Вопрос:Наша организация - общество с ограниченной ответственностью, есть главный бухгалтер, должность и назначение утверждено приказом. Какие документы может и должен подписывать главный бухгалтер? С первичными документами все понятно. Интересует в первую очередь: акты сверок, справки 2-НДФЛ, налоговая и бухгалтерская отчетность, пояснительные письма в налоговую инспекцию. Может ли гл. бух подписывать перечисленные документы или необходима подпись именно руководителя? Нужна ли какая-то доверенность и какие к ней требования? Вся отчетность сдается в электронном виде, электронно-цифровая подпись именно руководителя используется.
Ответ:Акты сверок, справки 2-НДФЛ, налоговую и бухгалтерскую отчетность, пояснительные письма в налоговую инспекцию главный бухгалтер подписывать не обязан.
Главный бухгалтер является уполномоченным представителем. Поэтому он может подписывать отчетность, акты сверок, письма в налоговую только при наличии у него доверенности на право подписи..
Доверенность составляется в произвольной форме. Образец доверенности представлен в обосновании.
Обоснование
Из формы
Организация «Альфа»
ДОВЕРЕННОСТЬ
г. Москва 03.03.2014
Организация «Альфа» в лице руководителя А.В. Львова, действующего на основании Устава,
настоящей доверенностью уполномочивает Глебову Аллу Сергеевну, главного бухгалтера
«Альфы»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
(паспорт серии 80 05 № 567845 выдан УВД по ЮАО 05.02.2006
адрес: 115597, г. Москва, ул. Воронежская, д. 13, кв. 16):
1. Представлять интересы организации в отношениях с территориальными органами ФНС
России.
2. Подписывать бухгалтерские и финансовые документы, бухгалтерскую, налоговую,
статистическую отчетность и иные документы, которые организация должна представлять в
соответствии с действующим законодательством.
3. Совершать все действия, связанные с представлением интересов организации в ФНС России, с
правом подписи, получения, представления документов и иными правами, предусмотренными
действующим законодательством.
Настоящая доверенность выдана без права передоверия на два года (действует с 03.03.2014 до
02.03.2016 включительно).
Подпись лица, получившего доверенность, А.С. Глебова
удостоверяю
Руководитель А.В. Львов
Всегда ли главный бухгалтер должен подписывать налоговую отчетность
Нет, не всегда.
Заполненные формы налоговой отчетности должны быть подписаны законными или уполномоченными представителями организации (абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ). Главный бухгалтер является уполномоченным представителем. Поэтому он может подписывать отчетность только при наличии у него доверенности на право подписи (п. 3 ст. 29, абз. 3 п. 5 ст. 80 НК РФ).
Если должность главного бухгалтера в организации отсутствует, при наличии доверенностей от организации-налогоплательщика достоверность и полноту сведений, указанных в отчетности, могут подтвердить:
- штатный бухгалтер организации;
- руководитель специализированной организации (централизованной бухгалтерии), отвечающей за ведение учета;
- сотрудник специализированной организации, отвечающей за ведение учета (если доверенность на право подписи отчетности выдана руководителю специализированной организации с правом передоверия другим лицам);
- бухгалтер-специалист, который ведет учет на договорных началах.
Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27 ноября 2009 г. № 03-02-07/1-523 и от 20 октября 2005 г. № 03-02-07/1-274.
Если руководитель организации лично ведет бухучет, то он подписывает отчетность как законный представитель. Для подписи руководителя предусмотрены соответствующие поля в формах отчетности.
Из форм бухгалтерской отчетности исключили подпись главного бухгалтера
Приказ Минфина России от 06.04.2015 № 57н
Начиная с 17 мая 2015 года главный бухгалтер компании больше не будет подписывать формы бухгалтерской отчетности, поскольку строчку для его подписи из форм исключили. Напомним, ранее этот реквизит был обязательным.
Как оформить и сдать налоговую отчетность — ключевые правила
Заполненные формы налоговой отчетности должен подписать законный или уполномоченный представитель компании. Законным представителем является руководитель или управляющий (руководитель управляющей организации). А уполномоченным может быть любой сотрудник компании, у которого есть доверенность на право подписи. В том числе это и главный бухгалтер. То есть декларации должен подписать либо директор, либо доверенный работник.
В акте сверки с контрагентом расписался главбух
В чем опасность. Акт сверки расчетов с контрагентами вправе подписать только директор, и если в нем стоит подпись главбуха, то такой документ недействительный (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Акт за подписью любого другого сотрудника, кроме руководителя, не подтверждает, что стороны согласны с суммой долга. А значит, компания теряет возможность отсрочить учет в доходах «кредиторки» старше трех лет (письмо ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955).
Как избежать проблем. Лучше заранее договориться с контрагентами, чтобы акт сверки подписывали директора. Или выдать главбуху доверенность на право подписи акта (ст. 182, 185–187 ГК РФ).
Если от контрагента придет акт с подписью главбуха, необходимо запросить у него копию доверенности. В опрошенных инспекциях нам подтвердили, что при ее наличии акт сверки является документом, подтверждающим, что «кредиторку» пока не надо учитывать в доходах.
На практике контрагенты идут навстречу и подтверждают полномочия главбуха. Но в случае отказа безопаснее письменно обратиться к контрагенту, сообщив, что документ вправе подписать только руководитель компании либо сотрудник, имеющий доверенность. До этого момента ваша компания не может подтвердить сумму дебиторской или кредиторской задолженности.
Формулировки, которые должны быть в доверенности у каждого бухгалтера
Как правильно оформить доверенность
Ситуация | Как сформулировать полномочия (пример) | Комментарий редакции |
Когда нужна обычная доверенность | ||
Бухгалтер обменивается документами с банком | «…доставлять в ОАО КБ „СуперБанк“ г. Кирова расчетно-платежные документы на списание денежных средств с расчетного счета № 40702810012345678912, а также получать выписки по данному расчетному счету…» | Многие компании уже перешли на электронный документооборот с банком. Однако иногда бумажные экземпляры документов, заверенные штампом кредитной организации, все же могут потребоваться (например, для подтверждения оплаты, получения кредита, оформления поручительства и т. д.) |
Бухгалтер подписывает счета-фактуры и первичку | «…от имени Общества подписывать за руководителя счета-фактуры, а также первичные документы, выставляемые контрагентам…» | Право подписи может передоверить не только руководитель, но и главный бухгалтер компании. Например, форма счета-фактуры или УПД предполагает в том числе визу главбуха. Если вместо него документ подпишет другой бухгалтер по доверенности, то вычет покупатель не потеряет (письмо Минфина России от 2 июля 2013 г. № 03-07-09/25296) |
Бухгалтер отчитывается в ИФНС и получает документы в инспекции |
«…представлять интересы Общества в отношениях с налоговыми органами. Для выполнения представительских функций доверенному лицу предоставляются следующие полномочия: — представлять налоговые декларации и расчеты (включая уточненные), бухгалтерскую отчетность; — получать требования о представлении документов, акты проверок и решения (их копии), расписываться в их получении, подавать жалобы на них; — представлять в ИФНС документы, подтверждающие правильность исчисления, полноту и своевременность уплаты налогов; — знакомиться с материалами проверок, участвовать в их рассмотрении, заявлять любые ходатайства, давать пояснения, предъявлять устные и письменные возражения, задавать вопросы; — совершать другие действия, необходимые для реализации полномочий по настоящей доверенности…» |
На основании доверенности бухгалтер вправе подписывать за руководителя как налоговую, так и бухгалтерскую отчетность (письмо ФНС России от 26 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11569@). Даже несмотря на то, что бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной только после ее подписания руководителем компании (ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) |
Бухгалтер обращается за разъяснениями налогового законодательства |
«…быть представителем при оформлении запросов в государственные органы, учреждения и организации, в том числе:* — в Минфин России; — в налоговые органы (ФНС России, УФНС России по г. Москве, местные ИФНС)…» |
Если вы хотите получить официальное разъяснение от чиновников, но руководитель по каким-то причинам не может собственноручно подписать запрос, то приложите к письменному обращению копию доверенности (письмо Минфина России от 20 сентября 2013 г. № 03-02-08/38952)* |