Правильно оформить актом об уничтожении документов по результатам проведенной экспертной комиссией их ревизии.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как упростить документооборот в бухгалтерии
Шаг 3. Проведите ревизию по устаревшим документам
У всех организаций в процессе работы копятся бумаги – первичка, регистры учета, отчетность. Их необходимо хранить определенное время и в специальных местах.
Если в организации есть обособленные подразделения, то хранить документы можно не в головном офисе, а в таком подразделении. Ведь требования о том, что бумаги обязательно надо хранить исключительно по адресу головного подразделения, законодательство не содержит. Конкретное место хранения документов утверждает руководитель организации.
Когда у документа истекает срок, его можно уничтожить. Но чтобы выявить такие бумаги и избавиться от них, необходимо провести ревизию. К слову, проверить первичку вы можете так, как вам удобно. Ведь ни одним законом подобная процедура не регламентирована*.
Если объем документов большой и вы хотите, чтобы сотрудники бухгалтерии сделали все четко и по порядку, тогда стоит прописать алгоритм проверки в специальном положении. Еще при желании можно составить с руководителем отдельный приказ, в котором стоит назначить экспертную комиссию, направления и сроки ревизии. Но можно обойтись и без таких формальностей*.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Самая важная и сложная задача в ревизии – это определить максимальный из всех возможных срок хранения каждого документа, чтобы без последствий для организации уничтожить устаревшие бумаги. Ведь иногда предусмотренные в разных законах и нормативных актах периоды отличаются*.
Например, первичку для целей исчисления налогов надо хранить минимум четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Однако для бухучета документы надо беречь пять лет, а то и дольше или вовсе постоянно (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). А бумаги, которые подтверждают начисление и уплату страховых взносов, надо сохранять минимум шесть лет (подп. 6 п. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Если вы уничтожите первичку раньше срока, то организации грозит штраф.
Чтобы не запутаться в том, какой документ устарел, а какой еще нет, составьте таблицу. В нее надо свести максимальные периоды хранения по всем документам. И уже ориентируясь на них, принимать решение: уничтожать бумаги или оставить*.
И вот когда вы провели ревизию, выявили ненужную больше первичку, составьте акт об уничтожении документов с подробной их описью. Если бумаг, от которых надо избавиться, достаточно много, то в описи можно их сгруппировать по видам или налоговым периодам*.
Главбух советует: ревизию первички проведите по трем направлениям.
Во-первых, определите документы, которые можно без сомнений уничтожить. Во-вторых, оставшиеся проверьте на ошибки. И в-третьих, выявите первичку, которую нужно восстановить, поскольку ее просто нет на месте.
Елена Смирнова
директор департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»
Елена Чистякова
бизнес-тренер, преподаватель МВА ExecutiveCoach,
член Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента
11.06.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.