Вопрос: Сотрудник организации вышла замуж в июле 2013г. и поменяла фамилию. В декабре 2013г. она ушла в декрет, предоставив в бухгалтерию б/лист, выписанный на старую фамилию, т.к. на тот момент у нее действовал паспорт со старой фамилией. Родив в марте 2014г., она предоставляет в бухгалтерию еще один б/л (продление декрета в связи с тяжелыми родами), но уже на новую фамилию, т.к. 10 февраля 2014г. она наконец-то поменяла паспорт и ПФР. Поскольку о смене фамилии мы узнали только сейчас, в связи с последним б/листком, встал вопрос о правомерности возмещения средств из ФСС по первому б/листу: можем ли мы подать документы на возмещение в ФСС, не оштрафует ли ФСС нас в таком случае (т.к. мы произвели ей выплату по предоставленному б/листу на старую фамилию или сотруднику надо произвести замену первоначального б/листа на новую фамилию (не знаю, возможно ли такая замена задним числом?).Новая фамилия сотрудника присвоена не в июле 13г., а 23 октября 2013г., а 26 декабря 13г. открыт б/лист (на тот момент у сотрудника был старый паспорт и полис).
Ответ: Фамилия в больничном листе должна быть указана в соответствии с документом, удостоверяющим личность. На момент выписки листа у сотрудницы не было паспорта с новой фамилии, следовательно, больничный оформлен верно. Оснований для отказа в возмещении пособия из ФСС нет. Суд подтверждается правомерность возмещения расходов на выплату пособия и в случае, когда больничный выдан на прежнюю фамилию сотрудницы, а сумма пособия перечислена на банковский счет на новую фамилию. При таких обстоятельствах нарушение не может служить основанием для отказа в возмещении расходов и непринятия их к зачету.
Еще читайте: сумма детских пособий в 2020 году
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Ситуация: Как внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии
Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.
Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
– паспорт;
– свидетельство о рождении;
– свидетельство о браке;
– свидетельство о расторжении брака;
– свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.*
Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя. Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Из рекомендации «Как внести изменения и исправления в трудовую книжку»
Как возместить расходы на выплату пособий, связанных с рождением ребенка, из ФСС России
Обращение в ФСС России
Чтобы получить на расчетный (лицевой) счет сумму средств для выплаты пособий, связанных с рождением ребенка, необходимо обратиться в свое отделение ФСС России (ч. 2 ст. 4.6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Перечень документов, которые нужно представить для этого в отделение ФСС России, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н. В него входят:
1) письменное заявление, которое составляется в произвольной форме. При этом оно должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование и адрес организации;
- регистрационный номер;
- указание на сумму необходимых средств на выплату страхового обеспечения;
2) расчет по форме-4 ФСС за период, подтверждающий начисление расходов на выплату страхового обеспечения;
3) копии подтверждающих документов (в частности, для пособий по беременности и родам – листок нетрудоспособности, для единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности, – справка из женской консультации, для единовременного пособия при рождении ребенка – справка о рождении ребенка и справка с места работы другого родителя о неполучении пособия).*
Сроки возмещения
Средства на выплату пособий организация получит в течение 10 календарных дней после того, как представит все необходимые документы.
Если же при рассмотрении такого обращения отделение ФСС России назначит проверку (например, выездную), деньги можно будет получить только после ее окончания.
Такие сроки установлены частями 3–4 статьи 4.6 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Отказ в зачете и возмещении пособия
По результатам камеральной или выездной проверки ФСС России может отказать организации:
- в зачете пособий, связанных с рождением ребенка, в счет уплаты страховых взносов в ФСС России;
- в выделении организации средств на выплату пособий.
Отказ, как правило, связан с нарушением порядка начисления пособия либо отсутствием надлежащим образом оформленных документов.*
Когда ФСС вправе отказать в возмещении декретных пособий (Данная статья доступна в vip -версии)
Как убедить Фонд в отсутствии искусственной схемы
Однако в спорах между ФСС России и организацией суд не всегда соглашается с выводами Фонда о том, что компания создала искусственную ситуацию для получения средств из бюджета.
Больничный выдан на старую фамилию. По этой причине сотрудники Фонда отказали организации в возмещении пособия. Листок нетрудоспособности был оформлен на прежнюю фамилию работницы, а сумма пособия перечислена на банковский счет на новую фамилию. Суд обратил внимание на то, что выявленные Фондом недостатки допущены лечебным учреждением, а не работодателем* (определение ВАС РФ от 17 декабря 2013 г. № ВАС-17749/13 по делу № А27-4715/2013). При таких обстоятельствах нарушение не может служить основанием для отказа в возмещении расходов и непринятия их к зачету.* Тем более что нарушение, допущенное медицинским учреждением, носит устранимый характер.