Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Желаю вам в новом году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
16 декабря 2014 128 просмотров

Сотрудником был сдан авансовый отчет и приложены все первичные документы, спустя какое-то время бухгалтер потерял данный авансовый отчет.Принято решение затраты по авансовому отчету списать. Но каким образом задокументировать на будущее, что документы были предоставлены, но утеряны сотрудником бухгалтерии?

Кроме того, организуйте внутреннюю комиссию по расследованию причин утраты документов (приказ руководителя), составить акт, где будут изложены эти причины и виновные лица.

Если в утрате документов виноват сотрудник вашей компании, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если действия содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-либо информации и др.), об этом факте нужно письменно сообщить в полицию.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация:Утрата первички: последствия и пути минимизации рисков

В течение четырех лет компания должна хранить все данные бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в том числе первичку, подтверждающую доходы, расходы предприятия и факт уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если ваше предприятие не обеспечит документальное подтверждение сумм налогов, ему грозит получить доначисление налогов (пеней, штрафов), административная, налоговая и даже уголовная ответственность («Чем рискует компания, утратившая первичку» на стр. 82).

Чем рискует компания, утратившая первичку

Налоговая ответственность

1. 200 рублей за каждый не предоставленный документ в ходе налоговой проверки (п. 1 ст. 126 НК РФ);
2. 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период (п. 1 ст. 120 НК РФ);
3. 30 000 рублей — при потере первичной документации за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ);
4. Штрафные санкции в размере 20 процентов от суммы заниженного налога, вызванного утратой первичной документации, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Уголовная ответственность

При неисполнении в личных интересах обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию или перечислению налогов и (или) сборов в крупных размерах должностное лицо наказывается штрафом (100–300 тыс. рублей), либо удержанием зарплаты (за 1–2 года), либо арестом на срок до 2 лет с лишением права занимать аналогичную должность в течение 3 лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).
Аналогичное деяние, но уже в особо крупных размерах карается штрафом от 200 тыс. до 500 тыс. рублей, либо удержанием заработной платы от 1 до 3 лет, либо арестом до 5 лет с лишением права занимать прежнюю должность в течение 3 лет или без него (ч. 2 ст. 199 УК РФ).
Административная ответственность
Согласно статье 15.11 КоАп РФ, если были нарушены сроки хранения (уничтожения) документов ранее установленного времени, которые повлекли уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10 процентов, на должностных лиц накладывается штраф от 2000 до 3000 рублей.

Способы минимизации рисков

Размер санкций и порядок их применения в некоторой степени зависит от добросовестности налогоплательщика, определять которую будет инспекция при проверке или арбитражный суд при налоговом споре. Чтобы не оказаться в их глазах недобросовестным, вашему предприятию надо показать, что были предприняты все необходимые действия для установления причин утраты документов и их восстановления.

1. Если первичка пострадала в результате чрезвычайной ситуации (стихийное бедствие, затопление, пожар, хищение), нужно незамедлительно направить соответствующее заявление в орган, уполномоченный вести расследование: при хищении — в полицию, при затоплении — в коммунальные службы, при пожаре — в МЧС и т. д. Важно, чтобы заявление было зарегистрировано в журнале входящих обращений и у вашего предприятия остались доказательства его отправки. При этом нужно помнить, что такого рода выезды не входят в прямые должностные обязанности полицейских и пр. Если они будут уклоняться от участия в расследовании, надо написать их руководителю письмо (с отметкой о вручении) с просьбой направить на предприятие своего сотрудника в указанное время и дату для участия в расследовании и подписании акта. Если представитель службы не явился, нужно сделать соответствующую отметку в акте, сославшись на отправленное ранее письмо.

2. Организовать внутреннюю комиссию по расследованию причин утраты документов (приказ руководителя), составить акт, где будут изложены эти причины и виновные лица. Налоговики в ходе проверки могут опросить всех указанных в акте лиц в качестве свидетелей, предупредив их об уголовной ответственности за дачу ложных показаний. И если в своих показаниях они, например, укажут, что фактически не принимали участия в расследовании, а «просто» подписывали документы, ваше предприятие причислят к разряду недобросовестных налогоплательщиков.

3. К составляемому акту расследования приложите справки из соответствующих инстанций (справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания, уведомление из следственных органов о возбуждении дела о краже, справка из ДЭЗ/РЭУ о факте и причинах затопления, документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации и т. п.). Важно, чтобы эти документы содержали точную дату и место события, имели необходимые реквизиты (дата, исходящий номер), были подписаны уполномоченным лицом (должность, фамилия с инициалами), были зарегистрированы в журнале исходящей документации. Налоговая инспекция может проверить, действительно ли выдавались эти справки и должным ли образом они зарегистрированы.

4. Если в утрате документов виноват сотрудник вашей компании, необходимо оформить приказ о привлечении его к дисциплинарной ответственности. При этом должен быть соблюден порядок, предусмотренный трудовым законодательством. Если действия содержат признаки уголовного деяния (сознательное уничтожение документов в целях сокрытия какой-либо информации и др.), об этом факте нужно письменно сообщить в полицию.

5. Проведите инвентаризацию утраченных документов. Желательно установить их точный перечень с указанием реквизитов и оформить соответствующий акт. Если установить такой детальный перечень невозможно, в акте нужно указать документы, реквизиты которых известны, и документы, которые предположительно были утрачены с обоснованием указанного предположения.

6. Постарайтесь восстановить утраченные документы. Не стоит ждать, когда инспекция запросит утраченные документы. Меры по их восстановлению компания должна предпринять немедленно после обнаружения утраты. При этом у вас должны остаться письменные доказательства, свидетельствующие о том, что были предприняты необходимые действия: письменные запросы контрагентам, в банки и другим лицам (с отметкой о вручении или почтовыми квитанциями об отправлении по почте). Если было утрачено большое количество документов, приказом назначьте сотрудника (или группу сотрудников), ответственного за восстановление, который регулярно будет предоставлять вам письменные отчеты о работе.

мнение эксперта

При утрате первичных документов следует незамедлительно начать работу по их восстановлению, но как быть, если контрагент уже не ведет деятельность? Проблему практически невозможно решить, придется платить по полной. Поэтому вывод может быть только один: беречь документацию и переходить на электронный документооборот, чтобы избежать возможной проблемы.

мнение эксперта

Восстановление некоторых из утраченных документов может оказаться не таким уж сложным. Например, платежные поручения. Если вы работаете с банком через интернет, то у вас должны сохраниться электронные версии.

Кроме того, запросить копию платежного поручения с отметкой можно в банке, как и выписку из расчетного счета. Сложнее восстанавливать документы, которые не хранятся в учетной системе, например, акты и накладные. Снизить риски утраты документов может электронный документооборот, поскольку обязанность обеспечить целость и сохранность ваших документов ложится на оператора. Да и с контрагентами обмениваться документами удобнее.

Налоговые органы прежде всего интересуются обоснованностью расходов, которые снижают налоговую базу. И при отсутствии входящих документов от контрагента вам без особого труда доначислят налог, а к штрафу за нарушение хранения первички добавится недоимка по налогу и пеням.

Ваши доходы и утраченные исходящие документы меньше интересуют инспекторов, поскольку выявить факт того, что вы не учли сумму дохода при расчете налога, намного сложнее. Придется провести расследование, устроить встречную проверку и найти доказательства занижения налоговой базы. Поэтому если среди утраченных документов имеются и те, которые вы выставляли клиентам, и документы от поставщиков, то уделите максимум внимания восстановлению именно последних.

Если проверка началась

Перечисленные ранее действия носят превентивный характер. Теперь рассмотрим, что предпринять в случае, если документы не восстановлены (восстановлены не полностью), а налоговая проверка уже началась.

1. По требованию инспекции предоставьте максимально возможное количество запрашиваемых документов (в том числе восстановленные копии). Дополнительно письменно сообщите налоговой об утрате документов и работе по их восстановлению, попросите продлить срок их предоставления. К указанному письму приложите все оправдательные документы. Документальное подтверждение (акт о пожаре, о затоплении и т. п.) может быть основанием для продления срока подачи утраченных документов, но не освободит компанию от обязанности предоставить оправдательные документы, затребованные при проверке.

личный опыт

В ответ на запрос документов налоговой инспекцией я бы порекомендовал предоставлять им только то, что они запросили. Не стоит дополнять их реестрами, да еще с перечнем расходов и колонкой «Примечание», в которой будет перечислено наличие либо отсутствие первички. Предоставьте возможность налоговым инспекторам проверять все самостоятельно. Если у компании сохранилась копия документа в электронном виде, можно сослаться на утерю оригинала. Но налоговики практически со стопроцентной вероятностью спишут эти суммы с расходов. Возможно, в дальнейшем суд и займет вашу позицию, но для этого стоит изучить судебную практику и ссылаться на нее в споре.

2. Если не удалось восстановить утраченные документы и предоставить документальное подтверждение обоснованности налоговых вычетов и расходов, сумма налогов будет определена инспекцией расчетным методом:

  • по налогу на прибыль — расчетным путем на основании имеющейся информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках;
  • по НДС — расчетным путем будет исчислена налоговая база по НДС, а вот для применения налоговых вычетов обязательно нужны счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ). Нет счетов-фактур — нет вычетов. И не важно, по какой причине произошла утрата документов. Эта позиция отражена в постановлениях Президиума ВАС РФ от 09.03.11 № 14473/10, от 09.11.10 № 6961/10, от 30.10.07 № 8686/07. Налоговая на практике поступает просто: налоговую базу определяет по данным ранее предоставленных деклараций, а не подтвержденные счетами-фактурами налоговые вычеты исключает.

В этом случае отстаивать права можно единственным способом — оспаривать решение налоговой о доначислении налогов и сборов в конкретном случае при конкретных обстоятельствах. Для оспаривания решения налоговиков можно использовать следующие основания:

  • обоснованность выбора аналогичного налогоплательщика (соответствие видов деятельности, сведений о выручке от реализации продукции в расчете на одного работающего и др.). Иными словами, придется выявить существенные различия хозяйственной деятельности вашего предприятия и аналогичной компании, выбранной инспекцией;
  • обязанность налоговиков использовать информацию о вашем предприятии за прошлые отчетные периоды.

мнение эксперта

Что касается применения расчетного метода определения налога на прибыль на базе информации об аналогичном налогоплательщике, то арбитры не принимают во внимание только лишь возможность приблизительного расчета налога (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Методика расчета, проведенного инспекцией, не будет признана судом корректной, если в показателях деятельности налогоплательщиков будут различия. К примеру, если выручка, отраженная в декларациях, а также сумма налога к уплате, которую инспекция сочтет заниженной, в несколько раз превысят выручку и сумму налога аналогичного плательщика, подобранного инспекцией (постановление ФАС Московского округа от 17.04.12 № А40-81961/11-75-348).

Что же до обязанности инспекции использовать информацию за прошлые периоды, то налоговики не имеют права запрашивать у вас документы, которые они уже получили ранее при проведении налоговой проверки. Если вы представляли инспекторам не оригиналы, а заверенные копии, то информация должна быть сохранена, инспекторы не могут запросить ее вновь. Даже если документы сейчас утрачены, то штрафы будут необоснованными. Такие выводы следуют из положений пункта 5 статьи 93 НК РФ и подкреплены разъяснениями Минфина России (письмо от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191).

Не забывайте, что выводы инспекции должны быть обоснованы и документально подтверждены. И пока она не докажет вину предприятия, будет действовать презумпция невиновности налогоплательщика.

Журнал «Финансовый директор» № 3, Март 2014

17.12.2014 г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://vip.1gl.ru/#/hotline/rules/

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка