Да, нужно.
Если ГСМ Вы учитываете за свой счет, то нужно. Т.к. расходы Вы должны учитывать в сумме фактических затрат. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально. Для подтверждения используйте путевые листы.
Если ГСМ Вы учитывайте за счет арендодателя, то путевой лист в данном случае подтверждает производственную необходимость использования арендованного транспорта, т.к. в нем прописывается маршруты маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации, в статье журнала «Учет в туристической деятельности», которую Вы можете найти в закладке Журналы, в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база» «Системы Главбух» для коммерческих организаций
1.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:*
- затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
- страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ,ст. 646 ГК РФ).
Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. Москве от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).
Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на ремонт автомобиля, арендованного у сотрудника (гражданина), см. Как учесть при налогообложении расходы на ремонт основных средств.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы*. Организация может использовать:
– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.
Наталья Комова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Статья: Аренда автобусов для экскурсий
Если на арендатора возлагается обязанность по обеспечению транспорта топливом, запчастями, то в обязательном порядке следует составлять путевые листы на арендуемый транспорт. Поскольку именно они будут служить документальным подтверждением и экономическим обоснованием расходов турфирмы на ГСМ и смазочные материалы. (При условии компенсации арендатором дополнительных расходов в виде сборов, стоимости размещения водителей в гостинице при длительных поездках и т. д. в договоре следует зафиксировать перечень таких расходов, лимит, а также состав документов, подтверждающих расходы).*
И. В. Ченина
старший аудитор ООО «Аудиторская компания "ПАРИТЕТ"»
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 1, ЯНВАРЬ 2013
4. ПИСЬМО УФНС РОССИИ ПО МОСКВЕ ОТ 30.04.2008 № 20-12/041966.1
«Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.
При этом для расходов в виде арендных платежей за арендуемое имущество датой осуществления расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последнее число отчетного (налогового) периода. Об этом говорится в подпункте 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.
Следовательно, документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. К таким документам, например, относятся:
– приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
– заявки на использование арендованных автомобилей;
– копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.*»