нет, не обязательно, поскольку условие о предоставлении документов не является существенным условием договора поставки, и стороны не обязаны включать его в текст заключаемого договора. При этом никакая ответственность именно за отсутствие указанной формулировки в договоре законодательством не установлена, однако если в процессе исполнения обязательств по договору поставщик не предоставит необходимые первичные документы, могут возникнуть сложности с подтверждением понесенных покупателем расходов. Чтобы подстраховаться от подобных проблем, можно сразу включить в договор поставки условие о штрафах, взимаемых с поставщика за несвоевременную выдачу необходимых документов. Причем размер штрафа можно привязать к сроку опоздания с предоставлением нужных бумаг. Чем позже поставщик выдаст документы, тем больше сумма штрафа
Обоснование данной позиции приведено ниже в статьях журналов «Главбух» и «Упрощенка», которые Вы можете найти в закладке «Журнал».
1. Статья:Как проверить договор поставки, полученный от продавца, чтобы исключить налоговые риски
Чем поможет эта статья: Вы узнаете, как условия договора поставки могут повлиять на налоги. И если продавец представил проект контракта на согласование, предложите руководству более выгодный вариант формулировок – они есть в статье.
От чего убережет: От ненужной переплаты по НДС и налогу на прибыль, а также от пеней и штрафов.
В работе любой компании довольно часто приходится сталкиваться с договором поставки. И, само собой, руководство вашей организации или снабженцы ищут максимально выгодные условия сделки, а также тщательно обговаривают с контрагентом каждый пункт будущего договора.
Для вас, как бухгалтера, положения контракта тоже имеют значение – ведь от ряда условий зависит и то, как и когда вам придется считать налоги. В статье мы расскажем, к каким налоговым последствиям приведет тот или иной пункт в договоре поставки. Так вы сможете определить, что выгодно для вашей компании, а что нет, и совместно с руководством проанализировать редакцию контракта, предложенную поставщиком.
Если ваша компания на «упрощенке»
«Упрощенщики» смогут воспользоваться лишь формулировками условий для текста договора поставки. Рекомендации по НДС и налогу на прибыль не подойдут.
Оговорена ли цена
Про цену закупаемого товара или сырья по закону можно промолчать. Но для покупателя (то есть вашей компании), естественно, будет спокойнее, если цена все же будет четко определена договором. Более того, попросите продавца, чтобы он наряду с ценой указал и сумму НДС (конечно, если он платит такой налог). Так вы будете точно знать, какие суммы вам предъявят к оплате и что цена увеличивается на НДС. Да и опять же избавите себя тем самым на случай проверки от лишних вопросов налоговиков.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Также обратите внимание на то, в какой валюте выражена цена договора. Стоимость товара, установленная в иностранной валюте или в у. е., лишь усложнит бухгалтерский и налоговый учет. Удобнее зафиксировать цену в рублях, предусмотрев возможность ее изменения после заключения договора в определенных случаях. Например, привязать к повышению или снижению курса валюты. Пункт 2 статьи 424 Гражданского кодекса РФ позволяет так сделать.
Когда товар переходит в собственность компании-покупателя
Привычный вариант – покупатель получает приобретаемый товар в собственность как только поставщик его передаст (п. 1 ст. 223 Гражданского кодекса РФ). Но продавец может предложить вашей компании и другое – прописать в договоре, что право собственности сохраняется за ним и после отгрузки. Скажем, до тех пор, пока ваша компания полностью не рассчитается за полученные ценности.
И что же в этом случае получается: пока оплата не пройдет, вы не сможете пустить материалы в производство или на текущий ремонт? По общему правилу так и есть. Но можно обойти подобный запрет и добавить следующее условие: «До момента перехода права собственности покупатель имеет право распоряжаться полученными товарами по своему усмотрению». Это разрешено статьей 491 Гражданского кодекса РФ. Посмотрим, как названные условия отразятся на налогах.
Поскольку права собственности на полученный товар или материалы у вашей компании еще нет, вы отразите его на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Но и этого достаточно, чтобы считать, что ценности приняты к учету. Ведь вы отразили их стоимость на конкретном бухгалтерском счете, хоть и забалансовом. И значит, «входной» НДС со стоимости приобретенного товара вы можете сразу ставить к вычету. Дожидаться перехода права собственности, например дня оплаты, не нужно. Главное, чтобы поставщик предъявил вам верно оформленный счет-фактуру. Тогда требование пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ для вычета будет выполнено.*
Важная деталь
Даже если купленные товары или материалы вы временно отразите на забалансовом счете, «входной» НДС с таких ценностей все равно можно принять к вычету на основании счета-фактуры от поставщика.
Независимо от того, когда поступил товар, а право собственности на него перешло к вашей организации, налог на прибыль вы будете считать в обычном порядке. В любом случае расходы на покупку вы признаете в налоговом учете в зависимости от того, что приобрели (подсказки есть в таблице ниже).
В какой момент можно списать расходы по договору поставки (при методе начисления)
Что сказано о доставке заказа
Об условиях доставки товара от поставщика на склад вашей компании надо позаботиться заранее. Вы можете сами забрать заказ или вам привезет его продавец. Либо поставщик организует доставку силами сторонней транспортной организации.
При самовывозе проблем обычно не возникает. В таком случае вы сами тратитесь на перевозку и можете проследить, чтобы имелись все подтверждающие документы. Особых сложностей также нет, если поставщик доставил товар своими силами. Тогда налог вы примете к вычету со всей стоимости заказа на основании счета-фактуры от продавца. Стоимость доставки будет уже включена в общую сумму.
А вот если в договоре прописано, что продавец организует доставку товара за счет покупателя, привлекая к этому кого-то еще, НДС вам надо будет исчислить как при посреднической сделке. То есть ваша организация выступает в роли комитента, а поставщик является посредником (комиссионером). Продавцу вы перечислите вознаграждение, включающее в себя и стоимость самой доставки, и плату за услуги по ее организации, а вместе с этим и предъявленный НДС. И здесь надо позаботиться, чтобы от контрагента вы получили все необходимые бумаги – отдельный счет-фактуру и документы, свидетельствующие о понесенных им расходах на перевозку. Только тогда вы безопасно сможете принять к вычету сумму НДС, относящуюся к стоимости доставки. И списать выплаченное поставщику вознаграждение.
Важная деталь
Если поставщик сам доставляет товар, он выдаст вам один счет-фактуру на общую стоимость отгруженных ценностей. А если он организует перевозку силами транспортной компании, счета будет два — на сам товар и на услуги по доставке.
И вот от чего мы хотим вас предостеречь. Не допускайте того, чтобы в тексте контракта была следующая фраза: «Поставщик обязуется бесплатно произвести доставку приобретенного покупателем товара». Кстати, подобным образом продавец может пообещать еще и бесплатную сборку или наладку, если вы закупаете оборудование. Безусловно, мы не заставляем вас отказываться от столь «сказочных» условий. Но ведь понятно, что на самом деле стоимость безвозмездных услуг поставщик уже заложил в цену товара. Вместе с тем для налоговиков слово «бесплатно» – сигнал к действиям. Есть риск, что инспекторы доначислят налог на прибыль, рассчитанный с рыночной стоимости услуг по перевозке. Основанием для них станет пункт 8 статьи 250 Налогового кодекса РФ.
Чтобы ненужных придирок избежать, советуем сформулировать условие о доставке иначе. Например, так: «Цена товара, указанная в п. 1.3 настоящего договора, включает стоимость его доставки до покупателя (и сборки)». Или можно написать еще нейтральнее: «Обязательства поставщика по поставке товара считаются исполненными в момент передачи товара покупателю в его место-нахождении в состоянии, готовом к использованию». Подобное условие налоговики просто пропустят, ведь нет слов «доставка» или «бесплатно», за которые можно было бы зацепиться.
Главное, о чем важно помнить
1. НДС со стоимости приобретенных товаров можно принять к вычету, не дожидаясь, когда право собственности на них перейдет к компании-покупателю.
2. Самый выгодный и простой вариант скидки – денежная премия. Вам как покупателю не придется пересчитывать налоги, платить пени и сдавать «уточненки».
3. Избегайте в договоре условий, прямо предусматривающих бесплатную доставку. Лучше писать, что стоимость подобных услуг входит в цену товара.
Журнал «Главбух», № 17, Сентябрь 2010
2. Статья: Что делать, если нет первичных документов
Из этой статьи вы узнаете:
1. Как оприходовать товары или материалы, поступившие без документов
2. Нужно ли корректировать учет, если документы от поставщика пришли в следующем отчетном периоде
3. Как поступать с неотфактурованными поставками
Документы в бухгалтерской профессии – самое главное. Нет документа – нет объекта для учета. В полной мере это относится и к работе бухгалтера на «упрощенке». И, наверное, каждый рано или позд но сталкивается с ситуацией, когда доходы либо расходы отразить нужно. А вот документов для этого нет. В данной статье мы дадим практические советы о том, как поступать в подобных ситуациях. Надеемся, что наши советы помогут вам разрешать такие проблемы с наименьшими потерями.
Ситуация № 1. Товары поступили без договоренности с поставщиком
Организация может принимать к бухгалтерскому и налоговому учету только те ценности, на которые у нее есть право собственности. Товары и материалы, не принадлежащие компании, те, кто ведет бухгалтерский учет, отражают на забалансовых счетах.
«Упрощенцы» освобождены от ведения бухгалтерского учета, в том числе и от необходимости учитывать имущество за балансом. Однако в случае, когда произошла неожиданная поставка ценностей, в отношении которых не было договоренностей с поставщиком, имущество нужно принять на ответственное хранение. Для этого можно открыть специальный внутренний регистр, где зафиксировать количество поступившего товара и его стоимость. Оценить ценности можно по рыночной цене.
Если договор на поставку полученного имущества отсутствует, поставку можно считать неотфактурованной. После того как обстоятельства поставки будут выяснены, имущество обычно возвращают поставщику. Либо, если ценности, которые поступили, могут быть вам полезны, нужно оформить договорные отношения с поставщиком, чтобы оприходовать все в обычном порядке.
Пока не получены документы от поставщика и не принято решение о том, что право собственности переходит к вам, в налоговом учете никаких записей делать не нужно. Тем более что до этого момента имущество не ваше и вы не можете им пользоваться либо распоряжаться. В дальнейшем, если поступят документы и будет произведена оплата, при выполнении всех необходимых условий налоговую базу можно уменьшить на стоимость поступивших товарно-материальных ценностей.
Ситуация № 2. Договор с поставщиком есть, однако ценности пришли без первичных документов
Как правило, при наличии договора ценности поступают без документов по причине того, что экспедитор их забыл получить, потерял, испортил, порвал и т. п. И покупатель оказывается в ситуации, когда товар есть, а на основании чего его оприходовать – непонятно. Как здесь поступать?
Право собственности на полученные товары или материалы в соответствии с условиями договора переходит к вам. А значит, ценности нужно приходовать. Составьте акт по форме № М-7 «Акт о приемке материалов» в двух экземплярах. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Первый экземпляр останется у вас, а второй отправьте поставщику. В соответствии с Указаниями по применению акта по форме № М-7 заполненный документ является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику или отправителю. То есть если ценности поступили не только без документов, но и не в том количестве или качестве, что было установлено договором, на основании акта по форме № М-7 вы сможете предъявить претензию.
Акт подписывают члены комиссии, участвующие в приемке материала. Среди них обязательно должно быть материально ответственное лицо, а также представитель поставщика, отправителя или незаинтересованной организации – таковы правила оформления документа. Обратите внимание: речь идет не только об обязательном участии в приемке представителя третьего лица, но и в возможности привлечь третью организацию. Ведь если сырье или материалы привез водитель поставщика, то его привлечь к участию приемки товара получится.
А если материалы поступили через транспортную компанию, например железнодорожным транспортом? Работников транспортной компании можно привлечь к процессу приемки только в случае, если при перевозке нарушена тара или упаковка. А когда упаковка цела, то за содержимое ящиков перевозчик обычно ответственности не несет и никаких актов подписывать не будет. Тогда, очевидно, нужно приглашать специалистов из «дружественной» или «соседствующей» организации, так как это гораздо дешевле, чем пользоваться услугами специальных экспертов. В любом случае в акте следует указать, что поставка была без документов, а графу «по документам» оставить пустой.*
Следующий вопрос, который возникнет при приеме документов, – какую цену указывать в акте? Ответ содержится в пункте 39Методических указаний. Там сказано, что материальные запасы в такой ситуации нужно приходовать по принятым в организации учетным или рыночным ценам. Таким образом, если цена указана в договоре, то все в порядке, именно она и будет фигурировать в акте. Если нет, придется определять рыночные цены на аналогичные материалы, а когда есть учетная цена – воспользоваться ею.
Итак, мы рассказали о том, как приемку материалов оформить актом по форме № М-7. А что делать, если поступили товары или прочее имущество? В отношении прочего имущества можно воспользоваться этой же формой документа. Что касается товаров, то можно воспользоваться формой № ТОРГ-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Называется она «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика». Единственное, в указаниях по заполнению этого документа не говорится, что акт является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику как акт по форме № М-7. Так что имеет смысл оформлять акт по форме № М-7 при любых поставках без документов, в том числе и товаров.
Пример 1. Оприходование товаров без документов
ООО «Сатурн» применяет УСН с объектом доходы минус расходы и занимается укладкой дорожного покрытия. На склад ООО «Сатурн» поступило 10 куб. м гранитного щебня. При приемке оказалось, что документы на щебень отсутствуют. Поставщик известен, это ООО «Гранит». Но в договоре с ним цены не указаны. Цены на подобный щебень составляют в среднем 1200 руб. за 1 куб. м. Поставщик щебня применяет УСН, поэтому НДС в цену не включен. Необходимо оприходовать щебень и заполнить акт о приемке.
Чтобы оприходовать гранитный щебень без документов, ООО «Сатурн» создало комиссию, в которую вошли кладовщик и водитель, работающие в ООО «Сатурн», а также экспедитор, работающий в ООО «Гранит». См. примерзаполнения акта по форме № М-7.
Итак, на основании акта товары, материалы и прочее имущество можно оприходовать и отразить в бухгалтерском учете, если организация ведет его в полном объеме. А достаточно ли акта для налогового учета расходов на покупку товаров, материалов или основного средства? Однозначно ответить на такой вопрос довольно сложно. Попробуем разобраться и обратимся к пункту 1 статьи 252 НК РФ. Там сказано, что все расходы, учитываемые в налоговой базе, должны быть подтверждены документами. И эти документы оформляются в соответствии с законодательством России либо иной страны (если расходы произведены за рубежом). Так что прямого запрета на учет ценностей, когда накладных от поставщика нет, но есть договоры, платежные поручения и акты о приемке, налоговое законодательство не содержит.
Однако есть вероятность того, что проверяющие с таким документальным оформлением не согласятся. Вполне возможно, что их не устроит акт о приемке товаров, составленный налогоплательщиком самостоятельно как замена накладной. Что делать в этом случае? Если расходы на покупку товаров подтверждены иными документами (договором, платежными поручениями и т. п.), то есть шанс поспорить с налоговиками и выиграть дело. Отметим, что суды поддерживают налогоплательщиков, которые попытались учесть расходы без оправдательных документов. По мнению судей, если факт оплаты и осуществления расходов не вызывает сомнений, расходы учтены правомерно (см., например, постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).
Однако спорить вплоть до суда готовы далеко не все. И тем, кто хочет избежать подобных проблем, нужно постараться все же каким-то образом получить от поставщика необходимые документы. Если же документы были утрачены или испорчены, то нужно позаботиться о дубликатах. Причем чем раньше поступят документы, тем лучше. Часто, чтобы ускорить этот процесс, бухгалтеры поступают следующим образом: самостоятельно заполняют документ от имени поставщика так, как нужно, а потом получают от него подписи и печати. Если поставщик находится в другом городе, документы лучше послать почтой и вложить конверт с собственным адресом. Тогда, возможно, представители контрагента быстрее отреагируют на просьбу прислать нужные документы.
Бывает, что получить документы от поставщика не представляется возможным. Например, он прекратил деятельность или изменил адрес и контакты с ним потеряны. Ситуация неприятная, но здесь можно предпринять некоторые действия. В частности, подготовить документы, подтверждающие факт того, что «первичка» была утрачена по объективным причинам. Можно составить и собственный акт об утрате документов. Для этого создается специальная комиссия, в акте указываются причины утраты, место хранения, а также лица, виновные в утрате. Акт будет лишним подтверждением того, что расходы без документов учтены правомерно, и поможет при проверке.
Ситуация № 3. Документы поступили в другом отчетном периоде
Может возникнуть ситуация, что вы отразили расходы на основании договора, платежного поручения и самостоятельно составленного акта по форме № М-7. А потом получили оригиналы документов уже в следующем отчетном периоде. Повлияет ли как-либо данный факт на учет?
Повлияет, только если в документах поставщика будут указаны суммы, отличные от тех, которые отразили вы.
Напомним, что расходы «упрощенцы» имеют право отражать после оплаты и выполнения других необходимых условий, если они установлены. Например, стоимость материалов и сырья включается в налоговую базу после оприходования и оплаты, стоимость покупных товаров – после оприходования оплаты и реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Таким образом, дата получения подтверждающих документов на налоговый учет расходов не влияет.
Поэтому если цены в накладной от поставщика те же, что и в акте, то все в порядке, никаких изменений вносить не придется. Документы нужно лишь подшить в нужную папку. Если же цены отличаются от тех, что были приняты к учету, следует скорректировать расходы. Нужно будет исправить запись в Книге учета, либо увеличив, либо уменьшив расходы.*
Пример 2. Корректировка расходов после того, как получены документы
Воспользуемся условиями примера 1, дополнив их. Предположим, что поставка гранитного щебня была оплачена обществом авансом 23 сентября 2011 года в сумме 15 000 руб. Щебень оприходован без документов 28 сентября. Бухгалтер ООО «Сатурн» отразил в налоговом учете расходы в день поступления гранитного щебня на основании акта по форме № М-7. Товарная накладная на щебень была привезена бухгалтеру только 3 октября 2011 года. Оказалось, что цена 1 куб. м щебня составляет 1175,5 руб. Что будет в налоговом учете?
Расходы на покупку материалов отражаются в налоговом учете после оприходования и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все условия выполнены 28 сентября, кроме одного – наличия документов. Однако бухгалтер отразил расходы на основании собственного акта о приемке материалов. Сумма расходов на покупку гранитного щебня составила 12 000 руб.
Когда же поступила накладная от поставщика, оказалось, что цена щебня ниже – не 1200 руб., а 1175,5 руб. Поэтому учтенные расходы придется скорректировать. 28 сентября 2011 года общество имеет право включить в расходы стоимость щебня, равную 11 750 руб. (1175,5 руб. ? 10 куб. м). Бухгалтеру придется внести исправления в запись о расходах, а также доплатить авансовый платеж по «упрощенному» налогу за III квартал 2011 года, если он уже был перечислен.
Вообще, отсутствие нужных документов – проблема, актуальная не только для бухгалтера. Но и для кладовщика, материально ответственного лица и в конечном счете – для руководителя организации. И все заинтересованы в том, чтобы от подобных проблем подстраховаться. Это можно сделать, сразу включив в договор поставки условие о штрафах, взимаемых с поставщика за несвоевременную выдачу необходимых документов. Причем размер штрафа можно привязать к сроку опоздания с предоставлением нужных бумаг. Чем позже поставщик выдаст документы, тем больше сумма штрафа*. При этом лучше указать полный комплект документов, которые должен выдать поставщик или подрядчик. В этом случае поставщик или подрядчик будут заинтересованы, чтобы выписать и выдать документы вовремя.
Отметим, что суммы штрафов от поставщиков «упрощенцы» должны учесть в налоговой базе как внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 и п. 3 ст. 250 НК РФ) на дату их получения (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
Кроме того, в том, чтобы сразу получать все необходимые документы, можно заинтересовать и собственных работников, непосредственно сотрудничающих с контрагентами. В том числе и материально. Например, ввести штрафы для экспедиторов за несвоевременную передачу документов на товары либо материалы. Либо, наоборот, премии за передачу бухгалтерии в нужный срок полного пакета документов.
На заметку
Л. А. Масленникова
эксперт журнала «Упрощенка», кандидат экономических наук
Журнал «Упрощенка», №11, ноябрь 2011