенную в строке 16 «Дата получения (приемки)».
Об этом сказано в приложении 5 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Пример заполнения и регистрации универсального передаточного документа со статусом 1
В учетной политике ООО «Торговая фирма "Гермес"» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).
Между «Гермесом» и ЗАО «Альфа» заключен договор от 20 февраля 2014 г. № 72 на поставку партии печенья (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС – 180 000 руб.).
23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада «Гермеса». В этот же день бухгалтер «Гермеса» выставил в адрес «Альфы» УПД № 15.
Бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал выставленный УПД:
- в части 1 журнала учета счетов-фактур. При этом в графах 2 «Дата выставления» и 6 «Дата составления счета-фактуры» бухгалтер указал 23 февраля 2014 года;
- в книге продаж за I квартал. В графе 1 «Дата и номер счета-фактуры продавца» бухгалтер «Гермеса» указал дату 23 февраля 2014 года.
«Альфа» оприходовала печенье 23 февраля 2014 года. Полученный от «Гермеса» УПД бухгалтер «Альфы» зарегистрировал:
- в части 2 журнала учета счетов-фактур. В графах 2 «Дата получения» и 6 «Дата составления счета-фактуры» бухгалтер «Альфы» указал 23 февраля 2014 года;
- в книге покупок. В графах 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» и 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав)» бухгалтер «Альфы» указал 23 февраля 2014 года.
Подтверждение доходов продавца
Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке.
Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признавайте на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в строке 1 «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в строке 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».
Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признавайте на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».
При реализации результатов работ, услуг или имущественных прав датой признания выручки считайте дату оформления обеими сторонами факта приемки-передачи. То есть наиболее позднюю из дат, указанных в строках 1 «Счет-фактура», 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» или 16 «Дата получения (приемки)».
Если, помимо УПД, при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше.
Такие разъяснения содержатся в приложении 6 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Подтверждение расходов покупателя
Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.
Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывайте по общим правилам. Важная деталь: дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в строке 16 «Дата получения (приемки)».
Об этом сказано в приложении 6 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Расходы, подтвержденные УПД, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету при любой системе налогообложения (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987).
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
Статья: Встречайте универсальный передаточный документ
Почти полгода единую форму счета-фактуры и первички обсуждали в своей переписке специалисты ФНС и Минфина, а главбухи — на форуме сайта www.nalog.ru. Налоговая служба учла все пожелания по проекту и выпустила письмо от 21.10.13 № ММВ-20-3/96 с новой формой, которая получила название универсальный передаточный документ.
Когда и как можно начать применять форму
Новую форму передачного документа можно применять уже сейчас и начать с любой отгрузки. Вносить изменения ни в закон о бухучете, ни в постановление Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 не требуется. Ведь в счете-фактуре допускаются дополнительные реквизиты. А формы первички с 1 января 2013 года неунифицированные, и компании вправе разрабатывать любые бланки, которые ей удобны (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но перед тем как применять единый документ, безопаснее утвердить его форму в учетной политике по бухучету. А именно записать, что компания будет использовать форму универсального документа.
Внести новый документ в учетную политику можно и сейчас. Ведь дополнять учетную политику в течение года компаниям не запрещено (п. 10 ПБУ № 1/2008).
Для чего можно использовать новый документ
Универсальный документ можно использовать для двух целей — и для подтверждения расходов, и для вычетов НДС. В самом документе можно выбрать его статус: 1 — счет-фактура и передаточный документ (акт) либо 2 — только передаточный документ (акт). Если выбрать единицу, то поставщику достаточно составить один документ. Им покупатель сможет подтвердить и расходы, и вычеты. Поэтому требовать отдельный счет-фактуру для вычетов не требуется. Если поставщик выбрал статус 2, то дополнительно к первичке надо выставить счет-фактуру. А если продавец на спецрежиме и не платит НДС, то никакие другие документы не требуются.
Составлять универсальный документ можно как на отгрузку товаров, так и при выполнении работ или оказании услуг. Кроме того, универсальный документ может составить и комитент, который передает товары для реализации комиссионеру. Но в этом случае право собственности на товар не переходит, поэтому комитент не заполняет строки о продавце и покупателе.
Документ, правда, не заменяет транспортную накладную. При доставке товаров через перевозчика или экспедитора не обойтись еще и без транспортной накладной. А при получении аванса поставщик должен выставить счет-фактуру по обычной форме, поскольку универсальная форма на этот случай не подходит. Ведь по ней необходимо передавать товары, работы или услуги. Все плюсы и минусы единого передаточного документа мы показали в таблице.
