Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№24
5 декабря 2014 181 просмотр

Принимаем на работу курьера.Каким образом мы сможем принимать на расходы проезд по городу и области, расходы на оплату мобильной связи и пр. Надо прописать в договоре эти компенсации? Сможем ли мы потом принять эти расходы в НУ? надо ли документально их подтверждать?

Да, расходы на курьера, в том числе на телефонные разговоры возможно учесть при расчете налога на прибыль.

Да, данные расходы потребуется подтвердить документально. Формы документов могут быть разработанными самостоятельно. Например, приказ о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:*

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (письма Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/346 и от 4 июня 2008 г. № 03-03-06/1/344). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.*

Установление разъездного характера работ

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, установите коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Например, приказом руководителя организации, Правилами трудового распорядка. Сведения о разъездном характере работ внесите в трудовой договор с сотрудником.

Такие выводы следуют из статей 57168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.*

<…>

ОСНО

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Компания нанимает курьера. Как подстраховаться на случаи? кражи, утери или порчи товара

<…>

Территория, на которой работает курьер, должна быть прописана в договоре

Перечень работ, профессий и должностей работников, чья постоянная работа имеет разъездной характер, нужно закрепить в коллективном договоре или локальном акте (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Если в штатном расписании есть должность «курьер», то ее нужно включить в такой перечень. Трудовую функцию курьер может выполнять только в разъездах.

В силу абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ условия, определяющие характер такой работы, нужно отразить в трудовом договоре. Это значит, что в договоре с курьером прописываются следующие моменты.

Границы местности, в пределах которой курьер выполняет трудовую функцию. Можно указать конкретный город, несколько населенных пунктов или целую область, например: «Работнику устанавливается разъездной характер работы. При выполнении трудовой функции работник совершает служебные поездки в пределах Москвы и Московской области».

Лучше максимально широко определить обслуживаемую территорию. Если обстоятельства изменятся и понадобится заменить отсутствующего коллегу, не придется вносить изменения в трудовой договор. Кроме того, при наличии подобного условия работодателю не придется каждую поездку курьера с товаром за пределы офиса оформлять как командировку.

Размер и порядок начисления надбавок за особый характер работы. Стоит также обратить внимание на то, что курьерам положены доплаты и надбавки за разъездной характер работы. Они полагаются в силу ст. 149 ТК РФ. Размер выплат, а также порядок и условия начисления нужно закрепить в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте.

Работодатель вправе детально прописать порядок выплат, например, в положении об оплате труда, а в трудовом договоре сделать отсылку на этот акт. Переносить всю информацию из него в договор не обязательно.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Работнику с разъездным характером работы полагается возмещать определенные расходы. Если этого не делать, то деньги, которые он потратил на служебные цели, работник взыщет через суд (решение Ленинского районного суда г. Мурманска от 06.11.2013 по делу № 2–3759/13).

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, стоит прописать в коллективном или трудовом договоре либо локальном акте. Это обезопасит компанию от возможных проблем с налоговыми органами (письмо ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@).

Полный перечень расходов содержится в ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ. Курьеру, который развозит товар по покупателям, в первую очередь возмещают расходы на проезд. На практике применяют два способа. Первый — работник приобретает за свой счет проездной билет на метро или наземный транспорт, а компания на основании представленных им документов возмещает его стоимость.

Второй способ — работодатель выдает заранее купленный билет. Чтобы не возникало недоразумений по поводу того, каким транспортом в служебных целях нужно пользоваться сотруднику, лучше это указать в локальном акте (в положении о разъздной работе или даже более специализированном о работе курьеров). Также в этом документе стоит указать, каким транспортом (например, такси) курьер сможет пользоваться только за свой счет.

<…>

Кроме того, у работодателя есть возможность расширить перечень возмещаемых курьеру расходов (абз. 5 ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Для этого нужно в локальном акте закрепить порядок получения курьером разрешения на осуществление конкретных расходов, к которым могут относиться:*

  • пополнение счета мобильного телефона;
  • покупка новой sim-карты и канцелярских принадлежностей;
  • оплата проезда на маршрутном такси.

Также можно предусмотреть выплату компенсации за износ мобильного телефона, принадлежащего курьеру. Если телефон предоставляет работодатель, то передачу сотруднику аппарата лучше зафиксировать. Для этого нужно составить акт, в котором указать марку телефона и его внешние характеристики. В случае повреждения, утери или кражи указанного имущества на основании этого документа можно будет требовать возмещения ущерба.

По общему правилу разъздная работа предполагает также выплату суточных и аренду жилья для сотрудника. Но поскольку поездки курьеров, в основном, не предусматривают ночевки в других населенных пунктах, то обязанности выдавать работнику деньги на соответствующие цели у работодателя не возникает. Но если необходимость в этом есть, все детали также стоит раскрыть в положении о разъздной работе.

<…>

Катерина Марченко, юрисконсульт ЗАО «Комплексные системы»

Журнал «Трудовые споры» № 6, июнь 2014

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка