Если данное физ. лицо является сотрудником организации, то Вы вправе оформить эту операцию как оплату товара из собственных средств сотрудника. В таком случае авансовый отчет возможно не оформлять, а компенсировать деньги сотруднику на основании написанного им заявления и приложенных первичных документов. Операцию по приобретению и оплате основного средства оформите в учете следующими проводками:
Дебет 08 Кредит 73 – отражено поступление имущества, оплаченного сотрудником;
Дебет 73 Кредит 50 (51) – компенсированы сотруднику средства, оплаченные за организацию из собственных средств.
Если данное лицо сотрудником не является, то данную операцию отразите как оплату за организацию третьим лицом следующими проводками:
Дебет 08 Кредит 60 «Поставщик» - отражено поступление имущества;
Дебет 60 «Поставщик» Кредит 76 «Физическое лицо» - отражена оплата поступившего имущества третьим лицом;
Дебет 76 «Физическое лицо» Кредит 50 (51) – компенсированы физ. лицу средства, оплаченные им за организацию на основании представленных первичных документов.
Если никаких иных материально-денежных взаимоотношений между организацией и физ. лицом не имеется, то составлять дополнительно договор займа, взаимозачета, поручительства и пр. не нужно.
Обоснование
Из рекомендации Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет
Компенсация перерасхода из кассы
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.
Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм
Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.
1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.
3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.).
Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так.
31 марта:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.
1 апреля:
Дебет 10 Кредит 71
– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;
Дебет 19 Кредит 71
– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.
Компенсация перерасхода на зарплатную карту
Компенсация личных денег сотрудника
Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).