Плюсы |
Минусы |
Сокращает документооборот. Вместо накладной (акта) и счета-фактуры можно выставить всего один документ |
Документ нельзя передать в электронном виде как в инспекцию, так и контрагентам. ФНС только разработала проект электронного формата |
Одну форму можно использовать сразу для нескольких операций: отгрузки товаров, отпуска материалов на сторону, оформления работы и услуг. Поэтому будет меньше путаницы с оформлением различных сделок |
Единый документ не заменяет транспортную накладную, поэтому ее все равно надо составлять |
Из формы исключены ненужные реквизиты: ОКПО, реквизиты банка и т. д. Это снижает вероятность ошибки при оформлении |
Больше реквизитов, чем в обычной первичке. Добавлены реквизиты: кто составляет, кто ответственный, дата отгрузки. Поэтому можно запутаться с тем, какие фамилии и подписи нужны в универсальном документе |
Форму удобно заполнять посредникам. Достаточно заполнить в строках 14 и 19 наименование составителя. Им и будет посредник. А в качестве продавца надо вписать комитента или принципала |
Форма рекомендательная, поэтому есть риск, что от контрагентов будет приходить нестандартные документы. И надо постоянно контролировать, чтобы поставщики заполняли все обязательные реквизиты и для счета-фактуры, и для первички |
Не будет расхождений между первичкой и счетом-фактурой в названии товаров и другой информации. А значит, меньше вероятность того, что налоговики откажут в расходах или вычетах |
Если в документе есть серьезные ошибки, то компания потеряет сразу и вычеты НДС, и расходы по налогу на прибыль |
Какие реквизиты заполнять
Универсальный передаточный документ — это набор реквизитов из товарной накладной и счета-фактуры. Чиновники постарались уместить в одной форме все сведения, обязательные как для счета-фактуры, так и для первички. А жирной рамочкой в документе отделены те реквизиты, которые относятся только к счету-фактуре.
Перечень обязательных реквизитов в универсальном документе зависит от его статуса. При статусе 1 надо заполнить все реквизиты как для первички, так и для счета-фактуры (см. образец). Например, в первичке обязательны наименование компании, дата и название документа, содержание операции, денежный или натуральный измеритель и т. п. (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). А в счете-фактуре — порядковый номер и дата составления, наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя и т. п. (п. 5 ст. 169 НК РФ). В документе есть и не обязательные реквизиты, например код товара (работ, услуг). Здесь компании могут написать артикул товара или ОКВЭД работ. Несмотря на то что такой реквизит не обязателен, в коде для работ безопаснее не ошибаться. Этот реквизит потом могут проверить фонды, чтобы определить право на льготу по взносам, если компания, например, ведет бизнес, который дает право на пониженный тариф.
Если универсальный передаточный документ компания составила лишь как первичку (статус 2), то можно не заполнять реквизиты, которые необходимы только для счета-фактуры. Например, ставку, сумму акциза и налога, подписи руководителя и главбуха, сведения о грузоотправителе и грузополучателе, реквизит к платежно-расчетному документу и т. п. (см. образец).
Как регистрирует документ поставщик
По общему правилу счета-фактуры надо регистрировать в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. 2 приложения 3 к постановлению № 1137). А в книге продаж — в том периоде, к которому относится дата отгрузки и приемки работ. Но как определить эти даты в новой форме, зависит от вида операции (отгрузка товаров или выполнение работ).
Передача товара. Если отгрузка совпадает с датой передачи товара, то в журнале надо зарегистрировать универсальный документ на дату, которая записана в строке 1 (дата составления). Если компания выписала документ, но отгрузила товар позже, то в журнале надо регистрировать счет-фактуру по дате отгрузки — строка 11. При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда компания отгрузила товар, а в графе 6 журнала — дату, когда составила документ.
В книге продаж надо зарегистрировать документ на дату отгрузки. Когда покупатель получил товар, не важно.
Выполнение работ. При передаче результатов работ моментом определения налоговой базы является дата их приемки заказчиком. А значит, в журнале надо зарегистрировать универсальный документ на дату, которая записана в строке 16 (дата приемки). При этом в графе 2 журнала надо поставить дату, когда заказчик принял работы, а в графе 6 — дату, когда компания составила документ.
В книге продаж надо зарегистрировать документ на дату приемки работ заказчиком (строка 16). Но если он принял работы позже, чем компания составила документ, то возможна ситуация, что в книгу продаж за текущий квартал попадет документ, датированный предыдущим кварталом. Это не ошибка. В графе 1 книги продаж надо записать именно дату составления универсального документа (строка 1).
