Срок хранения первичных документов, отражающих амортизационные начисления, для целей исчисления налога на прибыль составляет 4 года с момента завершения равномерного учета расходов. Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы как минимум пять лет.
Одновременно с этим первичные учетные документы должны хранится в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне. Исходя из требований Перечня, срок хранения документов об определении амортизации основных средств не может быть менее десяти лет (постоянно).
Первоначальная стоимость определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на приобретение, сооружение, изготовление объектов основных средств. Следовательно, в перечень документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (для подтверждения амортизации основных средств и оценки стоимости имущества) организации входят: Акты о приемке выполненных работ (форма N КС-2), Справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3), Акт приемки законченного строительством объекта (форма N КС-11), Акты приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма N КС-14), Акты приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1), Акты о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а), Акты приема-передачи групп объектов основных средств (форма N ОС-1б), Товарные накладные (форма N Торг-12), Товарно-транспортные накладные (форма N 1-Т).
Указанные документы относятся к статье 429 Перечня.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Статья: Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерской отчетности, учетных регистров и первичных документовНаименование документа Срок хранения Пункт Перечня*
Регистры бухгалтерского учета 5 лет — при условии проведения проверки 361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) 5 лет — при условии проведения проверки 362*
Счета-фактуры 4 года 368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет после замены новыми 380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет 387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях 5 лет 410*
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) 5 лет — при условии проведения проверки 427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно 427, 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества Постоянно 459*
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) 5 лет — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц 5 лет 459
* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.
2.ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ от 25.08.2010 № 558
Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
429 Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации * Пост.**
3.Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы
Срок хранения
Ситуация: в течении какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы*
Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).* Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, систем «клиент–банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.
Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.*
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).
Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.*
Документы же, подтверждающие суммы убытков для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета), храните в особом порядке. А именно: все то время, пока убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, берегите еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).*
Исключение составляют:
— книга покупок и книга продаж – начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4 и п. 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
— документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества, – отсчет срока начинайте с момента, когда начисление амортизации прекратилось (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).*
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
4.ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270
О сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли
Вопрос:
Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.
В соответствии со ст.253 НК РФ к расходам, связанные с производством и реализацией относятся суммы начисленной амортизации.
Согласно п.3 ст.272 НК РФ амортизация признается в качестве расхода ежемесячно, исходя из суммы начисленной амортизации, рассчитываемой в соответствии с порядком, установленным НК РФ.
В соответствии с п.2 ст.259_1 НК РФ сумма начисленной за один месяц амортизации при применении линейного метода в отношении объекта амортизируемого имущества определяется как произведение его первоначальной стоимости и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования.
Таким образом, в течение срока полезного использования объекта амортизируемого имущества происходит списание в расходы первоначальной стоимости ежемесячно в равном размере.
Первоначальная стоимость определяется на основании первичных учетных документов, подтверждающих сумму расходов на приобретение, сооружение, изготовление объектов основных средств, к которым относятся: Акты о приемке выполненных работ (форма N КС-2), Справки о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3), Акт приемки законченного строительством объекта (форма N КС-11), Акты приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма N КС-14), Акты приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1), Акты о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а), Акты приема-передачи групп объектов основных средств (форма N ОС-1б), Товарные накладные (форма N Торг-12), Товарно-транспортные накладные (форма N 1-Т).*
В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ 01.01.2002 N 1, объектам основных средств может быть установлен срок полезного использования от 1 года и свыше 30 лет.
Исходя из изложенного прошу на основании пп.2 п.1 ст.21, п.1 ст.34_2 НК РФ разъяснить, правильно ли мы понимаем, что указанные первичные документы хранятся организацией в течение 4 лет?
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о сроках хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли и сообщает следующее.
Частью первой Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) предусмотрен общий срок хранения документов, в том числе подтверждающих расходы для целей налогообложения прибыли.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, установлен главой 25 НК РФ.
Так, в соответствии с пунктом 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.
Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется в специальном порядке.*
С учетом требований статьи 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).
Одновременно сообщаем, что в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" установлено, что документы об определении амортизации основных средств хранятся постоянно.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени