Командировочные расходы включают в себя оплату проезда сотрудника, расходы по найму жилья, суточные, а также другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации (ст. 168 ТК РФ).
Суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд, а также расходов на наем жилья начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Организация может компенсировать командированному сотруднику и другие расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения иных командировочных расходов определяются в коллективном договоре (локальном нормативном акте). Таким образом, если условия о компенсации тех или иных расходов закреплено внутренними документами организации, начислять на сумму компенсации страховые взносы не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника
Какие расходы нужно возместить
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*
- оплату проезда;
- расходы по найму жилья;
- суточные;
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к месту нахождения работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).
В коммерческих организациях
Командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения
Страховые взносы
Суточные представляют собой частичную компенсацию расходов, которые сотрудник несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей во время командировки. При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такие компенсации не учитываются, если они:*
- предусмотрены действующим законодательством;
- выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.
Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает организацию закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.
Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.*
Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. С таких сумм нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет.
Это следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абзаца 10 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ и письма Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
Страховые взносы
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения
Страховые взносы
Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
О том, нужно ли начислять страховые взносы на сумму компенсации, если расходы на наем жилья документально не подтверждены, см. Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим.
О начислении налогов с компенсации расходов на оплату дополнительных услуг гостиницы см. Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
5. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ и страховые взносы
Расходы, понесенные через подотчетных лиц, при наличии подтверждающих документов не являются выплатами в пользу сотрудников. Поэтому израсходованные деньги не учитывайте при расчете:*
- НДФЛ (ст. 207, 41 НК РФ, письмо Минфина России от 8 апреля 2010 г. № 03-04-06/3-65);
- взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
07.07.2014 г.
С уважением,
Мария Мачайкина, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».