Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23
26 ноября 2014 364 просмотра

В нашем случае формулировка вывода звучит так: «Изображения, которые находятся в электрофотографической подписи, выполнены не директором Х, а другим лицом.». Далее эксперт-почерковед указывает, что установление способа получения изображения подписи не может быть установлено, так как это выходит за пределы его компетенции.Такой вывод стоит расценивать как категорический, вероятный или...? И вообще очень удивились подобному выводу, не ожидали, что подпись может быть выполнена другим лицом. Как компания должна проверять оригинальность подписи на бух. доках, чтобы не попасть в подобную ситуацию? Спасибо!

Поэтому в данном случае, если организация не согласна с подобными выводами, решение инспекции, вынесенное по результатам проведенной экспертизы, можно оспорить, и, при наличии уверенности в том, что подписи на документа были совершены именно директором, провести повторную (независимую) экспертизу.

Подписи на бухгалтерских документах могут быть совершены только уполномоченными лицами, и только собственноручно. Чтобы обезопасить организацию от проблем с подписями, закрепив особые условия в договорах с контрагентами. В договор с партнёром можно внести пункт о том, кто будет от поставщика подписывать первичные документы и счета-фактуры. Попросите вашего контрагента приложить к договору копию доверенности или приказа генерального директора, устанавливающих перечень сотрудников. Кроме того, зафиксируйте в договоре обязанность поставщика оперативно информировать вашу организацию, когда перечень уполномоченных сотрудников меняется. К примеру, из-за того, что кто-то из работников компании уволился или сменил должность, еще предусмотрите четкие сроки, когда поставщик обязан сообщать вам об изменениях.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Главбух vip-версии.

1. Статья: Подписание документов по сделке факсимильной подписью может повлечь доначисление налогов

Использование на документах факсимильной подписи вместо «живой» очень удобно, но с налоговой точки зрения рискованно. Тем не менее визирование некоторых видов документов с помощью факсимиле не будет иметь неблагоприятных налоговых последствий ни для самой компании, ни для ее контрагентов

Термины «факсимиле» и «факсимильная подпись» на законодательном уровне не закреплены. В переводе с латинского факсимиле (лат. fac simile) означает «делай подобное». На практике под факсимиле понимается устройство, содержащее клише, то есть зеркальное отображение точного воспроизведения собственноручной подписи конкретного лица.

Получается, что факсимильная подпись представляет собой аналог оригинальной личной подписи лица, сделанный механическим способом. С точки зрения налоговых рисков к факсимильным можно также приравнять подписи, которые выполняются с помощью компьютерной техники путем добавления в электронный вариант того или иного документа отсканированной личной подписи должностного лица.

Подписание документов с помощью факсимиле возможно лишь в гражданско-правовых отношениях и только если это предусмотрено соглашением сторон

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки.

Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений – в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

  • наименование должностей и ФИО работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков этих подписей;
  • перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
  • порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
  • срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Отметим, что соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц*. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение (см. врезку).

Негативные последствия

Последствия использования факсимильной подписи без заключения сторонами сделки соглашения об этом

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например, из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 № А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 № Ф09-10031/09-С5 округов).*

Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57)

На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору.

Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.

Соглашение об использовании факсимиле, заключенное между сторонами сделки, должно быть подписано собственноручными, а не факсимильными подписями.

Е. В. Вайтман

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Журнал «Российский налоговый курьер», №21, октябрь 2012

2. Статья:Используем факсимиле

Составляя отчетность за прошлый год, бухгалтер может обнаружить, что на какие-то затраты нет актов, иной «первички», и попросить документы у контрагента. Причем для ускорения процесса партнеры иногда используют для подписания документов факсимиле. Однако законодательство допускает это в строго ограниченных случаях.

Заключение договоров

Гражданский кодекс РФ по поводу простановки факсимиле говорит следующее: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (п. 2 ст. 160).

В отношении электронной подписи действует специальный закон.

Однако что касается факсимиле, то никаким другим законом этот вопрос не урегулирован. Следовательно, использование факсимиле допускается только в одном случае – если об этом имеется соглашение сторон. Это может быть удобно, когда вы заключаете долгосрочный договор и закрепляете в нем, что дальнейшие документы (например, приложения к договору, спецификации) будут подписываться с помощью факсимиле. Естественно, что сам договор нужно подписывать собственноручно. Данный вывод также подтверждается судебной практикой (определение ВАС РФ от 17 декабря 2009 г. № ВАС-16259/09).

Ю. О. Вербицкая

юрист МУ «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»

Журнал «Учет в сфере образования», №2, февраль 2012

3. Статья: Какие с виду безобидные действия компании могут обернуться привлечением к ответственности


В стремлении минимизировать свои налоговые обязательства некоторые компании применяют не совсем законные способы. При этом зачастую некоторые учредители бездумно внедряют тот или иной способ оптимизации, забывая об элементарных мерах предосторожности.

Впрочем, в некоторых случаях налоговые и правоохранительные органы принимают за схему абсолютно законные способы налогового планирования. Что также грозит руководству компании привлечением к ответственности.

В таблице рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые, по мнению проверяющих, чаще всего свидетельствуют о совершении налогового или уголовного правонарушения. А также методы, с помощью которых контролеры пытаются доказать свою правоту.

Отметим, что суды не всегда соглашаются с мнением налоговых и правоохранительных органов. При соблюдении определенных мер безопасности у компании есть шансы оправдать свои действия в суде.

ТАБЛИЦА. Как проверяющие пытаются доказать вину компании в совершении налогового или уголовного правонарушения

Подделка подписи поставщика или покупателя.
На практике зачастую по причине большого документооборота или из-за невнимания сотрудников некоторые важные с точки зрения налоговой безопасности документы (товарные накладные, акты, счета-фактуры) оформляются со значительными недостатками. К примеру, если кто-то из ответственного лица контрагента забыл поставить подпись, то иногда cотрудники компании сами расписываются за него
По мнению налоговиков, самый действенный способ снять затраты у компании – это придраться к составлению первичных документов. Действительно, отсутствие законодательно установленных реквизитов – достаточный повод для отказа в признании налоговых расходов. На практике борьба с факсимиле на документах проходит с переменным успехом. Отметим, что последующие исправления в документах зачастую спасают положение компаний, но для этого требуется дополнительное время и желание контрагента что-либо изменить в бумагах Для проверяющих доказать подделку подписи легко, а наказать за это достаточно проблематично. На практике компании в таких случаях разумнее попросить представителя контрагента переделать документы, чем самим расписываться за них. Ведь если контролеры докажут подделку документов, то есть риск понести уголовную ответственность до четырех лет лишения свободы по статье 327 «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков» Уголовного кодекса*

Максим Домуховский, эксперт в области бухгалтерского и налогового учета

Журнал «Практическое налоговое планирование» № 4, апрель 2012

4. Статья: Налоговики и полиция будут выяснять, кто заполнял и подписывал «первичку»

В октябре налоговики и полицейские создали рабочие группы, чтобы вместе выявлять налоговые преступления. И уже у них появились конкретные планы. Одними из первых о своих намерениях объявили налоговики Башкирии. Они договорились с полицией о том, чтобы привлекать к ответственности директоров и главбухов компаний не только за налоговые нарушения, но и за подлог документов (www.r02.nalog.ru > «События службы», 7 ноября). Идеи коллег могут взять на вооружение проверяющие из других регионов.

Налоговиков беспокоит, что сотрудники проверяемых компаний нередко сами ставят подписи за контрагентов, причем чаще всего в счетах-фактурах, так как в них нет печати. Чужой автограф полиция как раз и может расценить как подлог. За это предусмотрен штраф до 80 тыс. рублей или арест до шести месяцев (ст. 327 УК РФ).*

В то же время вполне может оказаться, что усилия налоговиков имеют одну единственную цель — напугать компании. Налоговики или следователи могут заявить, что документ подписан не контрагентом, сейчас экспертиза выявит, кем именно, и виновный понесет наказание. Но на самом деле по подписи из нескольких букв или закорючке почти невозможно установить, кто ее автор. Это подтверждают эксперты. По словам Зои Яблоковой, специалиста АНО «Центр медико-криминалистических исследований», исследование подписей, сделанных за другого человека, — очень сложная задача. Особенно если автограф выполнен с подражанием — в этом случае большинство признаков почерка исполнителя, которые можно увидеть на образцах, не сохраняются.

Строго говоря, по нескольким буквам экспертиза вряд ли определит, кто расписался. Тем более проверить придется всех сотрудников компании. Но если кто-то из них заполнит за контрагента от руки целый документ (например, квитанцию такси), то риск раскрыть подделку увеличивается, ведь у эксперта будет намного больше материала для исследования.

Мария Могильда, корреспондент «УНП»

Журнал «Учет. Налоги. Право» № 42, 13–19 ноября 2012

5. Статья:Подделка подписи на документах компании. Как доказать в суде отсутствие волеизъявления

Сколько образцов подписи нужно представить эксперту
Что спрашивать у эксперта, чтобы получить выигрышное заключение
Можно ли провести экспертизу подписи по копии документа

При рассмотрении дела суд оценивает все доказательства в равной степени и ни одно из них не может иметь заранее установленной силы (п. 45 ст. 71 АПК РФ). Но если встает вопрос о подлинности подписи на документе, то заключение эксперта является более весомым доказательством, чем все остальные. Это связано с тем, что, во-первых, заключение исходит от компетентного и независимого специалиста. Во-вторых, оно имеет высокую степень точности. Чтобы получить такое серьезное доказательство участнику процесса нужно подать заявление о фальсификации доказательств (ст. 161 АПК РФ) и проведении почерковедческой экспертизы (ст. 82АПК РФ). Причем правильно оформив такое ходатайство, заявитель сможет значительно повлиять на выводы экспертов. Ведь результат экспертного исследования во многом будет зависеть от выбора эксперта (экспертного учреждения), поставленных перед ним вопросов и образцов, представленных на экспертизу.

Оценка перспективности экспертизы

Для того чтобы суд назначил экспертизу подписи, подлинность которой вызывает сомнение у одной из сторон, необходимо подать заявление о фальсификации и потребовать изъять этот документ из доказательственной базы (постановление ФАС Московского округа от 25.05.11 по делу № А41-36595/09) . Но перед подачей такого заявления нужно учитывать, что проведение экспертизы будет стоить недешево (около 15 000 рублей за одну подпись). После назначения экспертизы эти деньги нужно будет положить на депозитный счет суда (ст. 108 АПК РФ). Что касается сроков, то обычно экспертиза проводится в течение двух недель, но иногда и в течение более длительного времени. А если надо определить еще и давность подписания договора, то стоимость и время проведения экспертизы увеличатся. Это связано с тем, что в данном случае назначается дополнительно еще и судебно-техническая экспертиза. Поэтому, чтобы не потратить зря деньги и время, можно самостоятельно с помощью несложных приемов проверить, стоит ли подавать ходатайство о проведении экспертизы.

Во-первых, для того чтобы заключение эксперта стало решающим доказательством для суда, вывод эксперта должен носить категорический характер, то есть процент его точности должен быть 99,9 процента. Процент точности вероятного вывода составляет 95 процентов. Он будет оцениваться по совокупности с другими доказательствами (см. таблицу на стр. 63). Но точный ответ эксперта также зависит от качества подписи, ее размера и способа выполнения. Если, например, подпись представляет собой так называемую закорючку или состоит из одной буквы (простая подпись), то эксперт вряд ли сможет дать категоричное заключение о том, что она поддельна. Скорее всего он ограничится следующей формулировкой: «Не представляется возможным сделать какой-либо вывод». Поэтому, если подпись простая, короткая, без ярко выраженных элементов почерка и навскидку ее могло выполнить любое лицо, перспективы обращения к эксперту сомнительны. Конечно, только эксперт сможет оценить информативность подписи, но в такой ситуации велика вероятность зря потратить время и деньги.

Во-вторых, при простом рассмотрении подписи (в том числе с использованием увеличительных приборов, скажем, лупы) можно увидеть признаки, свидетельствующие о подражании. Например, тупые, неточные окончания штрихов, неоправданные перерывы и остановки пишущего прибора, так называемое дрожание. Отсутствие таких признаков не свидетельствует о том, что к эксперту не стоит обращаться. Просто в этом случае повышаются шансы на получение в заключении эксперта категорического вывода, который в итоге ляжет в основу судебного решения.

Выбор экспертного учреждения

Почерковедческую экспертизу могут проводить государственные (экспертные учреждения Минюста России и экспертно-криминалистические центры МВД России) и негосударственные учреждения, а также частные эксперты (п. 1 , 2постановления Пленума ВАС РФ от 20.12.06 № 66 «О некоторых вопросах практики применения арбитражными судами законодательства об экспертизе»; далее – постановление № 66). Негосударственные центры и экспертов можно самостоятельно найти в интернете, воспользовавшись любым поисковиком.

У каждого из видов экспертных учреждений есть свои достоинства и недостатки. Так, деятельность государственных экспертов регулируется Федеральным законом от 31.05.01 № 73ФЗ «О государственной судебно-экспертной деятельности в Российской Федерации» . Эти эксперты постоянно проходят аттестацию и повышение квалификации. Недостатком госучреждений является длительность выполнения экспертизы. В последнее время суды стали более активно назначать экспертизу в негосударственных учреждениях, поскольку их эксперты выполняют ее гораздо быстрее. Что касается их квалификации, то ее стоит проверить отдельно. Например, запросить документы, подтверждающие образование, специализацию, повышение квалификации и стаж экспертной работы специалиста.

Выбрав экспертное учреждение, в заявлении о фальсификации доказательств нужно указать его наименование. Также можно сразу указать имя конкретного эксперта, сведения об его образовании, специальности, стаже работы и занимаемой должности (с приложением к заявлению подтверждающих документов).

Обратите внимание, что выбирает экспертное учреждение та сторона процесса, которая подает ходатайство о проведении экспертизы. Если оппонент не согласен с выбором эксперта, он может предложить свой вариант с соответствующим обоснованием. Окончательный выбор останется за судом (п. 3 ст. 82 АПК РФ).

Вопросы для эксперта

Правильно сформулированные вопросы для эксперта – это залог получения заключения с нужными для компании выводами. Эксперт ни при каких обстоятельствах не может выходить за рамки этих вопросов и поэтому даже понимая, какой именно вывод важен для суда, все равно будет отвечать на поставленную перед ним задачу. Проще говоря, неправильно поставленные перед экспертом вопросы приведут к тому, что у вас на руках окажется заключение с выводами, которые будут бесполезны для процесса. Есть несколько правил составления таких вопросов в зависимости от вывода, который планируется получить.

Если нужно выяснить, чья подпись выполнена на документе. Для этого задаются идентификационные вопросы. С их помощью можно определить, что подпись выполнена тем лицом?, которое указано в документе, или, наоборот, другим лицом.

ПРИМЕР ВОПРОСА.

Кем, Ивановым Иваном Ивановичем или другим лицом, выполнена подпись, расположенная под текстом договора купли-продажи № 1 от 01.02.11 после слов «Генеральный директор ООО “Альфа”»?

Но чтобы получить категорический вывод эксперта, который на практике будет иметь решающее значение при вынесении решения, необходим достаточный для проведения исследования сравнительный материал. Обычно это пять–семь свободных образцов подписи проверяемого лица. Если же будет представлено только один-два документа, то этого окажется явно недостаточно для категорического вывода. Эксперт сможет сделать лишь вероятный вывод. А это значит, что суд будет оценивать такое заключение эксперта вместе с другими доказательствами (постановление ФАС Московского округа от 07.12.10 по делу № А40-62213/09-76261).

Если же в наличии есть только один документ, где подписи не оспариваются (например, нотариально удостоверенная доверенность), то лучше задать другой вопрос.

ПРИМЕР ВОПРОСА.

Одним или разными лицами выполнена подпись, расположенная под текстом договора купли-продажи № 1 от 01.02.11 после слов «Генеральный директор ООО “Альфа”», и подпись, расположенная в нотариально удостоверенной доверенности, зарегистрированной в реестре за № 5Д-1562, после слова «подпись»?

Если данные подписи будут сопоставимыми и достаточно информативными, эксперт сможет сделать категорический вывод, что, по сути, подтвердит выполнение оспариваемой подписи проверяемым лицом. В итоге это подтвердит выводы компании, которая сомневалась в достоверности подписи.

Подбор образцов подписей

Представленные на экспертизу образцы подписи могут значительно повлиять на вывод эксперта – категорический, вероятный или отсутствие возможности сделать какой-либо вывод. Конечно, для более высокой степени вероятности лучше представить все возможные образцы подписи. Если это не представляется возможным, то лучше заранее проверить, на какой вывод эксперта рассчитывать при представлении того образца, который удалось найти.

Свободные образцы . Это документы, выполненные до арбитражного спора и вне связи с ним. Они должны быть сопоставимы с оспариваемым документом по времени и условиям выполнения, характеру документа, состоянию исполнителя и т. д. Например, если есть сомнения в подлинности подписи на бухгалтерском балансе, то и представлять лучше другие бухгалтерские документы. Одним периодом может быть время в пределах двух-трех лет. Еще нужно учитывать, что лучше искать документы с тем вариантом подписи, который выполнен на документе, поскольку у многих людей есть как краткий вариант подписи, так и полный. Обычно на экспертизу в качестве свободных образцов представляются банковские карточки, документы, которые прошли нотариальное удостоверение, из «домашнего» документооборота (например, платежи за коммунальные услуги), копия паспорта, водительского удостоверения. Если на экспертизу не будут представлены свободные образцы, то эксперт не сможет дать категорический вывод (постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.11 по делу № А65-23215/2010).

Условно-свободные образцы . Это образцы, выполненные уже во время рассмотрения дела в суде. Как правило, это документы, которые имеются в материалах дела: ходатайства, доверенности, подписанные лицом, чья подпись оспаривается. Но категорический вывод только по этим документам не может быть сделан, так как есть вероятность умышленного искажения подписи лицом, которое знает, что предполагается проведение экспертизы. Поэтому заключение эксперта будет скорее всего носить вероятный характер и оцениваться судом в совокупности с другими доказательствами (постановление ФАС Поволжского округа от 14.05.10 по делу № А12-20429/2008).

Экспериментальные образцы . Их отбирает суд. Для этого проверяемому лицу предлагается проставлять подпись как минимум на трех листах бумаги в привычном, быстром и медленном темпах. Если есть сведения, что подпись была сделана в необычных условиях (например, стоя), то расписаться нужно будет в этом же положении. Кроме образцов подписи, для экспертизы отбираются также образцы почерка в виде фамилии, имени и отчества. Они нужны, потому что буквенный состав подписи, как правило, связан с написанием собственного имени, а значит, отдельные и частные признаки букв и их элементов могут совпадать.

Таким образом, правильно указав все необходимые данные в ходатайстве о проведении почерковедческой экспертизы, можно получить наиболее выгодное для заявителя экспертное заключение.

Можно ли подать заявление о проведении почерковедческой экспертизы при рассмотрении дела в апелляции?

Да, можно. Такое ходатайство можно подать в первой и апелляционной инстанции до объявления председательствующим в судебном заседании исследования доказательств законченным, а при возобновлении их исследования – до объявления законченным дополнительного исследования доказательств (п. 6 постановления Пленума ВАС РФ от 20.12.06 № 66).

Особенности экспертизы по копии документа

Для эксперта предпочтительнее проводить судебно-почерковедческое исследование по оригиналу документа. Оригинал с «живой» подписью позволяет эксперту выявить все общие и частные ее признаки. Однако оригинал документа получается представить не всегда. В этом случае почерковедческая экспертиза может быть проведена по электрофотографической или фотографической копии документа надлежащего качества. Это означает, что в копии не должно быть наплывов и наложений штрихов, оспариваемая подпись должна быть хорошо видна. По копиям невозможно выявить нажимные характеристики исследуемых объектов, которые имеют важное идентификационное и диагностическое значение. Формулировка вывода также будет иной, например: «Изображение подписи выполнено самим Ивановым И.И.». Далее эксперт-почерковед указывает, что установление способа получения изображения подписи не может быть установлено, так как это выходит за пределы его компетенции. Поэтому об экспертизе по копиям следует ходатайствовать только в тех случаях, когда не оспаривается достоверность самой копии.

СОВЕТ В ТЕМУ

Доказательством по рассматриваемому делу может являться заключение эксперта, выполненное при назначении экспертизы по другому делу.

Но только оно будет рассматриваться не как экспертное заключение, а как иное доказательство по делу (ст. 89 АПК РФ, п. 9 постановления Пленума ВАС РФ от 20.12.06 № 66).

Возможные выводы эксперта в заключении

Вывод эксперта Вероятная точность Последствия выводов эксперта
Категорический 99% Заключение с таким выводом может быть единственным доказательством, на основании которого принято решение суда (определение ВАС РФ от 01.07.10 № ВАС-8227/10)
Вероятный 95% Заключение будет оцениваться в совокупности с другими доказательствами (постановления ФАС Поволжского округа от 14.05.10 по делу № А12-20429/2008, Московского округа от 07.12.10 по делу № А40-62213/09-76-261)
НПВ (не представляется возможным) Невозможно дать какой-либо вывод Будут оцениваться другие доказательства по делу (постановления ФАС Московского округа от 28.10.09 по делу № А40-25649/07-134-150, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.01.12 по делу № А53-3077/2011)

Журнал «Юрист компании» № 3, март 2012

Марина Жижина, к. ю. н., почерковед, доцент МГЮА

6. Статья:Какие подписи в документах требовать от поставщиков, чтобы уменьшить налог на прибыль и зачесть НДС

Чем поможет эта статья: Получить от поставщиков документы, подтверждающие, что первичку и счета-фактуры подписывают сотрудники, у которых есть на это право.

От чего убережет: От доначислений по налогу на прибыль и НДС во время проверки из-за того, что документы поставщик подписал не по правилам.

Осторожно!

Если первичные документы и счета-фактуры сотрудники поставщика подписали не по всем правилам, то вы рискуете потерять расходы и вычеты НДС.*

Проверяющие из ИФНС, как правило, обращают внимание на то, кто подписал первичные документы и счета-фактуры поставщика. И если бумаги заверили сотрудники, у которых на это не было прав, то пострадает покупатель. Инспекторы снимут и расходы, и вычеты НДС.

С такими же проблемами покупатель может столкнуться и в других случаях, когда поставщик подписал документы не по всем правилам. Например, если в первичке или счетах-фактурах стоят факсимильные подписи. Мы расскажем вам, на что обратить внимание, принимая документы от продавцов. И как поступить, если первичка или счет-фактура подписаны неверно.*

У кого есть право подписывать первичку и счета-фактуры

Начнем с того, что и первичку, и счета-фактуры подписывают сотрудники, которые ответственны за совершенную операцию — отгрузили товар, передали имущество и прочее. Просто состав таких работников в том и другом случае может быть разный.*

Так, к примеру, в накладной или любом акте от поставщика вы можете увидеть какие угодно подписи: генерального директора или главного бухгалтера, кладовщика, менеджера или иных сотрудников. При этом требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ — там названы обязательные реквизиты первички — не будут нарушены.

А вот счета-фактуры по умолчанию всегда визируют генеральный директор и главный бухгалтер компании-продавца. Так определенопунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. И лишь при необходимости данный документ, подтверждающий вычет НДС, могут подписать другие уполномоченные сотрудники.

Как же вам убедиться, что документы завизировали работники, которым компания-поставщик действительно предоставила права на это? Прежде подскажем, что генеральный директор может подписывать первичку или счет-фактуру по умолчанию без какого-либо разрешения на то (см. также образец ниже). То есть в отношении такого представителя требовать от поставщика каких-либо пояснений и дополнительных подтверждений не понадобится.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись вовсе не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников. Среди таковых может быть доверенность на право подписывать документы, соответствующий приказ руководителя компании или фрагмент учетной политики.

Более того, документы могут подписывать люди, не состоящие в штате поставщика. Скажем, сторонняя компания, которая ведет бухучет. Никаких запретов на этот счет бухгалтерское и налоговое законодательство не содержат. Главное, чтобы поставщик предоставил вам бумаги, подтверждающие полномочия сотрудников сторонней компании визировать первичку и счета-фактуры.

И вот еще что важно. Вовсе не обязательно, чтобы и на первичке, и на счетах-фактурах были подписи одних и тех же представителей продавца.*

Такого требования попросту нет в бухгалтерском или налоговом законодательстве. То есть, к примеру, счет-фактуру может завизировать сам генеральный директор лично, а вот в накладной за него может расписаться уже кто-то другой по доверенности. Ошибки тут не будет.

