В данной ситуации такие расходы при расчете налога на прибыль не нормируются. Для выплаты компенсации и учета ее при расчете налога на прибыль должно соблюдаться следующие условия: автомобиль должен принадлежать сотруднику, условие о компенсации (и ее сумма) должно быть прописано в трудовом (коллективном) договоре. Учесть такую компенсацию можно будет в полной сумме, то есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника
Да, можно.
За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.
В отношении легковых автомобилей компенсация за их использование в служебных целях учитывается при расчете налога на прибыль в пределах норм.
Расходы на выплату компенсации за использование личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) сотрудников главой 25 Налогового кодекса РФ не предусмотрены.
Однако перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, является открытым (ст. 264 НК РФ). Поэтому при соблюдении всех необходимых условий компенсации сотрудникам за использование их личных грузовых автомобилей (микроавтобусов) в служебных целях можно учесть при расчете налога на прибыль в полном объеме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть в размерах, согласованных сторонами трудового (коллективного) договора (ст. 188 ТК РФ).
Такой вывод следует из писем Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150, от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61.
Следует отметить, что в отношении компенсации за использование микроавтобуса Минфин России указывал на то, что подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ позволяет включить в расходы только компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника (письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293). При этом в письме ничего не сказано о возможности учесть в расходах компенсацию за использование микроавтобуса на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Однако, в связи с выходом более поздних разъяснений финансового ведомства, позволяющим учесть в расходах компенсацию за использование видов транспорта, отличных от легкового (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150), при отнесении к расходам компенсации за использование микроавтобуса, организация может руководствоваться именно ими.
Главбух советует: при использовании личного автомобиля сотрудника организация также вправе заключить с ним договор аренды транспортного средства. В этом случае вместо компенсации сотруднику нужно будет выплатить арендную плату. Она в полном объеме уменьшит налогооблагаемую прибыль (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24 апреля 2008 г. № 03-03-06/1/293).
Статья: Какие расходы, прямо не упомянутые в кодексе, можно учесть при расчете налога на прибыль
Компенсация за использование личного имущества. В Налоговом кодексе РФ есть только одна норма, позволяющая признать такие затраты. Но касается она только компенсации за использование личного легкового автомобиля или мотоцикла (подпункту 4). Нормы, позволяющей учесть в расходах компенсацию за использование другого личного имущества в служебных целях, в кодексе нет.
Тем не менее чиновники препятствий здесь не чинят. В письме Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 говорится, что расходы на выплату компенсации за использование любого личного имущества в служебных целях (например, компьютера или принтера) могут учитываться при расчете налога на прибыль. Аналогичный вывод в отношении грузовых машин содержит письмо Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150.
Чтобы признать такие затраты, должны одновременно выполняться такие условия:
– стороны подписали соглашение, в котором указано, какое имущество сотрудника будет использоваться в служебных целях, и определена сумма компенсации, а также порядок ее выплаты;
– есть документы, подтверждающие, что имущество используется в служебных целях. Это могут быть должностные инструкции работников, из которых видно, что для выполнения служебных обязанностей им требуется соответствующее имущество.
Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150: Об учете расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей
Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника главой 25 НК РФ не предусмотрены.
Вместе с тем, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, считаем, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта, поименованного в статье 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям статьи 252 НК РФ.
При этом ввиду того, что статья 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование принадлежащего работнику имущества, в целях главы 25 НК РФ такое грузовое транспортное средство также должно принадлежать работнику на праве собственности.
Нина Максимова,
эксперт БСС «Система Главбух»