Командировка сотрудника пришлась на выходные
Вопрос: В командировочном удостоверении сотрудника стоят отметки: выбыл из Сочи 02.09.13. прибыл в Краснодар 02.09.13. выбыл из Краснодара 02.09.13. прибыл в Сочи 02.09.13.Это возможно, если бы сотрудник ездил на машине.Но он уехал на поезде 31.08.13. (навещал родственников) а вернулся 02.09.13. на попутной машине. Как я понимаю я не могу взять на расходы стоимость ж/д билета? И плачу только суточные за 1 день?
Ответ: При расчете налога на прибыль учесть в расходах стоимость ж/д билета в принципе можно, но для этого нужно будет запастись разрешением руководителя. И желательно, чтобы в положении о командировках или другом локальном документе была предусмотрена обязанность организации возмещать сотруднику расходы на проезд в такой ситуации. Однако претензии инспекторов возможны, поэтому наиболее безопасный вариант – эти затраты не учитывать при расчете налога на прибыль.
Еще читайте: Как оформить командировку в 2020 году: пошаговая инструкция
Если сотрудник выехал к месту командировки раньше, используя выходные, то оплата проезда к возникновению экономической выгоды не приводит и удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
В данном случае мы не должны оплачивать сотруднику суточные за выходные, ведь он официально должен быть в командировке только с понедельника, следовательно, суточные выплатите только за 1 день.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на проезд, если даты выбытия в командировку (из командировки) в командировочном удостоверении и в билете не совпадают. Дата, указанная в билете, раньше или позже даты, указанной в командировочном удостоверении
При расчете налога на прибыль затраты на проезд можно включить в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннюю (позднюю) дату.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Такой вывод следует из положений статьи 252 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 20 сентября 2011 г. № 03-03-06/1/558, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74,от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191, от 5 августа 2008 г. № 03-04-06-01/246.
Целесообразность может подтверждать, например, тот факт, что в связи с отсутствием билетов выбыть из места командировки в срок не представлялось возможным. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).
Причиной задержки может, например, стать и тот факт, что сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск и проводит его в месте командировки. В данной ситуации на вопрос о целесообразности расходов на обратный билет нельзя ответить однозначно. По мнению специалистов финансового ведомства, при оценке целесообразности аналогичных затрат следует исходить из того, что расходы на проезд человека из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения (см., например, письма Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545 и от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191). Из этого можно сделать вывод, что расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска (при условии, что они произведены с разрешения руководителя).
Однако ранее Минфин России высказывал более жесткую позицию, которая заключалась в том, что организация в рассматриваемом случае оплачивает проезд сотрудника не от места командировки, а от места отдыха. Следовательно, учесть данные расходы при расчете налога на прибыль она не вправе по причине их экономической необоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/111.
Таким образом, учитывая неоднозначность позиции Минфина России по данному вопросу, расходы на оплату проезда сотрудника из места командировки в случае, если он задержался там для проведения отпуска, в состав налоговых затрат лучше не включать. В противном случае могут возникнуть претензии со стороны налоговых инспекторов, которые сочтут такие расходы экономически необоснованными.
Главбух советует: есть аргументы, подтверждающие, что если даты выбытия из командировки в командировочномудостоверении и в билете не совпадают, расходы на проезд можно учесть при расчете налога на прибыль и без доказательств целесообразности этого. Они заключаются в следующем.*
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:
- стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата выбытия из места командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического выбытия сотрудника из места командировки (по билету). Подтверждают такой вывод некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г. № Ф09-3838/07-С2, от 4 мая 2007 г. № Ф09-3119/07-С2).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, установленной в приказе о направлении в командировку(командировочном удостоверении), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (ст. 41, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, используя выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Аналогичные правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в командировочном удостоверении. Например, если более ранняя дата выезда в командировку связана с необходимостью подготовки сотрудника к выполнению служебного задания в месте командировки.
Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 3 сентября 2012 г. № 03-03-06/1/456, от 7 августа 2012 г. № 03-04-06/6-221, от 16 августа 2010 г. № 03-03-06/1/545, от 10 июня 2010 г. № 03-04-06/6-111.
Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался иной точки зрения в отношении НДФЛ. Она сводилась к тому, что если сотрудник по своей инициативе задерживается в командировке, то со стоимости проезда нужно удержать НДФЛ вне зависимости от продолжительности периода задержки (письмо Минфина России от 1 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/74). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений, в которых финансовое ведомство скорректировало свою позицию, организация вправе пользоваться в работе именно ими.
Отпуск до или после командировки
Если работник убывает в командировку раньше даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, сразу после окончания командировки работник проводит отпуск в месте командирования), налицо получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость билета облагается НДФЛ в соответствии со статьей 211 НКРФ.
Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход Минфин России использует в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала (письмо от 10.08.2012 №03-04-06/6-234).*
Как теперь списывать расходы на командировки – новые требования чиновников
Работник выехал в командировку раньше или вернулся позже
Расходы на проезд к месту назначения и обратно компания учитывает в составе командировочных (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но как быть, если дата в проездном документе не совпадает c днем начала (или окончания) командировки?
Чиновники рассудили, что организация в любом случае несет расходы на проезд (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-329). Независимо от того, раньше или позже выехал (вернулся) работник. Поэтому учесть стоимость билетов при расчете налога на прибыль в принципе можно. Но на задержку (или более ранний выезд к месту назначения) нужно иметь разрешение руководителя организации, которое подтвердит целесообразность расходов. Поэтому в данном документе советуем привести причину, по которой сотруднику разрешено выехать раньше (или позже). Например, не было билетов на нужную дату.
Другой вариант – приказом продлить срок командировки. Тоже по объективной причине. При этом вносить изменения в другие документы необязательно. См. список документов, которые нужно составлять при командировках.
Скажем и о суточных. Когда командировка продлена, работнику нужно доплатить суточные. Так же можно поступить и в случае, если приказ о продлении командировки не издавали, но работник пробыл в месте назначения дольше по объективным причинам. И на это есть разрешение руководителя.
Возможно, что, наоборот, работник был в командировке меньше, чем положено. Тогда часть суточных ему придется вернуть. Такой же подход можно использовать и для
Как учесть расходы на командировку, если работник объединил ее с отпуском?
Ситуация вторая — работник выехал к месту командировки до ее начала
Налог на прибыль. В этом случае днем начала командировки считается первый рабочий день, в который сотрудник должен был приступить к выполнению своих обязанностей. Однако дата проездного билета к месту командировки не совпадает с датой ее начала. Поэтому у работодателя могут возникнуть проблемы с признанием стоимости такого билета в налоговом учете.
Как и в предыдущей ситуации, организация вправе включить стоимость проезда к месту командировки в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом более ранний отъезд работника к месту назначения должен быть санкционирован руководителем компании. Но даже при наличии такого разрешения организация не застрахована от претензий налоговиков. Скорее всего, защитить свою позицию она сможет только через суд.* Аргументы, которые помогут компании в судебном процессе, приведены выше.
Налог на доходы физических лиц. Учитывая мнение Минфина России, работодателю безопаснее удержать НДФЛ со стоимости проезда к месту командировки, если до ее начала сотрудник провел в этом месте отпуск и не возвращался к месту постоянной работы. Естественно, речь идет о тех случаях, когда организация компенсирует работнику полную стоимость проезда в обе стороны (письма Минфина России от 31.12.10 №03-04-06/6-329 , от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.10 №03-04-06/6-111).
Допустим, сотрудник выехал к месту командировки раньше лишь на несколько дней . Например, командировка начинается с понедельника, но с разрешения руководителя работник уехал в пятницу, чтобы провести в месте назначения выходные дни. В этом случае стоимость проезда к месту командировки, компенсированная сотруднику, не является его доходом. Значит, с этой суммы организация не обязана удерживать НДФЛ. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 31.12.10 №03-04-06/6-329 и от 16.08.10 № 03-03-06/1/545 .*
Как рассчитать суточные
Период командировки
Суточные сотрудникам выплатите:*
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
- за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.