По общему правилу текущий ремонт должен выполнять арендатор, а капитальный — арендодатель (ст. 616 ГКРФ).
Если в договоре сказано, что капитальный ремонт проводит арендатор, в этом случае, Вы можете учитывать данные затраты в расходах, поскольку они будут обоснованными.
Гражданский кодекс позволяет внести в договор аренды такое условие (п. 1 ст. 616 ГКРФ). В этом случае обязанность по проведению капитального ремонта будет возложена на Вас договором. Минфин России придерживается аналогичного мнения (письма от 01.02.2011 №03-03-06/1/51 и от 12.05.2009 №03-11-06/2/84).
Если в договоре сказано, что капитальный ремонт проводит арендодатель, в этом случае для того, чтобы учесть затраты в расходах при налогообложении Вам нужно получить от арендодателя письменный отказ от выполнения капремонта.
При этом стоимость работ вы сможете отразить в расходах при наличии следующих документов: -документ, свидетельствующий о необходимости проведения капитального ремонта. Таковым может быть, например, заключение экспертной комиссии об аварийном состоянии помещения.
- уведомление о том, что помещение непригодно к использованию, и направить его арендодателю.
-письменный отказ арендодателя от проведения ремонта.
Во всех рассмотренных вариантах расходы на капремонт уменьшат налоговую базу единовременно по мере их оплаты и ввода отремонтированного имущества в эксплуатацию (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ , письма Минфина России от 27.03.2012 № 03-11-11/103 и от 26.10.2006 № 03-11-04/2/226).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация:Как учесть расходы на ремонт арендованного имущества при упрощенке
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Учет расходов на ремонт арендованного имущества при расчете единого налога зависит от объекта налогообложения, который применяет организация.
Если организация платит единый налог с доходов, то расходы на ремонт арендованных основных средств налоговую базу не уменьшают. При данном объекте налогообложения расходы не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы на ремонт арендованных основных средств можно учесть в составе расходов при расчете единого налога (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС, уплаченного поставщикам (подрядчикам), также уменьшают налоговую базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
При этом расходы на ремонт арендованного имущества учитывайте:*
- если по законодательству или согласно договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644 ГК РФ);
- если произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Такой подход подтверждается в письмах Минфина России от 20 января 2011 г. № 03-11-11/10 и УФНС России по г. Москве от 13 июля 2009 г. № 16-15/071782.
Налоговую базу уменьшайте по мере возникновения и оплаты расходов на ремонт (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, если организация ремонтирует арендованное имущество собственными силами, то стоимость запчастей включите в налоговую базу по мере их замены и оплаты поставщику (п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ), а зарплату сотрудников – по мере ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Из рекомендации «Как арендатору отразить в бухучете и при налогообложении расходы на ремонт арендованного имущества»
Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Статья:Как арендатору учесть расходы на капитальный ремонт
При упрощенной системе налогообложения стоимость ремонта арендованных основных средств разрешается учитывать в расходах (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом затраты должны быть не только оплачены, но и экономически оправданны (п. 2 ст. 346.16 , п. 2 ст. 346.17 и п. 1 ст. 252 НКРФ). Расходы по ремонту арендованного имущества будут обоснованными лишь в том случае, когда такие работы являются вашей обязанностью. По общему правилу текущий ремонт должен выполнять арендатор, а капитальный — арендодатель (ст. 616 ГКРФ). Как видим, обязанность по проведению капитального ремонта законом возложена на арендодателя. А это значит, что если вы займетесь таким ремонтом, то налоговики, скорее всего, сочтут затраты необоснованными. Но есть как минимум два варианта, при которых вы сможете отразить в расходах стоимость проведенного вами капитального ремонта.*
Вариант 1. Укажите в договоре, что капремонт осуществляет арендатор. Гражданский кодекс позволяет внести в договор аренды такое условие (п. 1 ст. 616 ГКРФ). В этом случае обязанность по проведению капитального ремонта будет возложена на вас договором. А значит, затраты окажутся обоснованными и вы сможете уменьшить налоговую базу на стоимость выполненных работ. Кстати, Минфин России придерживается аналогичного мнения и уже неоднократно утверждал, что при соответствующих условиях в договоре аренды арендаторы вправе учитывать в расходах затраченные суммы на капитальный ремонт арендованного имущества (письма от 01.02.2011 №03-03-06/1/51 и от 12.05.2009 №03-11-06/2/84).*
Для справки
Чтобы расходы арендатора на капитальный ремонт оказались обоснованными, нужно в договоре аренды прописать, что именно он обязан провести такие работы по восстановлению помещения.
Отметим, что вы сможете отразить расходы на капремонт даже в том случае, если арендодатель возместит вам потраченную на это сумму. Конечно, при условии, что работы произведены в соответствии с договором аренды и вся первичная документация в порядке. Правда, налоговики могут попытаться не признать такие расходы, поскольку в соответствии со статьей 260 НКРФ арендаторы не вправе учитывать в расходах стоимость выполненного ремонта, компенсированную арендодателем. Но этой статьей должны руководствоваться только организации, работающие на общем режиме, а к «упрощенцам» она никакого отношения не имеет. Ведь в главе 26.2 НКРФ не предусмотрено, что при упрощенной системе налогообложения расходы на ремонт определяются по статье 260 НКРФ. А значит, потраченные суммы вы можете включить в расходы независимо от того, возмещаются они арендодателем или нет. Такой же вывод изложен в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.11.2006 №А33-34777/05-Ф02-6084/06-С1 .
Но тут есть еще один очень важный нюанс. Полученную от арендодателя компенсацию необходимо будет отразить во внереализационных доходах. Чтобы этого не делать, достаточно немного изменить порядок действий. Пропишите в договоре, что капитальным ремонтом занимаетесь вы, но компенсацию от арендодателя не получаете. Вместо этого вы на потраченную сумму уменьшаете арендную плату. Тогда в расходах можно отразить, во-первых, фактически перечисленную арендодателю сумму арендной платы (за минусом стоимости работ), а во-вторых, сумму, потраченную на ремонт. А вот облагаемых доходов в этом случае не будет.
Вариант 2. Потребуйте от арендодателя письменный отказ от выполнения капремонта. В случае, когда в договоре нет условия о том, что капитальным ремонтом занимается арендатор, а арендодатель по каким-то причинам не может или не хочет его делать, вы вправе произвести капремонт самостоятельно, а с арендодателя потребовать возмещения затрат или уменьшить на их сумму арендную плату (п. 1 ст. 616 ГКРФ). При этом стоимость работ вы сможете отразить в расходах, но при наличии следующих документов, подтверждающих обоснованность ваших затрат. Во-первых, потребуется документ, свидетельствующий о необходимости проведения капитального ремонта. Таковым может быть, например, заключение экспертной комиссии об аварийном состоянии помещения. Во-вторых, необходимо составить уведомление о том, что помещение непригодно к использованию, и направить его арендодателю. И наконец, в-третьих, надо получить письменный отказ арендодателя от проведения ремонта.
Во всех рассмотренных вариантах расходы на капремонт уменьшат налоговую базу единовременно по мере их оплаты и ввода отремонтированного имущества в эксплуатацию. При этом, если ремонт выполнялся с привлечением подрядчика, обязательно наличие акта сдачи-приемки выполненных работ (п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ , письма Минфина России от 27.03.2012 № 03-11-11/103 и от 26.10.2006 № 03-11-04/2/226).*
Журнал «Упрощенка» № 7 Июль 2012