Когда регистрирует документ покупатель
По общему правилу покупатель регистрирует полученные счета-фактуры в части 2 журнала счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. 2 приложения 3 к постановлению № 1137). Эту дату можно взять из строки 16 универсального документа. И перенести ее в графу 2 журнала, а в графу 6 записать дату составления документа (строка 1 документа).
В книге покупок покупатель регистрирует универсальный документ также на дату его получения, которая определяется датой в строке 16. Эту дату надо записать в графе 4 книги покупок. А датой и номером счета-фактуры в графе 1 книги будет дата универсального документа из строки 1.
Когда признавать доходы и расходы
Продавец признает доходы на дату реализации. Обычно это дата отгрузки. Ее можно взять из строки 1 универсального документа. А если право собственности по договору переходит на дату получения товара, то доходы надо учесть на дату, записанную в строке 16. Покупатель вправе признать расходы не ранее даты получения товара (строка 16).
Как исправлять документ
Компании вправе исправить и первичку, и счета-фактуры. Универсальный документ не исключение. Если в нем есть какие-то ошибки, то компания вправе внести изменения в форму. Но порядок его исправления зависит от того, документ с каким статусом компания исправляет.
Документ со статусом 1. Если в этом документе компания корректирует сведения, единые для накладной и счета-фактуры (например, наименование товара, стоимость, количество), то для исправления ошибки надо выставить новый документ с правильными данными. А в строке 1а поставить номер и дату исправления.
Документ со статусом 2. Это только первичка. В законе о бухучете нет четкого порядка, как исправлять ошибки. Сказано лишь, что исправление должно содержать дату и подписи сотрудников, которые составили документ, с их фамилиями и инициалами (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). То есть можно выставить как новый документ с верными реквизитами, так и исправить ошибку в двух экземплярах уже составленных документов. Для этого надо зачеркнуть неверные сведения, поставить правильные и заверить исправления подписью с расшифровкой.
Возможна ситуация, что поставщик выбрал статус 2 по ошибке, но заполнил все обязательные реквизиты для счета-фактуры (грузоотправитель, грузополучатель, ставка и сумма НДС и т. п.). Как исправить такую ошибку, из письма ФНС № ММВ-20-3/96 прямо не следует. Мы считаем, что есть три варианта. Проще всего зачеркнуть неверный статус, поставить верный и заверить исправления подписью составителя. Второй вариант — заменить документ с неверным статусом на верный. Но такой вариант возможен, если покупатель никуда не передавал документ. Например, в инспекцию на встречке. Третий вариант — составить исправленный универсальный документ. То есть исправить его так же, как документ со статусом 1.
Как корректировать стоимость и количество товара
При изменении стоимости или количества товара (например, за счет скидки) надо выставить обычный корректировочный счет-фактуру. Но в письме ФНС не сказано, как менять эти данные, если поставщик будет использовать универсальный документ. В нем есть только строка 1а для исправлений.
Как мы выяснили в ФНС, сейчас налоговая служба разрабатывает форму корректировочного универсального документа. Но пока это только проект. Так что если компания оформит универсальный документ, а потом изменит стоимость товара, то надо составить обычный корректировочный счет-фактуру. А сам универсальный документ исправлять не надо. Изменение стоимости для списания расходов по налогу на прибыль можно подтвердить иными документами. Например, соглашением о скидке.
Где хранить документ
С универсальным документом возникла еще одна неясность, в каких пачках документов его хранить — в составе первички или счетов-фактур или отдельно и от тех и от других. Мы считаем, что удобнее всего использовать вариант раздельного хранения. То есть не смешивать универсальные документы с первичкой и счетами-фактурами, которые компания уже составляла с начала года. Это избавит от путаницы и поможет быстрее найти нужный документ на камеральных и выездных проверках.
1 документ
теперь можно составить, чтобы подтвердить расходы по прибыли и вычеты НДС. Раньше инспекторы с этим спорили, но рисков больше нет. Универсальный документ сократит документооборот минимум в два раза
2 печати
предусмотрены в новом универсальном документе — для продавца и покупателя. Но печать и на первичке, и на счете-фактуре не обязательна. Поэтому без нее можно обойтись и при оформлении единого документа
4 даты
есть в новом универсальном документе — составления, исправления документа, отгрузки и получения товара. Обязательна только первая — составления. Она теперь едина и для накладной, и для счета-фактуры
6 подписей
предусмотрены в новом документе — директора, главбуха, сотрудников, которые отгрузили и получили товар, и ответственных за оформление сделки с каждой стороны. Но не все визы обязательны
Журнал «Учет. Налоги. Право» № 40, Октябрь 2013