да, организация вправе перечислить сотрудникам денежные средства под отчет, для их передачи клиентам, на личные «зарплатные» карты. Для этого в учетной политике организации нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, указать, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников» (см. Письмо от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Несмотря на то что это письмо адресовано бюджетным учреждениям, его положения можно распространить и на коммерческие организации).
Однако в этом случае организации-займодавцу следует оформить передачу сотруднику полномочий по передаче клиенту денежных средств (суммы займа) путем выдачи доверенности.
Кроме того, нужно обеспечить сохранность денежных средств при перевозке. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П устанавливает, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем (п. 1.11). Следовательно, организация самостоятельно определяет данный порядок в своих внутренних локальных нормативных актах и, соответственно, обеспечение сохранности денежных средств всецело находится в ее ведении.
В отношениях с агентами организации и порядка передачи им денежных средств действуют положения заключенных с ними агентских договоров. Соответственно, стороны вправе предусмотреть такой порядок возмещения расходов агента, как перечисление денежных средств на его расчетный счет (с указанием реквизитов счета).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух», «Системы Юрист».
1. Рекомендация: Что необходимо проверить при заключении договора с посредником
3. Обязанность посредника приложить к отчету документы, подтверждающие расходы посредника.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
По закону лишь агент должен представлять вместе с отчетом доказательства произведенных им за счет принципала расходов (п. 2 ст. 1008 ГК РФ). Такую же обязанность необходимо предусмотреть для любого посредника. Это обезопасит клиента от неоправданных затрат.
Так, организация-заказчик должна возмещать посреднику расходы, понесенные им при исполнении поручения (п. 2 ст. 975, ст. 1001 ГК РФ). В свою очередь посреднику необходимо документально подтвердить понесенные издержки*. Целесообразно закрепить в договоре обязанность представлять доказательства издержек вместе с отчетом. Если организация-исполнитель потребует возместить понесенные расходы, однако не приложит к отчету необходимые доказательства (например, платежные поручения и счета-фактуры), то клиенту не придется выплачивать денежные средства (при условии если по договору клиент не должен перечислить необходимые средства еще до начала исполнения поручения). Даже если контрагент обратится в суд, то клиент сможет сослаться на нарушение истом обязанности по представлению необходимых документов вместе с отчетом.
Виктор Анохин
доктор юридических наук, профессор, заслуженный юрист РФ, председатель Арбитражного суда Воронежской области в отставке
Виталий Перелыгин
эксперт ЮСС «Система Юрист»
Александр Бычков
начальник юридического отдела ЗАО «ТГК Салют»
2. Ситуация: Можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника
Да, можно.
Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.
Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников».
Аналогичные разъяснения приведены в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Несмотря на то что это письмо адресовано бюджетным учреждениям, его положения можно распространить и на коммерческие организации.*
Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).
Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.
Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.
Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.
В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация: Как правильно выд ать доверенность представителю
Организации и физические лица зачастую выступают в гражданском обороте через представителей. Как правило, полномочия одного лица выступать в гражданском обороте в качестве представителя другого лица оформляются в виде доверенности.
Доверенность представляет собой письменный документ, в котором содержатся полномочия представителя действовать от имени представляемого перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). От того, смог ли представляемый соблюсти все правила выдачи доверенностей, зависит как действительность сделок и иных юридических действий, совершенных представителем от имени представляемого, так и определенность во взаимоотношениях между представителем и представляемым.*
Внимание! С 1 сентября 2013 года правила работы с доверенностями изменились.
Федеральным законом от 7 мая 2013 г. № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации» были изменены правила работы с доверенностями. Эти изменения нужно учитывать при выдаче доверенностей от имени организации или физического лица.
Какие реквизиты должны быть указаны в доверенности
Доверенность должна быть совершена в письменной форме путем составления единого документа. Это следует из содержащегося в Гражданском кодексе РФ определения, в котором сказано, что доверенность «представляет собой письменный документ».
В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается ничтожной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).*
Обязательно ли в доверенности указывать срок ее действия
Нет, не обязательно.
Дело в том, что наличие или отсутствие в доверенности срока, на который она выдана, никак не влияет на действительность такой доверенности. При условии что в доверенности указана дата ее выдачи (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Если срок действия в доверенности не указан, то она будет сохранять силу в течение одного года со дня ее совершения.
Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.
Если представляемое лицо желает выдать безотзывную доверенность (доверенность, отмена которой до окончания ее срока возможна лишь по строго ограниченному кругу оснований), то в таком случае в доверенности нужно сделать прямое указание на ограничение возможности ее отмены (п. 2 ст. 188.1 ГК РФ). Такое указание может быть сделано в виде специальной надписи в тексте доверенности о том, что доверенность является безотзывной. Либо в доверенности может быть прямо указано, что доверенность не может быть отменена до истечения срока ее действия. Если такое указание в доверенности будет отсутствовать, то доверенность не будет являться безотзывной вне зависимости от ее содержания.
Подробнее о безотзывных доверенностях см. Как прекратить полномочия представителя и отменить доверенность.
Совет
Наименования юридических лиц стоит приводить в доверенности без сокращений, при этом указывать:
1) место их нахождения;
2) ОГРН;
3) ИНН.
Это позволит устранить неопределенность в субъекте, который выдает доверенность. Дело в том, что в ЕГРЮЛ может быть зарегистрировано несколько юридических лиц с одинаковыми наименованиями и организационно-правовой формой, что может привести к излишним спорам между сторонами.
По тем же соображениям целесообразно указывать в доверенности полностью фамилии, имена и отчества граждан, а также адрес места их жительства. При несоблюдении этого правила велики риски возникновения споров о том, кто именно из граждан выдал ту или иную доверенность.
Кроме того, в тексте доверенности желательно хотя бы один раз обозначить словами каждые число и срок, относящиеся к содержанию документа.
В доверенности также могут содержаться факультативные сведения или графы (например, образец подписи представителя, номер доверенности и т. п.). Нужно иметь в виду, что наличие либо отсутствие таких сведений или граф никак не влияет на действительность доверенности, ее соответствие требованиям законодательства. С одной стороны, такие реквизиты не предусмотрены в законе в качестве обязательных. С другой стороны, указывать такие дополнительные реквизиты в доверенности законом не запрещается.
Например, отсутствие в доверенности идентифицирующих признаков представителя, включая его паспортные данные, не повлечет недействительности такой доверенности (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 декабря 2009 г. по делу № А69-1159/2009). В то же время очевидно, что данные реквизиты весьма желательно указывать в доверенности.
Подробнее о реквизитах доверенности см. запись вебинара Новые правила работы с доверенностями.
Кем может быть удостоверена доверенность
Ответ на вопрос, кем может быть удостоверена доверенность, зависит от того, кто выдает эту доверенность.
Доверенность от имени юридического лица может быть удостоверена:
- нотариально;
- подписью руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это законом или учредительными документами.*
Можно ли от имени юридического лица выдать доверенность без приложения печати организации
Да, можно. Если только это не доверенность на участие от имени юридического лица в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве.
По общему правилу на доверенности, удостоверяемой юридическим лицом, печать ставить не обязательно. Поэтому отсутствие печати не повлияет на действительность такой доверенности.
Такие правила установлены в пункте 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.
Однако на практике все же рекомендуется скреплять доверенность от имени организации печатью, чтобы избежать лишних споров. Дело в том, что доверенность без печати может вызвать сомнения у контрагента, так как до 1 сентября 2013 года проставление печатей было обязательно для любых доверенностей, выданных юридическими лицами. А про изменения в законодательстве контрагент может и не знать.
Обоснование
Ранее действовало иное правило, в соответствии с которым доверенность от имени юридического лица выдавалась за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Такие правила были закреплены в пункте 5 статьи 185 Гражданского кодекса РФ в прежней редакции.
С 1 сентября 2013 года это правило отменено, и теперь правило об обязательном приложении печати на доверенности, выдаваемой юридическим лицом, исключено. Теперь на доверенностях, которые будут выданы начиная с 1 сентября 2013 года, можно не ставить печать организации. Однако если доверенность была выдана до 1 сентября 2013 года, то на ней должна стоять печать организации. В противном случае такая доверенность может быть признана недействительной.
Кроме того, нужно иметь в виду, что в отношении ряда доверенностей от имени юридических лиц в законе установлено дополнительное требование о скреплении доверенности печатью организации.
В частности, требование об обязательном проставлении печати организации обязательно для доверенностей на участие от имени юридического лица в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве. Такие требования установлены в части 3 статьи 53 Гражданского процессуального кодекса РФ, части 5 статьи 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ, части 2 статьи 54 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Федеральный закон «Об исполнительном производстве»). Это дополнительный аргумент для того, чтобы скреплять доверенность от юридического лица в любом случае.
Доверенность от имени гражданина может быть удостоверена:
- нотариально;
- самим гражданином. Если такой гражданин имеет статус индивидуального предпринимателя, то, как правило, на такой доверенности ставится печать индивидуального предпринимателя. Как и в случае с юридическим лицом, наличие или отсутствие печати на доверенности, выдаваемой индивидуальным предпринимателем, никак не влияет на действительность такой доверенности. Однако если индивидуальный предприниматель самостоятельно удостоверяет доверенность своему представителю на ведение дел в арбитражном суде, то такая доверенность в любом случае должна быть скреплена печатью индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 61 АПК РФ);
- иным лицом в случаях, которые предусмотрены в пунктах 2 и 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ, части 2 статьи 53 Гражданского процессуального кодекса РФ.
Совет При решении вопроса, как удостоверить доверенность – самостоятельно в организации или нотариально, нужно иметь в виду следующее.
Есть только несколько случаев, когда доверенность со стороны организации должна быть заверена нотариально:
- доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ);
- доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав и сделок (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ);
- доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ);
- доверенность, выдаваемая в порядке передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ);
- безотзывная доверенность (п. 2 ст. 188.1 ГК РФ).
В таких случаях доверенность, выданная без участия нотариуса, не подойдет.
В остальных случаях доверенность может быть удостоверена как нотариально, так и организацией самостоятельно. При этом по своей юридической силе доверенность, удостоверенная нотариально, и доверенность, удостоверенная руководителем организации (иным уполномоченным сотрудником организации), не различаются. Само по себе нотариальное удостоверение доверенности является более затратным способом. Дело в том, что нотариальное удостоверение доверенности требует как финансовых затрат, так и личного присутствия лица, которое будет подписывать доверенность от имени организации. С другой стороны, традиционно доверенности, удостоверенной нотариально, придается большее значение, и оспаривать действительность такой доверенности несколько сложнее ввиду особых формализованных правил ее выдачи нотариусом.
Такие же правила действуют в отношении доверенностей, выдаваемых гражданами, с тем лишь исключением, что доверенность от имени гражданина другому лицу (за исключением безотзывных доверенностей) вместо нотариуса может быть удостоверена лицами, указанными в пункте 2 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ. Такие доверенности приравниваются к доверенностям, удостоверенным нотариально.
Николай Миллер
нотариус г. Москвы
Роман Масаладжиу
кандидат юридических наук, старший эксперт ЮСС «Система Юрист», преподаватель МГЮА им. О.Е. Кутафина
Дмитрий Чваненко
начальник юридического отдела ООО «Русский проект»
4. «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденное Банком России 12.10.2011 N 373-П
«1.11. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем*».
06.06.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.