сообщаем следующее: 01.07.2014 сделайте запись о приеме на работу у предпринимателя и по совместительству в ООО (на основании копии трудового договора или справки из ООО).
31.12.2014 отразите в трудовой книжке перевод на новую должность, на основании копии приказа из ООО.
31.12.2014 поскольку сменился адрес головной организации, м сотрудник перешел из филиала в головную это нужно отразить в трудовой книжке
31.01.2015 отразите увольнение
02.02.2015 отразите, что работа в должности (наименование должности) становится основной с (дата перехода сотрудника с совместительства на основную работу)
02.02.2015 отразите перевод в филиал
16.03.2015 отразите увольнение
Подробнее об оформлении трудовой книжки в каждой ситуации читайте в нижеприведенном материале.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация:Как оформить прием сотрудника на работу
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Трудовая книжка и личная карточка
После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись о приеме на работу в его трудовой книжке.
По просьбе сотрудника можно внести в трудовую книжку сведения о совместительстве. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.
Если ваша организация первая, где работает сотрудник, ему необходимо оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку.
Пример оформления документов при приеме сотрудника на работу
Организация приняла на работу Е.В. Иванову на должность секретаря. Иванова написала заявление и представила следующие документы:
- паспорт;
- диплом о законченном высшем образовании.
Иванова впервые устраивается на работу, поэтому трудовая книжка и страховое свидетельство были оформлены в организации.
Ответственным за кадровый учет назначен бухгалтер организации В.Н. Зайцева.
Организация в лице директора А.В. Львова заключила с Ивановой трудовой договор на неопределенный срок.
Директор издал приказ о приеме на работу по форме № Т-1. Бухгалтер оформил трудовую книжку и сделал запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2. Рекомендация:Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации
Запись о переводе в трудовую книжку сотрудника внесите не позднее чем через неделю со дня перевода (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
В завершение процедуры сделайте запись о переводе в личной карточке сотрудника. С ней ознакомьте сотрудника под подпись.
Пример оформления перевода сотрудника на другую постоянную работу в пределах одной организации
Наладчика оборудования производственного цеха А.В. Лампочкина уведомили о предстоящем его переводе на работу в производственный цех на должность электрика участка. С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему. Директор издал приказ о переводе (по форме Т-5).
Запись о переводе на другую должность была внесена в трудовую книжку сотрудника и в раздел III его личной карточки по форме № Т-2.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
3.Рекомендация:Как внести в трудовую книжку запись об увольнении
Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке сотрудника производится таким образом:
- в графе 1 раздела «Сведения о работе» поставьте порядковый номер записи;
- в графе 2 укажите дату увольнения (прекращения трудового договора);
- в графу 3 внесите запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт, часть статьиТрудового кодекса РФ;
- в графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому внесена запись обувольнении.
Днем увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, за исключением случаев, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) (ст. 84.1 ТК РФ). Например, если сотрудник, прежде чем уволиться, решил отгулять неиспользованный отпуск, то датой увольнения считается последний день отпуска.
Запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника датируйте днем увольнения (п. 5.1 Инструкции, утвержденнойпостановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Если сотрудник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает определенные льготы и преимущества (например, в связи с уходом за ребенком в возрасте до 14 лет), то запись об увольнении внесите втрудовую книжку с указанием этих причин (п. 5.6 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
В записи об увольнении важно правильно сделать ссылку на Трудовой кодекс РФ. В Инструкции, утвержденнойпостановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (пункты 5.2–5.5), и в Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (пункты 14–19), приведены примеры того, на какие статьи (пункты и части статей) следует делать ссылки в том или ином случае. Общие основания расторжения трудового договора, которые нужно указывать в трудовой книжке при оформлении увольнения, приведены в таблице.
Кроме того, Трудовой кодекс РФ устанавливает дополнительные основания для увольнения в отношении следующих сотрудников:
- руководителя организации (ст. 278 ТК РФ);
- сотрудника, работающего по совместительству (ст. 288 ТК РФ);
- надомника (ст. 312 ТК РФ);
- педагогического работника (ст. 336 ТК РФ);
- работника религиозной организации (ч. 1 ст. 347 ТК РФ);
- спортсмена (ст. 348.11 ТК РФ).
При увольнении сотрудника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписями ответственного лица и самого сотрудника. Кроме того, эти записи нужно заверить печатью организации (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник не смог или не захотел забрать трудовую книжку, то организация должна направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. В этом случае свою подпись сотрудник сможет поставить, если лично явится за трудовой книжкой. Это следует из пункта 36 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи, которая включает инициалы и фамилию (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Увольняющемуся сотруднику достаточно просто поставить личную подпись.
К печати организации предъявляются определенные требования. Она должна быть круглой, а также содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ).
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
4. Ситуация:Как оформить переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации. Совместитель становится основным сотрудником
Переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации можно оформить двумя способами.
Например, такой перевод можно оформить через увольнение и прием на работу. Для этого сначала оформите увольнение с работы по совместительству, а затем – прием этого сотрудника на основное место работы. В этом случае совместитель должен уволиться и с прежнего основного места работы. Правомерность такого порядка объясняется следующим.
Статья 282 Трудового кодекса РФ называет работу по совместительству «другой регулярно оплачиваемой работой на условиях трудового договора». Поскольку работа другая и трудовой договор тоже другой, то принятие на основную работу сотрудника возможно путем расторжения его прежнего трудового договора и заключения нового.
Переход с совместительства на основное место работы возможен только по обоюдному согласию сотрудника и организации. А потому в рассматриваемой ситуации оптимальным основанием для увольнения с работы по совместительству будет пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ, который предусматривает прекращение трудового договора по соглашению сторон. В таком соглашении можно закрепить условие о том, что после увольнения сотрудника с работы по совместительству его обязательно примут в организацию на основную работу.
Кроме того, в качестве основания для увольнения могут быть использованы:
- пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (расторжение трудового договора по инициативе сотрудника);
- статья 288 Трудового кодекса РФ (расторжение трудового договора с совместителем в связи с приемом на его должность основного сотрудника).
При таком способе оформления перехода сотрудника с совместительства на основную работу прерывается рабочий период для предоставления ему ежегодного отпуска, но выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.
Другим вариантом перехода сотрудника с совместительства на основную работу является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении условий договора (ст. 72 ТК РФ). При этом если в трудовую книжку сотрудника запись о совместительстве не вносилась, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать: «Принят на работу (наименование должности и при необходимости структурного подразделения) с (дата начала работы по совместительству). С (дата начала работы по совместительству) по (дата окончания работы по совместительству) осуществлял трудовую функцию в качестве совместителя». В качестве основания для внесения записи в графе 4 того же раздела укажите реквизиты приказа о приеме на работу по совместительству.
Если же в трудовой книжке сотрудника имеется запись о работе по совместительству (внесенная в свое время по основному месту работы), то после записи об увольнении с основного места работы нужно указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. В графу 3 следующей строки раздела внесите запись такого содержания: «Работа в должности (наименование должности) становится основной с (дата перехода сотрудника с совместительства на основную работу)». В графу 4 той же строки впишите реквизиты соответствующего приказа (распоряжения).
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
5.Статья: Правила перевода сотрудника в филиал
Запись в трудовой книжке
Перевод на постоянное место работы сопровождается записью в трудовой книжке (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
20.03.2015г.
С уважением,
Владимир Асатиани, эксперт Системы Главбух.
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом Системы Главбух.