1. В документе требование-накладная, когда списывается товар, расписывается материально - ответственный сотрудник, ведущий складской учет.
2. Да, нужно, но только в том случае если товар от поставщика принимается на собственном складе, т.е. принимающему сотруднику не выдана доверенность по форме № М-2 или № М-2а.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip -версия
1.Рекомендация: В каком порядке оприходовать товары
Документальное оформление
Порядок документального оформления поступивших товаров зависит от того, где они получены:
- на складе организации-покупателя (если доставку организует продавец);
- в другом месте, предусмотренном договором (если доставку организует, в т. ч. частично, покупатель), например, на складе поставщика, в порту или на железнодорожной станции.
Если организация получает товары на складе поставщика и самостоятельно организует их доставку, то уполномоченному лицу организации нужно выдать доверенность (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5).
Доверенность на получение товаров можно составить по форме № М-2 или № М-2а. Форму № М-2 используют организации, которые выдают относительно немного доверенностей. При ее получении сотрудник должен расписаться в отрывной части документа, которая остается у организации. Если получение доверенностей носит массовый характер, то удобнее использовать форму № М-2а. В этом случае заводят книгу учета выданных доверенностей, в которой сотрудник расписывается в получении доверенности.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Доверенности по формам № М-2 или № М-2а можно выдавать только штатным сотрудникам. В доверенности должны быть заполнены все реквизиты, включая образец подписи сотрудника, на имя которого она выдана. Доверенности обычно выдают на срок не более 15 дней. Если товары поступают в плановом порядке, доверенность может быть выдана на месяц.
Такой порядок установлен разделом 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Одновременно с товаром поставщик должен передать получателю товаросопроводительные документы. Такими документами могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, другие документы, подтверждающие количество и качество полученных товаров.
Если приемка производится не на складе организации-получателя, а у поставщика или в другом месте (например, на железнодорожной станции), то товар допускается принимать по количеству мест, весу или по количеству единиц, указанных на упаковке (таре). Принять товар таким образом можно, если он находится в целой упаковке (таре). Такие правила установлены пунктом 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.
Если приемка производится без осмотра каждой единицы товара, об этом нужно сделать отметку на товаросопроводительном документе (накладной). Такие правила установлены пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.
Обычно передача товара от поставщика покупателю оформляется товарной накладной по форме № ТОРГ-12. В зависимости от способа перевозки наряду с товарной накладной к грузу может быть оформлена:
- товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме № 1-Т или транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 (если товар доставляется автомобильным транспортом);
- железнодорожная накладная по форме № ГУ-29-О (если товар доставляется железнодорожным транспортом);
- коносамент;
- накладная на перевозку воздушным транспортом (авианакладная).
Ситуация: нужно ли лицу, принимающему товар, подписывать накладную, по которой при приемке выявлена недостача
Да, нужно.
При получении товара ответственный сотрудник организации должен расписаться в товаросопроводительных документах. Объясняется это тем, что фактически передача товара состоялась, а значит, первичный документ должен быть оформлен. В частности, это означает, что на документе должны стоять подписи лиц, принимавших товар. Чтобы зафиксировать в документе недостачу, рядом с подписью сделайте пометку «Недостача (порча) товара отражена в акте № ___ от ________ 200 _ г.». Такие выводы можно сделать на основании статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Организация складского учета
Складской учет товаров организация может организовать двумя способами:
- сортовым – в этом случае каждый сорт (вид) поступившего товара учитывается отдельно;
- партионным – учет товаров ведется в разрезе поступивших партий.
Такой порядок предусмотрен пунктом 250 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.
При сортовом методе учета поступление товаров отражается в карточке количественно-стоимостного учета, например, по форме № ТОРГ-28. На каждое наименование (сорт) товара заводите отдельную карточку. Для сокращения документооборота допускается учет нескольких однородных товаров с одинаковой ценой в одной карточке. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Если организация учитывает товар партионным способом, поступление товаров отражается в партионной карте, например, по форме № МХ-10. Партионная карта заводится на каждую полученную партию товаров и оформляется в двух экземплярах. Один из них остается на складе, второй – передается в бухгалтерию. Складской экземпляр заполняет ответственный сотрудник по мере отпуска товара. После того как он будет заполнен, его тоже передают в бухгалтерию. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 № 66.
Руководитель организации должен установить периодичность передачи приходных документов со склада в бухгалтерию. Оформить решение руководителя можно графиком документооборота, отдельным приказом или Положением о складском учете. В зависимости от условий работы организации интервалы между передачей накопленных документов могут составлять от 1 до 10 дней. При передаче документов составляйте сопроводительные реестры, например, по форме № ТОРГ-31. Такие реестры готовьте в двух экземплярах. Один из них остается у материально ответственного лица на складе, а второй передается с документами в бухгалтерию. Обычно реестры сдаются одновременно с товарными отчетами, например, по форме № ТОРГ-29. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 и пунктом 2.2.8 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Статья: Как обойтись минимумом первички и таким образом упростить учет материалов
При отпуске материалов тоже достаточно единого бланка
Отпуск материалов со склада раньше надо было оформлять одним из трех документов: лимитно-заборной картой, накладной на отпуск материалов на сторону или требованием-накладной.
По сути, все перечисленные унифицированные документы предназначены для одной и той же операции — когда передают материалы со склада другому подразделению компании (к примеру, в бухгалтерию, производство). В частности, по лимитно-заборной карте отпускали материалы, для которых предусмотрены лимиты. На основании требования-накладной передавали МПЗ, для которых лимитов нет. И наконец, накладная на отпуск на сторону нужна, чтобы отразить перемещение материалов в обособленное подразделение компании.
Теперь же вы можете разработать единый документ. Включите туда строки, где будут отражаться лимиты (если они есть в вашей компании). А также данные об обособленном подразделении, в которое передают материалы.
Как может выглядеть такой документ, мы показали ниже.
— этим знаком обозначены реквизиты, которые обязательно должны быть в первичном документе.
Проверьте, чтобы и в свободных формах были все обязательные реквизиты
Для некоторых операций по учету материалов вам и раньше приходилось разрабатывать собственные бланки. Унифицированных форм попросту не было. Понадобится такая первичка и сейчас. Назовем два наиболее важных документа.
Первый — это акт на списание материалов. Акт необходим, чтобы списать подобные ценности на расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Правда, он нужен лишь в том случае, если в документах на отпуск материалов со склада (например, в требовании-накладной) не указано назначение. То есть не расшифровано, как израсходовали ценности. И если в случае с производственными материалами такая ситуация происходит редко, то с офисными МПЗ это обычное дело.
Второй документ, который вы наверняка уже разработали раньше и можете пользоваться им и теперь, — это акт на списание изношенной спецодежды. Вообще по учету таких материалов утверждена лишь одна унифицированная форма. Это ведомость на выдачу спецодежды работникам по форме № МБ-7. На основании такого документа стоимость выданной спецодежды списывают в бухгалтерском и налоговом учете.
Причем, если спецодежду учли в качестве материально-производственных запасов, то расходы на ее приобретение можно списывать равномерно в течение срока носки или единовременно. В последнем случае спецодежду продолжают отражать за балансом. А для того чтобы списать уже выданную и изношенную форму, никакого документа не предусмотрено. Бухгалтер составляет акт в произвольном виде.
Так вот, советуем провести ревизию тех неунифицированных первичных бланков, которые вам приходилось оформлять раньше. Убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. А именно: название документа и содержание операции, единица измерения, должность, фамилия и инициалы сотрудников, ответственных за оформление первички и за ее исправления.
Екатерина Постникова,
ведущий эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух», № 3, февраль 2013
3.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии
Подписи в документах
Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.
Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.
Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.
Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.
В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4.Формы: Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов
Закрытое акционерное общество «Альфа»
ПРИКАЗ № 32
об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов
г. Москва06.02.2014
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласно приложению.
2. Отделу кадров ознакомить с настоящим приказом лиц, поименованных в приложении к нему.
3. Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.
Генеральный директор______________А.В. Львов
С приказом ознакомлены:
06.02.2014 |
А.С. Глебова |
|
06.02.2014 |
А.Н. Тихомиров |
|
06.02.2014 |
П.А. Беспалов |
|
06.02.2014 |
В.Н. Зайцева |
Приложение
к приказу от 06.02.2014 |
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов
№ |
Должность, Ф.И.О. |
Наименование |
Примечание |
1 |
Генеральный директор, Львов А.В. |
Все документы |
– |
2 |
Главный бухгалтер, Глебова А.С. |
Все документы |
– |
3 |
Заместитель генерального |
Платежные |
За генерального |
4 |
Заведующий складом, Беспалов П.А. |
Товарные накладные |
– |
5 |
Старший бухгалтер, Зайцева В.Н. |
Платежные |
За главного бухгалтера в его отсутствие |
5.Ситуация: обязательна ли доверенность от покупателя на получение груза при отгрузке товара
Ответ на этот вопрос зависит от того, где происходит отгрузка товара.
Если отгрузка происходит не в местонахождении покупателя, его представитель должен предъявить доверенность. Она передается поставщику при первом отпуске товарно-материальных ценностей лицу, указанному в этой доверенности. Форму доверенности должен утвердить руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). При этом можно использовать как самостоятельно разработанный документ, так и унифицированные формы № M-2 и № M-2a, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).
Если отгрузка происходит на складе покупателя, например, при доставке силами продавца, тогда доверенность не требуется. Однако поставщику необходимо удостовериться, что получатель товара является сотрудником покупателя. В этом случае получатель товаров, являясь материально ответственным лицом, должен поставить свою подпись о получении на экземпляре накладной поставщика. После чего заверить эту подпись печатью (штампом) своей организации (покупателя).
Такой вывод следует из положений пункта 45 указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, и пункта 2.1.4 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=
2