Законодательство не содержит ответа на Ваш вопрос. Если руководствоваться ГОСТом (см. п. 1 ответа), вместо должностей руководитель и главный бухгалтер нужно указать должность подписавшего документ лица.
Документы, которые Вы упоминаете, – справки по форме 2-НДФЛ и 4н – относятся к сфере регулирования налогового законодательства и законодательства о социальном страховании.
Если подпись уполномоченного лица ставится в листке нетрудоспособности, ФСС России рекомендует не исправлять наименование должности (руководитель), и при этом указывать фамилию и подпись уполномоченного лица. Такие разъяснения Вы можете найти на сайтах региональных управлений ФСС России (см., например, http://www.fsskomi.ru/doc/blanks/BolnList/askquest.php?ELEMENT_ID=2509). Хотя эти рекомендации не являются официальными, в Вашем случае фактически происходит то же самое. Вы указываете наименование должности и далее фамилию и подпись лица, которое эту должность не замещает. Справка по форме 4н в большей степени касается вопросов начисления пособий, поэтому можно руководствоваться указанными разъяснениями контролирующего ведомства и при оформлении этой справки. То есть Ваш вариант возможен.
Справка по форме 2-НДФЛ относится к сфере налогового права. Фактически из разъяснений Минфина России (см. п. 2 ответа) следует, что нужно указать должность подписавшего справку лица и некорректно указывать «руководитель» в то время как уполномоченное лицо им не является.
То есть в налоговых правоотношениях Ваш вариант не совсем корректен. Но штрафов за оформление документов таким образом нет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
«3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ* (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2. Письмо Минфина России от 25.07.2008 № 03-04-06-01/230
«Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу выдачи справок 2-НДФЛ и в соответствии со ст.34_2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с п.3 ст.230 Кодекса налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
В силу п.4 ст.26 Кодекса налоговый агент может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Кодексом.
Полномочия представителя должны быть документально подтверждены в соответствии с Кодексом и иными федеральными законами.
Уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации. Согласно п.5 ст.185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.
Таким образом, в случае подписания документов уполномоченным представителем организации, к ним должна прилагаться копия надлежащим образом оформленной доверенности, согласно которой представитель уполномочен на подписание от имени представляемого соответствующих документов. При этом в соответствующих строках документа "для подписи" вместо указания представляемого указываются данные уполномоченного представителя*, документ подписывается представителем и заверяется его печатью.»
3. Ситуация: Может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию по статье 126 Налогового кодекса РФ за непредставление справок по форме 2-НДФЛ. Справки были представлены в инспекцию в срок, но с ошибками (или были некорректно заполнены)
Нет, не может, если такие справки инспекция приняла.*
Если инспекция приняла справки по форме 2-НДФЛ, то она не может оштрафовать организацию по статье 126 Налогового кодекса РФ. Объясняется это следующим.
Налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2).
Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России