2. Формы договора по аренды см. 3,4. Формы.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:
- по талонам;
- по топливным картам;
- за наличный расчет.
Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).
В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.
В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.
Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).
Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.
Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.
Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).
Организация может использовать:
- унифицированные формы;
- самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).
Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.
Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.
Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.
Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.
Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.
Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).
А за этим последует административный штраф:
- на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
- на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.
Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.
Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:
- руководителя – на 5000 руб.;
- организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.
Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.
Главбух советует: оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.
Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).
В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).
Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.
Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.
Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).
Пример заполнения путевого листа специального автомобиля
А.С. Кондратьев работает водителем в ООО «Производственная фирма "Мастер"». Организация использует в своей деятельности специальные автомобили, в том числе мусоровозы.
28 августа Кондратьев выполнял заказ по вывозу мусора. При этом был оформлен путевой лист специального автомобиля.
Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля
В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.
Главбух советует: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.
Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.
Так, есть примеры из арбитражной практики, когда судьи поддержали организацию (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10, от 20 июля 2010 г. № КА-А40/7436-10, Северо-Западного округа от 18 ноября 2009 г. № А44-1106/2009, от 6 июля 2009 г. № А56-50333/2008, Уральского округа от 12 октября 2010 г. № Ф09-8425/10-С3).
Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009, от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).
Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля
Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.
Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.
Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).
Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.
По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:
Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) | = | Остаток топлива при выезде автомобиля (л) | + | Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) | – | Остаток топлива на конец дня (л) |
Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).
При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:
Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация:Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.
Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).
Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм
Нет, не нужно.
Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.
Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.
Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).
Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Правда, изменения в распоряжение № АМ-23-р ни разу не вносили. В то же время многие автопроизводители существенно обновили свой модельный ряд с 2008 года. Вот и получается, что для многих современных машин норм Минтранса России вообще нет. Поэтому зачастую проще и удобнее использовать самостоятельно разработанные нормы.
Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).
А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.
Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.
Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.
Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет
Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист провели по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.
При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, то стоимость топлива можно учесть только по мере реализации услуг. Тех, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).
Ситуация: может ли организация учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время
Да, может.
Но для этого организация должна документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого надо оформить ряд документов.
Во-первых, нужно обосновать сам факт деятельности в нерабочее время. Если в организации установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя организации. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.
Если организация привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).
Для того чтобы обосновать необходимость работы в выходной день или вне графика, издайте приказ. В нем укажите причину, по которой понадобился автотранспорт, а также время и место его использования. Подробнее об этом см.:
- Какими документами оформить привлечение сотрудника к сверхурочной работе;
- Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники.
Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. В этом помогут первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист. При этом формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, обязаны применять лишь автотранспортные организации. Остальные организации вправе разрабатывать форму путевого листа самостоятельно.
Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, организации нужно иметь ряд документов. Во-первых, такие, которые обосновывают необходимость работы сотрудника вне графика. А во-вторых, те, что подтверждают затраты на приобретение ГСМ. И, конечно, оформленные по всем правилам путевые листы. Такой подход подтверждают налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков
Да, можно, если затраты на приобретение газонокосилки, снегоуборщика являются экономически обоснованными.
Если приобретение данной техники связано с производственной необходимостью, то расходы на ее содержание, в том числе ГСМ, организация может учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных затрат (п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Учесть такие расходы можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ самостоятельно разработайте нормы расхода ГСМ для газонокосилки, снегоуборщика.
Нормы списания ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков утвердите приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом.
Ситуация: как при налогообложении учесть НДС, предъявленный продавцом ГСМ. Организация приобретает ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо
Порядок учета НДС зависит от того, как оформлены расчетные документы, выданные АЗС.
Возможны три варианта.
Вариант 1
Помимо кассового чека, АЗС выдает сотруднику счет-фактуру, выписанный на организацию. Если сотрудник действует на основании доверенности, то АЗС обязана выдать ему счет-фактуру. Об этом сказано в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268. При наличии счета-фактуры сумму НДС, выделенную в нем, можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Вариант 2
Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, из которого следует, что в стоимость ГСМ включен НДС.
По мнению контролирующих ведомств, в этом случае принять НДС к вычету нельзя (исключение – ГСМ, которые входят в состав командировочных расходов) (письма Минфина России от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268, п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 171 НК РФ). Такая позиция основана на том, что получить вычет по НДС можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При этом в отдельных случаях Налоговый кодекс РФ допускает применение вычетов по НДС на основании иных (помимо счетов-фактур) документов (в т. ч. кассовых чеков) (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ). Налоговая служба считает, что в отношении розничных торговых операций этот порядок не применяется, поскольку договор розничной торговли не предусматривает продажу товаров, предназначенных для использования в предпринимательской деятельности (ст. 492 ГК РФ). Поэтому при таком оформлении покупки ГСМ воспользоваться налоговым вычетом организации не удастся. Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).
Перечень случаев, в которых сумму предъявленного НДС можно включить в состав расходов (учесть в стоимости приобретенного имущества), приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Ситуация, когда нет документов, подтверждающих право на вычет, в этот перечень не входит (письмо Минфина России от 24 апреля 2007 г. № 03-07-11/126). Поэтому в налоговом учете сумму НДС, указанную в кассовом чеке (например, «стоимость ГСМ – 118 руб., в т. ч. НДС – 18 руб.»), в состав расходов не включайте. Если точная сумма налога не указана (например, «стоимость ГСМ – 118 руб., в т. ч. НДС»), ее нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать без уменьшения налоговой базы.
В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Его нужно отразить проводкой:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение ГСМ, не учитываемым при налогообложении прибыли.
Если ГСМ входят в состав командировочных расходов, принять к вычету НДС можно на основании кассового чека с выделенной суммой НДС (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 171 НК РФ). Если в кассовом чеке указано «в том числе НДС», а сумма налога не выделена, то воспользоваться налоговым вычетом не удастся (п. 1 ст. 172 НК РФ). Увеличить стоимость ГСМ на сумму НДС тоже нельзя. В состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, НДС не включается (п. 1 ст. 170 НК РФ). Следовательно, для налогового учета сумму НДС нужно выделить расчетным путем (по ставке 18/118) и списать ее без уменьшения налоговой базы. В бухучете в момент списания ГСМ возникнет постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Главбух советует: принять к вычету НДС со стоимости бензина можно по кассовому чеку, без счета-фактуры. Но отстаивать такой подход придется в суде. Там помогут следующие аргументы.
Продавец не обязан требовать от покупателей (в т. ч. подотчетника) подтверждения своего статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) (ст. 5 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Выдав покупателю кассовый чек, продавец исполняет обязанность, предусмотренную пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, то покупатель вправе воспользоваться налоговым вычетом (см., например, п. 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07, определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08, Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17, Северо-Западного округа от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006).
Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже в тех кассовых чеках, в которых сумма налога отдельной строкой не обозначена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).
Вариант 3
Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, в котором указана стоимость ГСМ, а НДС не упоминается. В этом случае материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме, указанной в чеке (п. 2 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, утвержденным приказом руководителя
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле «Шкода Фабиа» выехал в командировку в г. Владимир. 13 января сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2000 руб. 15 января Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 60 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 1920 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.
Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 31 января водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде в командировку – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении из командировки – 7 литров;
- пробег автомобиля за время командировки – 700 км.
В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными локальными документами.
Приказом руководителя организации утверждена зимняя норма расхода бензина по автомобилю «Шкода Фабиа» в размере 8,2 литра на 100 км.
Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:
- «Расходы на бензин в пределах норм»;
- «Расходы на бензин сверх норм».
Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.
13 января:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы.
15 января:
Дебет 10-3 Кредит 71
– 1920 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.
В конце месяца (января) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 1836,80 руб. ((700 км ? 0,082 л/км) ? (1920 руб. : 60 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
– 19,20 руб. ((5 л + 60 л – 7 л) ? (1920 руб. : 60 л) – 1836,80 руб.) – списан израсходованный бензин сверх норм.
В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 1556,61 руб. ((700 км ? 0,082 л/км) ? (1920 руб. – 1920 руб. ? 18/118) : 60 л).
В результате образовалась постоянная разница в сумме 382,59 руб. (1920 руб. + 19,20 руб. – 1556,61 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 76,52 руб. (382,59 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на приобретение ГСМ за наличный расчет. Организация применяет общую систему налогообложения и списывает расходы на ГСМ при расчете налога на прибыль по нормам, установленным Минтрансом России
На балансе ООО «Альфа» числится легковой автомобиль «Шкода Фабиа», который находится в эксплуатации два года (общий пробег – 55 000 км). 10 февраля менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев на этом автомобиле был отправлен на служебное задание (развоз клиентам «Альфы» корпоративных приглашений по г. Москве). В подотчет Кондратьеву был выдан аванс на расходы по заданию в сумме 2000 руб. По окончании рабочего дня сотрудник представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.
В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 25 литров бензина марки АИ-95 на общую сумму 800 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.
Учетной политикой организации предусмотрено составление путевых листов за месяц. 28 февраля водитель представил в бухгалтерию путевой лист, подтверждающий использование топлива. По данным путевого листа:
- остаток топлива в баке при выезде на служебное задание – 5 литров;
- остаток топлива в баке при возвращении на рабочее место – 7 литров;
- пробег автомобиля за время служебной поездки – 200 км.
В организации принято решение списывать расходы на ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в соответствии с нормами, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.
Приказом утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты:
- базовая норма расхода топлива – 7,7 л/100 км;
- надбавка за работу в городе с населением свыше 3 млн человек – 25 процентов;
- надбавка за работу в зимнее время – 10 процентов;
- надбавка за использование кондиционера в автомобиле – 7 процентов.
При расчете нормативного расхода топлива для легкового автомобиля бухгалтер использовал формулу (п. 7 раздела 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):
Нормативный расход топлива, л | = | 0,01 | Базовая норма расхода топлива (л/100 км) | Пробег автомобиля, км | 1 + 0,01 ? поправочный коэффициент, % |
Поправочный коэффициент, необходимый для определения нормативного расхода топлива, бухгалтер рассчитал так:
25% + 10% + 7% = 42%.
Нормативный расход топлива составил:
0,01 ? 7,7 л/100 км ? 200 км ? (1 + 0,01 ? 42) = 21,87 л.
Учетной политикой организации предусмотрено списание материально-производственных запасов методом средней стоимости. Для учета израсходованного бензина бухгалтер открыл к счету 26 субсчета:
- «Расходы на бензин в пределах норм»;
- «Расходы на бензин сверх норм».
Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.
10 февраля:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выдан аванс на выполнение служебного задания;
Дебет 10-3 Кредит 71
– 800 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет.
В конце месяца (февраля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в бухучете бухгалтер «Альфы» отразил так:
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин в пределах норм» Кредит 10-3
– 699,84 руб. (21,87 л ? (800 руб. : 25 л)) – списан израсходованный бензин в пределах норм;
Дебет 26 субсчет «Расходы на бензин сверх норм» Кредит 10-3
– 36,16 руб. ((5 л + 25 л – 7 л) ? (800 руб. : 25 л) – 699,84 руб.) – списан израсходованный бензин сверх норм.
В налоговом учете на прочие расходы бухгалтер списал только 593,09 руб. (21,87 л ? (800 руб. – 800 руб. ? 18/118) : 25 л).
В результате образовалась постоянная разница в сумме 142,91 руб. (699,84 руб. + 36,16 руб. – 593,09 руб.). Постоянное налоговое обязательство с этой разницы бухгалтер отразил проводкой:
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 28,58 руб. (142,91 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство по расходам на приобретение бензина, не учитываемым при налогообложении прибыли.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Формы:Договор аренды транспортного средства с экипажем
ДОГОВОР АРЕНДЫ №
транспортного средства с экипажем
Гражданин
1. Предмет договора
1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее – автомобиль), находящееся в собственности Арендодателя, а также оказывает Арендатору своими силами услуги по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.
1.2. Характеристики автомобиля:
– марка –
– регистрационный знак –
– идентификационный номер (VIN) –
– тип –
– категория –
– год выпуска –
– двигатель – №
– цвет –
– мощность двигателя (кВт/л. с.) –
– паспорт ТС –
– свидетельство о регистрации транспортного средства – серия
1.3. На автомобиль установлено дополнительное оборудование –
1.4. Предоставляемый в аренду автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности.
1.5. Арендуемый автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок персонала.
1.6. Арендодатель обязан передать Арендатору по акту приема-передачи
1.7. После окончания срока договора Арендатор обязан возвратить автомобиль по акту приема-передачи в течение
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендатор обязуется:
2.1.1. Своевременно производить арендные платежи.
2.1.2. Использовать арендуемый автомобиль по его целевому назначению в соответствии с п. 1.5 настоящего договора и возвратить его по окончании договора в надлежащем состоянии с учетом нормального износа.
2.2. Арендодатель обязуется:
2.2.1. В течение всего срока действия настоящего договора поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.
2.2.2. Предоставлять Арендатору услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля с обеспечением его нормальной и безопасной эксплуатации в соответствии с целями аренды, указанными в п. 1.5 настоящего договора.
2.3. Арендатор вправе сдавать автомобиль в субаренду без согласия Арендодателя.
2.4. Арендатор вправе без согласия Арендодателя в рамках осуществления коммерческой эксплуатации арендованного автомобиля от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования автомобиля, указанным в п. 1.5 настоящего договора.
2.6. Арендодатель обязуется за свой счет застраховать автомобиль и передать страховой полис Арендатору.
3. Порядок расчетов
3.1. Арендная плата за пользование автомобилем составляет
3.2. Арендатор обязан вносить арендную плату ежемесячно не позднее
4. Срок действия договора
4.1. Договор заключен на срок с
4.2. Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую сторону об этом не позднее чем за
5. Ответственность сторон
5.1. За нарушение срока внесения арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пени в размере
5.2. За нарушение срока передачи автомобиля или документов, предусмотренных договором, Арендодатель уплачивает Арендатору пени в размере
Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
6. Адреса, подписи и банковские реквизиты сторон
Арендатор: ___________________________________________ Адрес: ____________________________________ ИНН ______________, КПП __________________ р/с ____________________ в АКБ _____________ БИК ______________________________________ |
Арендодатель: ________________________________________ Паспорт серии __________ № _____________ выдан _________________________________ ________________________________________ Адрес регистрации: ______________________ Свидетельство о регистрации ________________________________________ ИНН ___________________________________ р/с __________________ в АКБ ____________ БИК ___________________________________ |
____________ ______________ |
____________ _____________ |
4. Формы: Договор аренды транспортного средства без экипажа
ДОГОВОР АРЕНДЫ № ___
транспортного средства без экипажа
______________________ _________
Гражданин _______________________ (далее – Арендодатель), с одной стороны, и ____________ ______________________ в лице ________________________________________________________ _____________________ на основании ________________ (далее – Арендатор), с другой стороны, заключили договор аренды о нижеследующем.
1. Предмет договора
1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее – автомобиль), находящееся в собственности Арендодателя, без экипажа и оказания услуг по управлению автомобилем и его технической эксплуатации.
1.2. Характеристики автомобиля:
– марка – _______________;
– регистрационный знак – ______________;
– идентификационный номер (VIN) – _______________________;
– тип – _________;
– категория – __;
– год выпуска – ________;
– двигатель – № _________________;
– цвет – ___________;
– мощность двигателя (кВт/л. с.) – _______;
– паспорт ТС – __________________________;
– свидетельство о регистрации транспортного средства – серия _______ № ______________.
1.3. На автомобиль установлено дополнительное оборудование – __________________________
______________________, оплата за пользование которой включена в арендную плату.
1.4. Предоставляемый в аренду автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности.
1.5. Арендуемый автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок персонала.
1.6. Арендодатель обязан передать Арендатору по акту приема-передачи ____________________ автомобиль, а также свидетельство о регистрации транспорта, паспорт транспортного средства и талон техосмотра.
1.7. После окончания срока договора Арендатор обязан возвратить автомобиль по акту приема-передачи в течение ___ дней.
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендатор обязуется:
2.1.1. Своевременно производить арендные платежи.
2.1.2. Поддерживать надлежащее состояние автомобиля включая осуществление текущего и капитального ремонта.
2.1.3. Использовать арендуемый автомобиль по его целевому назначению в соответствии с п. 1.5 настоящего договора и возвратить его по окончании договора в надлежащем состоянии с учетом нормального износа.
2.2. Арендодатель обязуется:
2.2.1. Предоставлять Арендатору автомобиль в состоянии, обеспечивающем его нормальную и безопасную эксплуатацию в соответствии с целями аренды, указанными в п. 1.5 настоящего договора.
2.3. Арендатор вправе сдавать автомобиль в субаренду без согласия Арендодателя.
2.4. Арендатор вправе без согласия Арендодателя в рамках осуществления коммерческой эксплуатации арендованного автомобиля от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования автомобиля, указанным в п. 1.5 настоящего договора.
2.5. Арендодатель обязуется за свой счет застраховать автомобиль и передать страховой полис Арендатору.
3. Порядок расчетов
3.1. Арендная плата за пользование автомобилем составляет ___________ (____________________ _________________) руб. ежемесячно.
3.2. Арендатор обязан вносить арендную плату ежемесячно не позднее _______________________ каждого месяца, следующего за расчетным.
4. Срок действия договора
4.1. Договор заключен на срок с __________________ по __________________.
4.2. Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив другую сторону об этом не позднее чем за ______________. При этом не исполненные к моменту отказа обязательства, в том числе по осуществлению ремонта, оплате расходов на содержание, сохраняются за сторонами.
5. Ответственность сторон
5.1. За нарушение срока внесения арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пени в размере ______________________________________________________________.
5.2. За нарушение срока передачи автомобиля или документов, предусмотренных договором, Арендодатель уплачивает Арендатору пени в размере ______________________________________ _____________________________________.
Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
6. Адреса, подписи и банковские реквизиты сторон
Арендатор: ___________________________________________ Адрес: ____________________________________ ИНН ______________, КПП __________________ р/с ____________________ в АКБ _____________ БИК ______________________________________ |
Арендодатель: ________________________________________ Паспорт серии __________ № _____________ выдан _________________________________ ________________________________________ Адрес регистрации: ______________________ Свидетельство о регистрации ________________________________________ ИНН ___________________________________ р/с __________________ в АКБ ____________ БИК ___________________________________ |
____________ ______________ |
____________ _____________ |
06.11.2014 г.
С уважением,
Наталья Иванченко, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».