В качестве документов, подтверждающих задолженность, могут быть указаны: акты сверки расчетов, платежные поручения, договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами, товарные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Книга: Годовой налоговый отчет - 2014
Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
Для подтверждения правильности отражения на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию расчетов:
—с банками и другими кредитными учреждениями;
—с контрагентами (покупателями, продавцами, заимодавцами и заемщиками и т. д.);
—с работниками (подотчетными лицами и теми работниками, которые получали ссуды, займы от организации).
При сверке расчетов с работниками организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы переплаты работникам и причины ее возникновения.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
При проверке расчетов с дебиторами и кредиторами составляют акты сверки расчетов. Акт составляют по каждому контрагенту в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.
На основании актов сверки с кредиторами и дебиторами необходимо составить справку о кредиторской и дебиторской задолженности (например, по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88).
Данная справка является приложением к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, составленному, например, по форме №ИНВ-17.* Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у комиссии.
2. Ситуация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности
К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:*
- договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ (оказанных услуг);
- акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.
Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.
Подтвердить сумму и дату образования безнадежного долга нужно следующими документами:*
- договором, в котором указаны дата и сумма платежа (иного обязательства);
- приемочными актами (для исполнителя, подрядчика и т. д.);
- платежными поручениями (для заказчика, покупателя и т. д.);
- актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец периода ее списания, в котором зафиксирована сумма непогашенного обязательства;
- приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.
Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347, УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1 и от 22 марта 2011 г. № 16-15/026842.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса