Конкретного перечня документов, которые оформляются только на бумажном носителе, нет. К таким документам, например, относятся:
- ценные бумаги на предъявителя (вексель, облигация),
- трудовой договор,
- трудовая книжка,
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них,
- личная карточка,
- договор о полной материальной ответственности,
- больничный лист,
- заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников),
- ученический договор,
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.
Более подробный список смотрите ниже.
Обоснование
Из статьи журнала «Кадровое дело» № 8, Август 2013
Особенности работы с электронными документами
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключение – случаи, когда федеральные законы или принимаемые в соответствии с ними нормативные правовые акты требуют составлять документ только на бумажном носителе (таблица ниже).
Вы вправе дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде
На практике даже если в организации введена система электронного документооборота, часть документов, в отношении которых закон требует получать личные подписи работников, оформляют на бумаге. Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ведь она содержит графы «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и «Расписка работника в получении трудовой книжки». А вот журнал регистрации трудовых договоров ведут в электронном виде.
В статье 1 Закона № 63-ФЗ перечисляются случаи, когда документ может быть составлен в электронном виде и заверен электронной подписью. Это совершение гражданско-правовых сделок; оказание государственных и муниципальных услуг; исполнение государственных и муниципальных функций; совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.
Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде
Документ | Основание |
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора | Часть пятая ст. 64 ТК РФ |
Трудовой договор | Часть первая ст. 67, ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ |
Трудовая книжка | Статья 66, ч. седьмая ст. 312.2 ТК РФ, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225) |
Личная карточка работника | Пункт 12 Правил № 225 |
Договор о материальной ответственности | Часть первая ст. 244 ТК РФ |
Больничный лист | Часть 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ |
Изменение определенных сторонами условий трудового договора | Статьи 72, 72.1, 74, 306, 332, 344 ТК РФ |
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников) | Часть первая ст. 128 ТК РФ |
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни | Часть восьмая ст. 113 ТК РФ |
Ученический договор | Статья 200 ТК РФ |
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба | Часть вторая ст. 247 ТК РФ |
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок | Часть первая ст. 193 ТК РФ |
Предупреждение работника о расторжении трудового договора | Статьи 71, 79, 180, 288, 292, 296 ТК РФ |
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора | Статьи 80, 280, 292, 296, 348.2, 348.12 ТК РФ |
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора | Часть вторая ст. 84.1, ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ |
Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи. Но в отраслевом законодательстве (Трудовом кодексе) обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ). С помощью такой подписи каждая из сторон подтвердит, что ознакомилась с электронным документом1.
Заранее предусмотрите границы компетенции работника, который подписывает электронные документы, – что он вправе подписывать. В этом случае без ведома руководства сотрудники не превысят свои полномочия
Путем обмена электронными документами дистанционный работник может (ч. пятая ст. 312.1, ч. пятая ст. 312.2 ТК РФ):
– знакомиться с локальными нормативными актами организации, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами;
– заключить трудовой договор о дистанционной работе и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
– обратиться к работодателю с заявлением, представить объяснения или другую информацию.
При этом работодатель обязан направить дистанционному сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением:
– экземпляр трудового договора – не позднее трех календарных дней с момента его заключения (ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ);
– бумажную копию приказа о прекращении трудового договора о дистанционной работе – в день прекращения трудового договора (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).
Ошибка Некоторые работодатели считают, что они могут принимать от работников заявления и необходимые для назначения детских пособий документы (сведения) в электронном виде при условии, что они заверены квалифицированной электронной подписью (п. 5.1 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н (далее – Порядок)). |
Как правильно Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что сотрудник по почте направляет в организацию, назначающую пособия, копии документов, заверенные в установленном законом порядке, например, нотариусом (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утверж денных постановлением Верховного Совета РФ от 11 февраля 1993 г. № 4462-1; Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X). |
Что будет если... Если компания оплатит пособие по отсканированным и незаверенным в установленном порядке копиям документов, ФСС России не примет его к зачету. |