Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Готовы ли вы к проверкам

Подписка
Срочно заберите все!
№24
1 июня 2015 432 просмотра

Директор ООО (УСН, доходы) в мае 2015 предоставил в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением документов (товарных чеков), датируемых 2012 годом (мелкие закупки канцтоваров, инструментов и т.д., аванс директору не выдавался). Допустимо ли принимать указанные документу к учёту?

Принять указанные документы к учету можно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Как компенсировать расходы сотруднику, если он приобрел товары для организации за свой счет

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

Из рекомендации «Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

Способ Какие документы потребуются Преимущество Недостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов; документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов; общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 иподп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажи Письменный договор купли-продажи или акт закупки Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат.* Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

Важное обстоятельство

Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

— возмещены расходы работнику.

<…>

Н.Г. Сазонова,

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», № 1, январь 2014

3. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете поступление материалов

Учитывать материалы нужно по определенным правилам. При этом есть критерии, которым должен отвечать такой учет. Все они названы в пункте 7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н. Например:

  • важно организовать оперативный (своевременный) учет запасов*;
  • учет должен быть достоверным, то есть отражать можно только реальные и подтвержденные документами операции;
  • синтетический учет должен совпадать с данными аналитического на начало каждого месяца как по оборотам, так и по остаткам;
  • различия между бухгалтерским и складским, оперативным учетом движения запасов в подразделениях недопустимы.

Внимание: невыполнение требований может привести к занижению налогов и искажению баланса.* А если данные будут отличаться от реальных более чем на 10 процентов, то налоговые инспекторы, выявив такие нарушения, накажут виновных должностных лиц. Например, руководителя или главного бухгалтера организации.

Ведь речь идет о грубом нарушении правил ведения бухучета и представления отчетности. Размер штрафа составит от 2000 до 3000 руб.

Избежать наказания можно, только исправив ошибки до сдачи бухгалтерской отчетности. А также представив уточненные налоговые расчеты или декларации.

Такой порядок установлен статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы не допустить нарушения, важно правильно оформлять и своевременно отражать в учете поступление материалов. При этом соблюдайте два простых правила. Первое – подтвердить получение и оформить постановку на учет материалов надо первичными документами. Второе – оприходовать материалы можно только по фактической себестоимости.

<…>

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

02.06.2015г.

С уважением, Наталья Колосова,

Ваш персональный эксперт.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка