Действующее законодательство не обязывает Вас представлять документы по требованию контрагента. Вы можете ему предложить копию титульного листа декларации с отметкой о сдаче а так же предложить иные документы подтверждающие Вашу благонадежность.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
Статья: Подтверждение добросовестности контрагента: действия фирмы
Заключая новые контракты, необходимо максимально себя обезопасить, ведь пренебрежение хотя бы одной проверкой может обернуться претензиями налоговых органов и, как следствие, разбирательствами в суде.
Этапы проверки утверждаются фирмой
Весь процесс проверки добросовестности контрагентов разрабатывает сама организация (в частности, назначает ответственных за это лиц, устанавливает критерии, при наличии которых контрагент подлежит проверке), а затем его лучше утвердить соответствующим положением или приказом.
Допустим, узнаваемые фирмы, давно существующие на российском рынке и имеющие положительную репутацию, проверять на реальность существования нет смысла. Поэтому критерий «известность» необходимо закрепить в качестве одного из первых в положении о проверке добросовестности.
Критериями отбора могут также служить сумма контракта и периодичность сделок с контрагентом.
Сбор информации о контрагенте
Следующий важный этап – это, конечно же, сбор информации о контрагенте. Причем чем больше будет такой информации, тем лучше.
Общедоступные сведения
Прежде всего собираем общедоступные данные о контрагенте: исследуем средства массовой информации, интернет (хорошо, если удастся найти сайт контрагента), «пробиваем» компанию по всем интернет-сайтам судов (не исключен вариант, что она находится на стадии банкротства). Также информацию о судебной истории контрагента можно узнать с помощью справочно-правовых систем, где опубликована большая часть судебных решений. Это позволит не только получить представление о статусе интересующей организации, но и даст возможность узнать, лежит ли на ней клеймо недобросовестности. Кроме того, проверяем на сайте ФНС России регистрационные данные контрагента. Здесь можно посмотреть полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес регистрации и т. п. Все эти сведения нужно сравнить с теми, которые представил контрагент. Всю найденную информацию необходимо распечатать, сделать вырезки и собрать в отдельное дело.
Запрос информации у официальных органов
Затем можно переходить к следующему этапу «проявления должной осмотрительности» – к сбору информации у официальных органов (это налоговые органы и органы статистики). В налоговой инспекции можно заказать выписку из ЕГРЮЛ, после получения которой организация удостоверится, что контрагент официально зарегистрирован, а также увидит юридический адрес, который следует сравнить с фактическим местоположением потенциального поставщика.
Обычно для судов получения выписки из ЕГРЮЛ достаточно, чтобы признать, что компания проявила должную осмотрительность (постановления Президиума ВАС РФ от 1 февраля 2011 г. № 10230/10, ФАС Поволжского округа от 17 мая 2012 г. № А65-21743/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 23 марта 2012 г. № А27-5321/2011, ФАС Московского округа от 6 февраля 2012 г. № А40-114478/10-127-578).
Помимо этого можно направить в инспекцию запрос относительно того, является ли контрагент стабильной организацией, сдает ли отчетность, не нарушает ли сроков уплаты налогов. Скорее всего ответ на него не поступит, но сам факт, что такой запрос сделан, будет служить подтверждением должной осмотрительности при выборе контрагента. В органах статистики можно получить выписку из отчетности, чтобы оценить финансовое состояние контрагента.
Получение данных от контрагента
Далее перед организацией стоит не менее ответственная задача – получение данных от самого контрагента. У компании необходимо запросить:*
приказы о праве подписи документов (договоров, счетов-фактур);
копии лицензий, если контрагент занимается лицензируемым видом деятельности;
сведения о наличии ресурсов и возможностей, необходимых для выполнения условий договора (основных средств, штата сотрудников);
объяснения в случае несоответствия информации, полученной из внешних источников и от самого контрагента;
копии деклараций с отметкой о приеме или хотя бы копии титульного листа;*
копию годового бухгалтерского баланса за последний отчетный период с отметкой налогового органа о принятии;
выписку из книги продаж о сделке между компаниями, свидетельствующую о том, в какой сумме сделка отражена в налоговых регистрах;
заверенную копию устава.
Конечно же, шанс на получение каких-либо документов от контрагента не очень велик, но попытаться все же стоит. Ведь даже в случае отказа само общение с контрагентом – это дополнительное доказательство его реального существования. Поэтому все общение с контрагентами должно происходить в письменном виде и оформляться установленным образом (на бланке организации, с указанием наименования организации, должностей, с проставлением подписей и т. д.).* Так, в настоящее время суды признают истребование у контрагентов, а также налоговых органов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, бухгалтерской отчетности и других аналогичных бумаг проявлением налогоплательщиком должной осмотрительности (постановления ФАС Уральского округа от 27 июня 2012 г. № Ф09-5191/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 23 апреля 2012 г. № А81-2396/2011).
Е. Ю. Чиркова
старший консультант департамента налогового консультирования и разрешения налоговых споров ЗАО «2К Аудит – Деловые консультации/Морисон Интернешнл»
Журнал «Учет в торговле», №10, октябрь 2012
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени