Нет, нельзя. Перед тем как направить сотрудников в командировку, на каждого из них нужно оформить: служебное задание; приказ (распоряжение); командировочное удостоверение. Эти документы подтвердят факт и сроки нахождения сотрудника в командировке.
Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю, а также для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов.
На основании же авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает каждому сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:*
служебное задание;
приказ (распоряжение);
командировочное удостоверение.
Формы названных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении.*
При направлении в командировку в служебном задании нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).
По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».
После того как служебное задание утверждено, его передают в кадровую службу (уполномоченному сотруднику организации), которая должна подготовить приказ о направлении в командировку. Приказ подпишет руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
При командировках за рубеж командировочное удостоверение оформлять не нужно – время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ.* В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
На практике возможна ситуация, когда сотрудник направляется в командировки, которые следуют одна за другой, в разные организации. При этом сотрудник в промежутках между поездками в командирующую организацию не возвращается.
Унифицированная форма командировочного удостоверения предусматривает только одно место назначения.
В коммерческих организациях
Поэтому в такой ситуации работодатель может:
– либо оформить несколько командировочных удостоверений (по числу принимающих организаций) унифицированной формы, если организация использует унифицированные формы командировочных документов;
– либо использовать самостоятельно разработанный бланк командировочного удостоверения, в котором будут указываться несколько мест назначения.
Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
С. В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки
По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет.
Авансовый отчет
Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации.
На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.*
В коммерческих организациях
Внимание: если авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства, выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами.
Авансовый отчет будет считаться не соответствующим требованиям законодательства РФ:
если он оформлен с нарушением установленных требований;
если необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно.
Аналогичные выводы следуют из письма Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647.
В коммерческих организациях
Организация может по собственному выбору:
– либо использовать унифицированную форму авансового отчета (форма № АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1 и информацией Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
Первичные документы, подтверждающие расходы
Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:
командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
служебное задание с кратким отчетом о выполнении;
проездные билеты;
счета за проживание;
чеки ККТ;
товарные чеки;
квитанции электронных терминалов (слипы);
ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.
Когда сотрудник принесет документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.
В командировочном удостоверении должны стоять отметки организации, в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации. Но если такие отметки проставить невозможно (например, человек направлен в обособленное подразделение, не имеющее печати, или для предоставления консультаций физическим лицам), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:*
приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
служебное задание и отчет о его выполнении;
проездные документы, где указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
счет гостиницы, который подтверждает период проживания в месте назначения.
Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 и письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.
После возвращения из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении задания в служебном задании.
С. В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
3. Ситуация:нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы
Да, нужно.
По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю* (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (п. 3 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (п. 4 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57). При этом, исходя из разъяснений, приведенных в данном письме, путевые листы для выплаты компенсации не требуются.
Вместе с тем, представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:*
не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога при упрощенке.
Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).
Из рекомендации «Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника»
Н. З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Мачайкина Мария.
Ответ утвержден:
Заместитель начальника группы Горячей линии по методологии учета "Системы Главбух"
Родионов Александр.
А еще только в октябре Вы можете получить быстрый устный ответ.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени