В случае, когда директор находится на рабочем месте, не отсутствует при выдаче денежных средств на расходном кассовом ордере необходимо рядом с собственноручной подписью генерального директора на иностранном языке прописывать перевод записи, т.к. поручение третьему лицу не допускается.
В случае когда генеральный директор отсутствует, находится в отпуске, на больничном, он может передать право временного исполнения обязанностей другому сотруднику. Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации. Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника. Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность.
Таким образом, на время отсутствия директора его функции может выполнять другой сотрудник, при этом первичные документы оформляются в общем порядке. Подпись замещающим лицом на первичных документах будет осуществляться на основании доверенности, либо приказа.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации, в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база» «Системы Главбух» для коммерческих организаций
1.ПОЛОЖЕНИЕ ОТ 12.10.2011 № 373-П (ОРГАН, УТВЕРДИВШИЙ ДОКУМЕНТ ИЛИ ПРИЛОЖЕНИЕ К ДОКУМЕНТУ - ЦБ РФ)
4.4. Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.*
2.Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником
Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Порядок замещения
Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).*
Приказ
Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).*
В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).
Доверенность
Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность.* Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.
Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.
Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в статье 188 Гражданского кодекса РФ.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости