Подтверждающим документом для выдачи материальной помощи в связи со смертью является свидетельство о смерти. Если материальная помощь выплачена в связи со смертью члена семьи сотрудника, для освобождения данной компенсации от НДФЛ, необходимы документы, подтверждающие родство. К членам семьи относятся супруги, родители и дети (в том числе усыновленные). Для доказательства родства граждан может быть представлено свидетельство о браке или рождении. Так как паспорт умершего гражданина сдается в органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, по месту государственной регистрации смерти, документом подтверждающим родство будет служить свидетельство о рождении. Сведения о матери ребенка вносятся в запись акта о рождении ребенка на основании документов, указанных в статье 14 Федерального закона № 148, сведения об отце ребенка - на основании свидетельства о браке родителей. В случае если документы, подтверждающие родство не будут представлены, налоговая инспекция доначислит НДФЛ на выплаченную сотруднику материальную помощь. Пример решения, в котором суд учел документальное подтверждение родства - Постановление ФАС МО от 30.10.2009 № Ка-А40/11479-09.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух:
1. Рекомендация: Нужно ли удержать НДФЛ с материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника)
По общему правилу независимо от применяемой системы налогообложения материальная помощь облагается НДФЛ (п. 1 ст. 209,п. 1 ст. 210 НК РФ).
Из этого правила есть исключения. Так, не нужно удерживать НДФЛ:*
с материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за налоговый период на одного сотрудника (бывшего сотрудника, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту) (п. 28 ст. 217 НК РФ);
с единовременной материальной помощи, выплаченной в течение первого года в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка родителям или усыновителям, опекунам, в размере не более 50 000 руб. на каждого ребенка;
с единовременной материальной помощи (независимо от ее размера), выплаченной в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством. Факт наступления чрезвычайной ситуации должен быть подтвержден документально, а факт причинения и размер материального ущерба значения не имеют (письма Минфина России от 17 августа 2012 г. № 03-03-06/4/85, ФНС России от 18 августа 2011 г. № АС-4-3/13508). При этом подтверждающим документом может быть, например, справка из санэпидемстанции или от пожарной службы;
с единовременной материальной помощи (независимо от ее размера), выплаченной в связи со смертью члена семьи сотрудника (самого сотрудника, если материальная помощь была оказана членам его семьи);*
с единовременной материальной помощи (независимо от ее размера), выплаченной пострадавшим (родственникам погибших) от террористических актов на территории России. Документом, подтверждающим факт совершения террористического акта, является, например, справка из органов внутренних дел.
При этом единовременной материальной помощью считается такая помощь, которая предоставляется человеку на определенные цели не более одного раза в год по одному основанию (письмо ФНС России от 18 августа 2011 г. № АС-4-3/13508). Она освобождается от НДФЛ независимо от того, как ее выплатили – сразу всей суммой или частями в течение года (письмо Минфина России от 27 августа 2012 г. № 03-04-05/6-1006). Главное, чтобы основанием для этого был один документ, а именно приказ или распоряжение руководителя. Если же сотрудник получает матпомощь от работодателя по двум и более приказам (распоряжениям), то считать ее единовременной нельзя. И тогда с выплат по второму и последующим приказам (распоряжениям) придется удерживать НДФЛ. Аналогичные разъяснения есть в письмах Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-04-06/34374,от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33543.
Полный перечень оснований, когда НДФЛ с материальной помощи удерживать не нужно, приведен в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ.*
При освобождении от НДФЛ материальной помощи в связи со смертью члена семьи сотрудника обратите внимание на следующее. По данному основанию не облагается НДФЛ единовременная выплата членам семьи сотрудника, не только умершего, но и погибшего в результате несчастного случая на производстве (письмо Минфина России от 18 мая 2012 г. № 03-04-06/6-141). Подтверждающим документом для выдачи такой материальной помощи является свидетельство о смерти. Также для подтверждения родства граждан (например, при разных фамилиях у супругов) могут потребоваться свидетельства о браке или рождении.* Не нужно удерживать НДФЛ и в случае смерти близкого родственника сотрудника (например, брата или сестры), который формально не признается членом его семьи. Налог не удерживается при условии, что умерший проживал совместно с сотрудником (письмо Минфина России от 14 ноября 2012 г. № 03-04-06/4-318).*
Во всех остальных случаях налог нужно удержать.
Сергей Разгулин,
действительный государственный
советник РФ 3-го класса
Олег Хороший
советник налоговой службы РФ III ранга
2. Статья: 3.4. Прочие выплаты (матпомощь, займы, дивиденды и т.д.)
Для оказания работнику материальной помощи необходимо оформить следующие документы:
1) заявление от работника (с приложением подтверждающих документов, если необходимо);
2) приказ о выдаче материальной помощи (в произвольной форме) с указанием размера и срока выплаты.
В соответствии с нормами ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, суммы материальной помощи признаются прочими расходами. В учете делаются следующие проводки:
В соответствии со статьей 217 Налогового кодекса РФ данный налог не удерживается:
– в связи со смертью члена семьи сотрудника (самого сотрудника, если материальная помощь была оказана членам его семьи). К членам семьи относятся супруги, родители и дети (в том числе усыновленные). Подтверждающим документом в данном случае является свидетельство о смерти. Для доказательства родства граждан может быть представлено свидетельство о браке или рождении;*
Справочник: Библиотека журнала «Главбух». Полезные сведения о кадровом учете для бухгалтера
3. Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»
Статья 17. Порядок внесения сведений о родителях в запись акта о рождении ребенка
1. Отец и мать, состоящие в браке между собой, записываются родителями в записи акта о рождении ребенка по заявлению любого из них.
Сведения о матери ребенка вносятся в запись акта о рождении ребенка на основании документов, указанных в статье 14настоящего Федерального закона, сведения об отце ребенка - на основании свидетельства о браке родителей.*
2. В случае, если брак между родителями ребенка расторгнут, признан судом недействительным или если супруг умер, но со дня расторжения брака, признания его недействительным или со дня смерти супруга до дня рождения ребенка прошло не более трехсот дней, сведения о матери ребенка вносятся в запись акта о его рождении в порядке, установленном пунктом 1 настоящей статьи, сведения об отце ребенка - на основании свидетельства о браке родителей или иного документа, подтверждающего факт государственной регистрации заключения брака, а также документа, подтверждающего факт и время прекращения брака.
3. В случае, если родители ребенка не состоят в браке между собой, сведения о матери в запись акта о рождении ребенка вносятся в порядке, установленном пунктом 1 настоящей статьи.
Сведения об отце ребенка в данном случае вносятся:
на основании записи акта об установлении отцовства в случае, если отцовство устанавливается и регистрируется одновременно с государственной регистрацией рождения ребенка;
по заявлению матери ребенка в случае, если отцовство не установлено. Фамилия отца ребенка записывается по фамилии матери, имя и отчество отца ребенка - по ее указанию. Внесенные сведения не являются препятствием для решения вопроса об установлении отцовства. По желанию матери сведения об отце ребенка в запись акта о рождении ребенка могут не вноситься.
Статья 23. Свидетельство о рождении
Свидетельство о рождении содержит следующие сведения:
фамилия, имя, отчество, дата и место рождения ребенка;
фамилия, имя, отчество, гражданство родителей (одного из родителей);
дата составления и номер записи акта о рождении;
место государственной регистрации рождения (наименование органа записи актов гражданского состояния);
дата выдачи свидетельства о рождении.
По желанию родителей в свидетельство о рождении может быть внесена запись о национальности родителей (одного из родителей).*
4. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 № 828 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации»
19. Паспорт умершего гражданина сдается в органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, по месту государственной регистрации смерти для направления в территориальный орган Федеральной миграционной службы по месту государственной регистрации смерти гражданина на территории Российской Федерации.*
Паспорт гражданина, умершего за пределами Российской Федерации, сдается в дипломатическое представительство или в консульское учреждение Российской Федерации для последующего направления его в соответствующий территориальный орган Федеральной миграционной службы на территории Российской Федерации.
5. Постановление ФАС МО от 30.10.2009 № КА-А40/11479-09
Признавая решение налогового органа недействительным в части доначисления НДФЛ в связи с неподтверждением правомерности выплат в соответствии с п.8 ст.217 НК РФ, суды пришли к правомерному выводу, что при выплате материальной помощи налогоплательщик...
Федеральный арбитражный суд Московского округа в составе:..., установил:
ЗАО "Сибуглемет" (далее - общество, налогоплательщик) обратилось в Арбитражный суд г.Москвы с заявлением о признании недействительным решения ИФНС России N 6 по г.Москве (далее - инспекция, налоговый орган) от 20.08.2008 N 14-10/2155 "о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения".
Решением Арбитражного суда г.Москвы от 03.07.2009, оставленным без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.08.2009, заявленные требования удовлетворены частично.
Решение инспекции признано недействительным в части доначисления налога на прибыль в сумме 227604 руб., начисления соответствующих сумм пени в размере 14587 руб. и штрафа по п.1 ст.122 НК РФ в размере 45521 руб., доначисления налога на доходы иностранных организаций, не связанных с деятельностью через постоянное представительство, в размере 54039647 руб., начисления штрафа по п.1 ст.123 НК РФ в размере 10807929 руб., доначисления налога на доходы физических лиц в размере 10400 руб. и начисления пени по налогу на доходы физических лиц в размере 468422,98 руб. В удовлетворении остальной части требований отказано.*
Признавая решение налогового органа недействительным в части доначисления налога на доходы физических лиц в размере 10400 руб. в связи с неподтверждением правомерности выплат в соответствии с п.8 ст.217 НК РФ, суды пришли к правомерному выводу, что при выплате материальной помощи налогоплательщик располагал документами, подтверждающими близкое родство лиц, получивших материальную помощь с умершим работником.
Доводы Инспекции в кассационной жалобе повторяют оспариваемое решение, апелляционную жалобу - были исследованы судами при рассмотрении дела по существу, им дана правильная правовая оценка.
Все обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения спора, судами были установлены полно, всесторонне и объективно, каждому доказательству дана надлежащая оценка, с которой суд кассационной инстанции согласен.
Переоценка фактических обстоятельств, установленных судами, не входит в компетенцию суда кассационной инстанции в силу ч.2 ст.287 АПК РФ.*
27.11.2013г.
С уважением,
Ваш персональный эксперт Колосова Наталья.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://vip.1gl.ru/#/hotli№e/rules/?step=2
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени