все зависит от того, предусмотрена ли Уставом возможность передачи полномочий в отсутствие генерального директора, или нет. Если предусмотрена, нужно издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на его заместителя. Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, на период временного замещения оформляется доверенность. В ней нужно определить, какие функции передаются заместителю.
За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя заместителю положена доплата, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией заместителя (трудовым договором с ним).
Подробный порядок оформления временного исполнения обязанностей генерального директора содержится в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.
1.Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником
Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).
Порядок замещения
Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).*
Приказ
Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя*. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).
В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)
Да, нужен.
Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.
При этом необходимо:
– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость).
Данный вывод следует из разъяснения от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39.
Доверенность
Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность*. Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.
Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами) с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Ее можно выдать на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.
Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Случаи, когда действие доверенности прекращается, приведены в статье 188 Гражданского кодекса РФ.
Доплата
За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положены доплаты (ст. 151 ТК РФ). Однако они обязательны только в том случае, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией сотрудника (трудовым договором с ним). Более подробно об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника).
Размер доплат устанавливается по соглашению между руководителем и сотрудником (ст. 151 ТК РФ). Он может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39). При этом не имеет значения, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (определение Верховного суда РФ от 11 марта 2003 г. № КАС 03-25).
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2.Статья: Как Генеральному Директору передать «штурвал» на время своего отсутствия
На какие вопросы Вы найдете ответы в этой статье
- Какие документы Вам следует подписать, направляясь в отпуск или командировку
- Нужно ли доплачивать заместителю за то, что он временно будет исполнять Ваши обязанности
Чтобы назначить исполняющего Ваши обязанности, нужно получить письменное согласие сотрудника, определить срок выполнения работы (ст. 60.2 и 151 ТК РФ). На практике часто возникают такие вопросы:
- нужно ли получать согласие заместителя исполнять обязанности директора, если это прямо прописано в трудовом договоре с замом?
- нужно ли доплачивать заместителю (иному и. о.) за то, что он исполняет Ваши обязанности?
Вопрос 1: нужно ли брать с заместителя письменное согласие
Ответ на этот вопрос зависит от того, сколько замов у Генерального Директора. Допустим, у Вас один заместитель. Тогда в его трудовом договоре, а также должностной инструкции нужно написать, что именно он исполняет обязанности Генерального Директора во время Вашего отсутствия. В этом случае получать каждый раз письменное согласие зама не потребуется. Достаточно будет издавать приказ о назначении заместителя исполняющим обязанности.*
Вторая ситуация – у Вас несколько замов. Тогда определите, кто из них будет замещать Вас на время отпуска, командировки. Ведь нести ответственность за все происходящее в компании должен кто-то один. Если окажется, что штатный заместитель не в состоянии работать за Вас (например, он заболел), то назначить временным руководителем Вы можете любого другого зама или сотрудника. Вот в этом случае с него надо будет взять письменное согласие.
Вопрос 2: нужно ли доплачивать исполняющему обязанности
Раньше в законодательстве было прямо сказано, что штатный заместитель или помощник отсутствующего работника (Генерального Директора), главный инженер предприятия в период временного замещения руководителя не имеют права на получение разницы в окладах. Однако в 2003 году вышло определение Верховного суда РФ (от 11.03.2003 № КАС03-25), которое отменило данное правило. В определении сказано, что за замещение Генерального Директора доплата положена, причем неважно, кто его подменяет – заместитель, в трудовом договоре которого прописаны эти обязанности, или иной сотрудник. О доплате за исполнение обязанностей отсутствующего руководителя компании сказано и в Трудовом кодексе – в статье 151. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон.
Обратите внимание: доплаты заместителям и другим работникам за выполнение Вашей работы уменьшают базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 255 НК РФ). Их списывают в качестве расходов на оплату труда. Однако на них придется начислить страховые взносы и взносы на случай травматизма.
Какие документы Вам следует подписать, прежде чем отправиться в отпуск или командировку
1. Приказ. В нем надо зафиксировать, что Вы передаете свои функции (их часть) заместителю.* Составить приказ должен Ваш главбух или кадровик. Как быть, если директор не может подписать приказ? (К сожалению, в жизни бывает всякое, и никто не застрахован, например, от внезапной болезни.) В такой ситуации вопрос о назначении исполняющего обязанности руководителя должны решать участники общества на своем внеочередном собрании.
2. Дополнительное соглашение с замом к его трудовому договору. Юристы полагают, что если обязанности замещать Вас зафиксированы в трудовом договоре заместителя, то такое соглашение можно не составлять*. Однако кадровики, как правило, подстраховываются и оформляют этот документ. В любом случае он будет нелишним. В допсоглашении можно установить перечень передаваемых полномочий (к примеру, прием и увольнение работников, заключение договоров от имени компании).
3. Доверенность. Несмотря на приказ о возложении Ваших полномочий на другого работника, могут возникнуть проблемы с оформлением документов, поэтому нужно выдать доверенность исполняющему обязанности. В ней следует определить, какие функции Вы передаете (например, подписание договоров); документ надо завизировать и поставить печать компании (см. Что написать в доверенности).
После отпуска. Вы должны издать приказ о прекращении исполнения сотрудником Ваших обязанностей и о прекращении действия дополнительного соглашения.*
Журнал «Генеральный директор», № 6, июнь 2012