Когда безопаснее отдать поставщикам документы на доработку

1. Документы подписали сотрудники, которым поставщик таких полномочий не давал. То есть доверенности или иных бумаг, подтверждающих право на подпись, на этих представителей не оказалось.

2. В первичке или счетах-фактурах указаны должности одних сотрудников, а Ф.И.О. или подписи — других. При этом доверенностей на последних нет

3. В документах проставлены факсимильные подписи работников компании-поставщика. Контролеры уже давно не признают факсимиле как полноценную замену живой подписи.

Когда стоит просить контрагента переделать документы

На практике вы можете столкнуться с разными ситуациями, когда из-за подписей в документах списывать расходы или принимать НДС к вычету явно опасно. Эти рискованные случаи мы перечислили ниже. Тут лучше не рисковать и попросить поставщика заменить документы.

Подчеркнем, что покупатель одинаково рискует и когда документы поставщика подписали работники, не наделенные такими полномочиями, и когда на документах — факсимиле вместо живой подписи. (см. образцы ниже).

Распечатать образец >>

Распечатать образец >>

Осторожно!

Налоговики возражают против факсимильных подписей в документах.

Кстати, чиновники против факсимиле — как в первичных документах, так и в счетах-фактурах. Об этом, например, письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Арбитражная практика на этот счет противоречива. Так, например, судьи ВАС РФ в определении от 12 сентября 2011 г. № ВАС-12001/11 подчеркнули, что глава 21 Налогового кодекса РФ не уточняет, как именно подписывать счета-фактуры. А значит, допускаются факсимильные подписи.

В то же время есть и арбитражная практика в пользу налоговиков. Причемнекоторые судьи рассматривают факсимильные подписи как признак того, что покупатель при выборе поставщика не проявил осмотрительности. И потому инспекторы обоснованно сняли расходы. Такой вывод содержитпостановление ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2010 г. № А66-9259/2009.

Как добиться от поставщиков новых документов, если на первоначальных не все в порядке с подписями

Если вы попросите об изменениях устно, не факт, что бухгалтерия контрагента сразу же выпишет новые бумаги. Поэтому направьте поставщику письмо с просьбой поскорее переделать первичные документы и счета-фактуры. Не забудьте указать, с какими налоговыми рисками может столкнуться ваша компания, если документы останутся в первоначальном виде. Образец письма мы привели ниже.*

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как построить работу с постоянными поставщиками, чтобы исключить ошибки в подписях

Важная деталь

Чтобы навести порядок с подписями в документах, пропишите в договоре с продавцом все детали.

Наверняка у вашей компании есть постоянные поставщики, с которыми приходится часто обмениваться первичными документами и счетами-фактурами. Тогда можно обезопасить себя от проблем с подписями, закрепив особые условия в договорах с такими продавцами. Это нужно для того, чтобы не просить каждый раз у поставщиков доверенности или приказы с перечнем сотрудников, уполномоченных подписывать первичные документы и счета-фактуры.

Внесите в договор пункт о том, кто будет от поставщика подписывать первичные документы и счета-фактуры. Скажем, счета-фактуры визируют только генеральный директор и главбух. А транспортные накладные — водители, кладовщик. Попросите вашего контрагента приложить к договору копию доверенности или приказа генерального директора, устанавливающих перечень сотрудников.

Кроме того, зафиксируйте в договоре обязанность поставщика оперативно информировать вас, когда перечень уполномоченных сотрудников меняется. К примеру, из-за того, что кто-то из работников компании уволился или сменил должность. Еще предусмотрите четкие сроки, когда поставщик обязан сообщать вам об изменениях.*

Главное, о чем важно помнить

1Если первичку поставщика подписывает только гендиректор, а счет-фактуру — и директор, и главбух, то требовать доверенности от контрагента вам не придется.

2Предусмотрите, если это возможно, в договорах с контрагентами условие о том, кто будет подписывать первичку и счета-фактуры поставщика.

Дополнительно про первичку

Статьи: «Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги» («Главбух» №10, 2013); «Мы приняли товарную накладную без подписи покупателя. Что нам будет?» («Главбух» № 10, 2013).

Документ: статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Валентина Белова, эксперт журнала «Главбух»

Журнал «Главбух» № 15, Август 2013

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка