Вопрос: Прошу помочь разобраться в такой ситуации. В ООО на текущий момент в штате только директор, бывший сотрудник бухгалтерии изъял определенные бухгалтерские документы при увольнении. Может ли директор в единственном числе провести ревизию регистров бух.учета? И если да, то какие необходимы документы? Приказ и акт ревизии?
Ответ: Да, может. Законодательством нет на это запрета. Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции (регистры), пропали, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи.
Для этого руководитель должен издать приказ о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформляются актом. Но поскольку в Вашем случае директор является единственным сотрудником, то комиссию назначить не возможно. Поэтому в данной ситуации нужно оформить приказ о расследовании пропажи документов. В приказе директор, например, укажет: Провести служебное расследование по факту пропажи документов. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их восстановлению. Результаты расследования директор оформит актом по расследованию пропажи документов (образец акта см. в обосновании).
Обоснование
Как поступить, если первичные документы утеряны
Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку, на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом.
Акт составьте, как только обнаружили пропажу документов. Если документы повреждены или пропали из-за форс-мажорных обстоятельств – пожар, потоп – то привлеките соответствующие службы. Например, при затоплении обратитесь в обслуживающую организацию. Подтверждающим документом будет акт осмотра помещения этой организацией. На основе этого документа составьте свой акт с результатами работы комиссии.
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность.
Акционерное общество «Альфа»
ПРИКАЗ № 23
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
г. Москва 06.02.2014
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести служебное расследование по факту пропажи документов (акты
выполненных работ от 20 мая 2013 г. № 25 и от 10 июня 2013 г. № 30).
2. Назначить для проведения расследования комиссию в составе:
– руководитель комиссии: главный бухгалтер А.С. Глебова;
– члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева.
3. Результаты работы комиссии оформить актом.
4. Если пропавшие документы не будут найдены, предпринять действия по их
восстановлению.
Генеральный директор ______________ А.В. Львов
С приказом ознакомлены:
06.02.2014 ______________ А.С. Глебова
06.02.2014 ______________ В.Н. Зайцева
Акционерное общество «Альфа»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор |
АКТ
по расследованию пропажи документов
г. Москва 06.07.2014
Комиссия в составе:
Председатель комиссии: А.С. Глебова – главный бухгалтер
Члены комиссии: В.Н. Зайцева – бухгалтер
установила следующее.
Документы (акты выполненных работ от 20 января 2013 г. № 25, от 10 июня 2013 г. № 30) были потеряны при переезде организации из одного офиса в другой. Найти их не представляется возможным.
По результатам работы комиссии контрагентам по договорам оказания услуг (ООО «Торговая фирма "Гермес"» и АО «Производственная фирма "Мастер"») будут направлены запросы с просьбой оформить дубликаты утерянных документов.
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер ______________ А.С. Глебова
Член комиссии:
Бухгалтер ______________ В.Н. Зайцева
Из статьи журнала «Упрощенки», №6 Июнь 2012
Что предпринять, если вы утратили бухгалтерские документы
Из этой статьи вы узнаете:
В течение каких сроков документы нужно хранить
В каких случаях необходимо создать комиссию по восстановлению документов
С чего следует начать восстанавливать утраченную документацию
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы
Сроки хранения документов должны соблюдать все. Поэтому вам, как и другим «упрощенцам», при утрате документов придется выполнить описанные в статье действия
О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый. Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Наиболее важные выдержки из этого документа мы привели на с. 91. А в статье расскажем, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. Общая схема действий приведена ниже.
Какие документы нужно восстановить при их пропаже
Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек. В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень. Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.
Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НКРФ)? Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами — остатки числятся, а что за объекты — неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы.
Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.
Памятка
Если документы утеряны из-за чрезвычайного обстоятельства, обязательно получите справку уполномоченного органа о происшествии.
Чаще всего масштабные потери документов происходят из-за чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж и т. д.). Оказавшись в подобной ситуации, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.). В случае если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам нужно будет объяснить причину потери и подтвердить ее соответствующими справками. Тогда уважительная причина может быть принята во внимание, и это позволит вам получить отсрочку или избежать штрафа.
После того как справки о происшествии получены, нужно выяснить, какие именно документы утрачены.
Для справки
Чтобы определить, какие документы необходимо восстановить, создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию и составит список утраченной документации.
Для этого приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов, а по ее завершении составит акт, в котором укажет состав комиссии, потерянные документы и причину их утраты. После этого организация сможет приступать к их восстановлению.
Отметим, если известно, какие документы отсутствуют, организовывать комиссию не нужно. Допустим, утеряна определенная папка с «первичкой». Тогда сразу же, как вы это обнаружили, займитесь восстановлением утраченной документации.
Не понадобится инвентаризация и в случае, если утеряны документы на бумаге, но сохранились регистры в электронном виде. Для «упрощенцев» главным регистром является Книга учета, и многие заполняют ее именно на компьютере. А значит, велика вероятность, что при утрате бумажной документации она окажется в порядке. В ней будут отражены все хозяйственные операции, и вы не только сможете определить, каких документов не хватает, но и когда и на какую сумму они были составлены.
Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» — постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.
Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.
Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.
Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.
«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов.
2. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.
Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.
Из статьи журнала «Учета. Налогов. Права», №19 Май 2009
Нюансы, требующие особого внимания
Обратите внимание на сроки хранения, указанные в приказе Минкультуры России. Для многих документов они превышают срок в пять лет.
Документы, утраченные до того, как истек срок их хранения, целесообразно восстановить.
Если никакой информации о «первичке» не сохранилось, восстановление лучше начать с обращения в банк. С помощью копий выписок вы сможете определить хотя бы те операции, которые были проведены по безналу.
Справки даем. Северо-Запад
Инвентаризационная комиссия из одного члена – не нарушение
Екатерина Андреева, эксперт «УНП»
«В штате организации числится только один сотрудник – генеральный директор. Можно ли провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, если членом инвентаризационной комиссии будет только директор?..»
Ольга Борисова, г. Санкт-Петербург
Для проведения инвентаризации в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49). Согласно пункту 2.3 Методических указаний, состав комиссии утверждает руководитель организации. Для этого он издает приказ (постановление, распоряжение). В комиссию могут входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты компании, а также представители службы внутреннего аудита компании или независимые аудиторы. Включение последних в комиссию имеет смысл как раз в случае, если в организации числится лишь один сотрудник – ее руководитель. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации делает ее результаты недействительными.
Однако отдельных требований к количеству членов комиссии законодательство не предъявляет, поэтому проведение инвентаризации единственным ее членом – генеральным директором – не является нарушением.