Законодательство устанавливает ограниченный закрытый перечень целей расходования наличной выручки (пп. 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Наличную выручку от реализации можно расходовать, в том числе, на выдачу сотрудникам под отчет, на оплату товаров, работ, услуг. Поэтому передача наличных денег из кассы организации исполнителю по договору, не для оплаты обязательств организации перед ним, а для зачисления их на расчетный счет юридического лица, а также выдача из кассы наличных денег постороннему лицу, с которым не оформлено никаких соглашений, в равной степени будет являться нарушением кассовой дисциплины. За нецелевое использование наличной выручки организация будет оштрафована:
Такой порядок установлен частью 1 пункта 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Поэтому с гражданином, которому будут выдаваться наличные средства из кассы следует заключить трудовой договор и договор о полной материальной ответственности. Тогда наличные ему можно будет выдавать под отчет, для последующего зачисления на расчетный счет организации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: На что можно расходовать наличную выручку
Наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:*
*На эти цели можно расходовать выручку только от реализации собственных товаров, работ и услуг. Наличные, принятые от граждан в оплату другим лицам, в полном объеме сдавайте в банк. Например, поступать так надо при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов или комиссионной торговле.
Об этом сказано в пунктах 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.*
Внимание: за нецелевое использование наличной выручки организацию оштрафуют. Кроме того, санкции зачастую предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Поэтому деньги тратьте только на согласованные, целевые нужды.
Так, за нецелевое использование наличной выручки оштрафуют:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- на 4000–5000 руб. – виновное должностное лицо, например, руководителя организации;
-
на 40 000–50 000 руб. – организацию.
- выдачу зарплаты;
- социальные выплаты;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выдачу сотрудникам под отчет, в том числе командировочных;
- выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг, если ранее они были оплачены наличными;
- выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан, когда страховую премию платят наличными;
- выплату денег банковским платежным агентом (субагентом);
- на личные нужды предпринимателя.
- на 4000–5000 руб. – виновное должностное лицо, например, руководителя организации;
- на 40 000–50 000 руб. – организацию.
Такой порядок установлен частью 1 пункта 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Несмотря на то что в указанной норме нецелевое использование наличной выручки прямо не поименовано, налоговые инспекторы будут ссылаться именно на нее. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г. № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК).
Аналогичная позиция выражена и в решениях Московского городского суда от 24 декабря 2013 г. № 7-4421/13, от 14 августа 2013 г. № 7-1920/2013 и постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 апреля 2014 г. № 09АП-10838/2014, от 12 февраля 2014 г. № 09АП-45929/2013, от 10 февраля 2014 г. № 09АП-47028/2013, от 27 декабря 2013 г. № 09АП-41600/2013, от 8 октября 2013 г. № 09АП-32617/2013-АК, от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Рекомендация:Как выдать деньги под отчет
Способы выдачи
Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:
Выдача подотчетных сумм наличными
Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:
- с текущего банковского счета;
- за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.*
Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:
Дебет 71 Кредит 50
– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.
Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации
Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.
Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:
Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация:Как произвести, отразить в бухучете списание денежных средств с расчетного счета
Банк может списать деньги с расчетного счета:
- по распоряжению организации (на основании расчетных документов);*
- независимо от наличия распоряжения организации в случаях, предусмотренных законодательством (например, при взыскании налогов, штрафов).
Кроме того, деньги могут быть ошибочно списаны со счета организации. Подробнее об этом см. Что делать, если с расчетного счета были ошибочно списаны денежные средства.
По распоряжению организации банк списывает деньги с расчетного счета на основании расчетных документов. Кто должен составлять такие документы – плательщик или получатель средств – зависит от вида документа.
Виды расчетных документов
При безналичных расчетах применяются следующие виды документов:*
Такие виды расчетных документов предусмотрены статьей 862 Гражданского кодекса РФ и пунктом 1.1 Положения Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П.*
Кроме того, денежные средства могут списываться с расчетного счета организации при расчетах пластиковой картой. Подробнее о том, как расходовать деньги с помощью банковской карты, см. Как выдать деньги под отчет.
Форму расчетов организация и ее контрагент (поставщик, исполнитель) вправе выбрать самостоятельно и предусмотреть в договоре (п. 2 ст. 862 ГК РФ, п. 1.1 Положения Банка России 19 июня 2012 г. № 383-П).
О том, как оформить и провести расчеты посредством чеков, см. Как оформить, провести, отразить в бухучете операции по банковским спецсчетам.
Олег Хороший
государственный советник налоговой службы РФ II ранга