В случае утери транспортной (товарно-транспортной) накладной организация не вправе признать расходы на доставку груза. В данном случае следует получить у контрагента копию или дубликат ТТН.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как документально оформить продажу товаров оптом
Транспортная накладная
При доставке грузов автомобильным транспортом составляется транспортная накладная. Этот документ грузоотправитель (если иное не предусмотрено договором) обязан оформить для подтверждения заключения договора перевозки груза* (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).
Если доставка осуществляется собственными силами покупателя, составлять транспортную накладную необязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).
Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В накладной указываются сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, о грузе и транспортном средстве, приводятся стоимость услуг транспортной компании, сопроводительные документы. Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7. А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допускаются прочерки. Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленным Законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц. В таком же порядке заверяются все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Для целей бухгалтерского и налогового учета транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36). В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар, затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом автомобиля. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Затраты на перевозку подтвердит товарная накладная
Факт заключения договора подтвердит накладная
Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей транспортной накладной, коносамента или иного документа на груз, предусмотренных соответствующим транспортным уставом ( п. 2 ст.785 Гражданского кодекса РФ ). Аналогичная норма содержится в пункте 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от15 апреля 2011 г. №272 . В нем сказано, что заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем по форме согласно приложению №4к Правилам перевозки. Но эта норма приведена с оговоркой: если иное не предусмотрено договором перевозки груза. Таким образом, если в договоре не предусмотрено составление иного товаросопроводительного документа, то грузоотправителю необходимо составить транспортную накладную.* На это указал и Минфин России в письме от23 апреля 2013г. №03-03-06/1/14014 .
Какой еще документ нужен
Транспортная накладная по форме, согласно приложению №4 к Правилам перевозки, не содержит граф для указания стоимости груза, сумм налога на добавленную стоимость. Кроме того, ее форма не приспособлена для указания большого количества наименований товара. Как правило, при перевозке большого ассортимента в ней указывают количество мест (полет). Поэтому только ее в качестве товаросопроводительного документа покупателю для оприходования товара недостаточно. Необходим дополнительный документ. В качестве его может применяться как документ, разработанный организацией самостоятельно, так и одна из унифицированных форм. Например, товарно-транспортная накладная формы №1-Т , утвержденная постановлением Госкомстата России от28 ноября 1997г. №78 .
Может применяться товарнотранспортная накладная
Накладная формы №1-Т предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Она состоит из товарного и транспортного разделов. Первый определяет взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя и служит для списания товарно-материальных ценностей у одного и оприходования их у другого.
Второй (транспортный) раздел определяет взаимоотношения грузоотправителя с перевозчиками и служит для учета транспортной работы и расчетов за услуги по перевозке грузов.
Товарно-транспортная накладная составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Если на одном автомобиле перевозятся товары в адрес нескольких получателей, она выписывается каждому грузополучателю в отдельности. Оформляется ТТН в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товаров. Второй передается водителем грузополучателю и предназначается для их оприходования. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация-перевозчик прилагает к счету за перевозку, а четвертый служит основанием для учета транспортной работы. По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах.
Первый и второй экземпляры передаются организации – владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации – владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы. По грузам нетоварного характера, по которым складской учет организован путем замера, взвешивания, накладная выписывается в трех экземплярах.
Можно использовать и другой документ
Поскольку для подтверждения факта заключения договора на перевозку груза нужна транспортная накладная, а унифицированные формы первичных документов с 1 января 2013 года не применяются, то кроме накладной №1-Т дополнительным документом может служить как накладная ТОРГ-12 , так и самостоятельно разработанный организацией документ. Например, акт приема-передачи.
Дополнительным условием при его составлении является наличие реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Журнал «Учет в торговле» № 7, июль 2013
3. Статья: Что предпринять, если вы утратили бухгалтерские документы
О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый. Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №?558. Наиболее важные выдержки из этого документа мы привели на с. 91. А в статье расскажем, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. Общая схема действий приведена ниже.
Схема. Как восстановить утраченные документы*
Какие документы нужно восстановить при их пропаже
Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек.* В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 №?129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №?558 . Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень . Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.
Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НК?РФ)? Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами — остатки числятся, а что за объекты — неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы.
Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.
Как бумаги восстановить
Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» — постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.
Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.
Рисунок 1. Образец запроса в банк о предоставлении копий платежных поручений и выписок
Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.
Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.
«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов. Образец запроса приведен на рис. 2. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.
Рисунок 2. Образец запроса контрагенту для получения копий первичных документов
Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.
Журнал «Упрощенка» № 6, июнь 2012