В случае утери документов организации необходимо получить от контрагента дубликат. Организация вправе на основании полученного дубликата возместить расходы сотруднику, который оплатил услуги в 2010 году. В учете делаются проводки:
Дебет 60 Кредит 71 – оплачены услуги через подотчетное лицо.
Дебет 71 Кредит 50 (51) – возмещены расходы сотруднику.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Статья: Что предпринять, если вы утратили бухгалтерские документы
О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый. Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №?558. Наиболее важные выдержки из этого документа мы привели на с. 91. А в статье расскажем, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. Общая схема действий приведена ниже.
Схема. Как восстановить утраченные документы*
Какие документы нужно восстановить при их пропаже
Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек.* В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 №?129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №?558 . Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень . Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НК?РФ)? Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами — остатки числятся, а что за объекты — неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы.
Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.
Как бумаги восстановить
Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» — постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.
Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.
Рисунок 1. Образец запроса в банк о предоставлении копий платежных поручений и выписок
Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.
Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.
«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов. Образец запроса приведен на рис. 2. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.
Рисунок 2. Образец запроса контрагенту для получения копий первичных документов
Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.
Журнал «Упрощенка» № 6, июнь 2012
2. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Дата признания расходов
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Документальное подтверждение
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.
Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Подробнее о порядке составления первичных документов см. «Как организовать документооборот в бухгалтерии».
В зависимости от того, на какие цели были израсходованы деньги, затраты списывайте на разные счета.
Предоплата поставщику
Если сотрудник только оплатил расходы организации (без получения самого имущества), например, внес предоплату за услуги связи, отразите это так:
Дебет 60 Кредит 71
– внесена предоплата за товары (работы, услуги) через подотчетное лицо.*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет
Компенсация перерасхода из кассы
Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:
Дебет 71 Кредит 50
– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
02.04.2014 г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Шарабанова Евгения.
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».