В табеле учета рабочего времени нужно отражать данные по рабочим дням, заполнять табель по нерабочим для сотрудника дням не нужно (ставить в них «ПВ»). При расчете отпускных дни ареста не нужно исключать из расчета – они не поименованы в перечне исключаемых дней.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как вести учет рабочего времени
Табель учета
Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.
Организация может по собственному выбору:*
- использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Для учета фактически отработанного времени предусмотрены следующие типовые формы:*
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.
Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: как заполнить табель учета рабочего времени за день болезни, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня он был направлен в больницу. Организация использует унифицированную форму табеля
Отразите это время как отработанный рабочий день.*
В данной ситуации сотрудник полностью отработал рабочий день независимо от того, каким числом оформлен больничный лист. Поэтому в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (в графах 4 и 6) и по форме № Т-13 (в графе 4) поставьте буквенный код «Я» или цифровой «01».
Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12. Эти же обозначения применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.*
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Какое время работы включить в расчетный период при расчете отпускных
Длительность расчетного периода
Длительность расчетного периода зависит от того, сколько времени сотрудник работает в организации.*
Если сотрудник был принят на работу больше года назад, расчетный период – 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник ушел в отпуск. Календарным месяцем считайте месяц с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – 28-е (29-е) число включительно).
Если сотрудник отработал меньше года, расчетный период – все время, в течение которого он числится в организации. При этом в расчет включите время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу, в котором сотрудник ушел в отпуск.*
Эти правила следуют из части 3 статьи 139 Трудового кодекса РФ.
Организация может установить и другой расчетный период, закрепив его в коллективном договоре (или другом локальном акте, например Положении об оплате труда). Но это не должно ухудшать положение сотрудников. Право организации самостоятельно установить расчетный период для расчета отпускных закреплено в части 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ.
Время, исключаемое из расчетного периода
Из расчетного периода нужно исключить дни, когда:*
- за сотрудником по законодательству сохранялся средний заработок (кроме перерывов для кормления ребенка). Например, время пребывания в командировке (ст. 167 ТК РФ) или в оплачиваемом отпуске (ст. 114 ТК РФ);
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал в связи с простоем по вине организации или по причинам, не зависящим от организации и сотрудника (например, из-за отключения электричества);
- сотрудник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог выполнять работу;
- сотрудник в других предусмотренных законодательством случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
Такой порядок предусмотрен пунктом 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.
Ситуация: нужно ли исключить из расчетного периода при расчете отпускных время нахождения сотрудника под стражей
Нет, не нужно.*
В такой ситуации время нахождения под стражей учитывайте в числе календарных дней, приходящихся на расчетный период. Это объясняется тем, что в перечне дней, исключаемых из расчетного периода, дни нахождения под стражей не поименованы (п. 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Так, период нахождения под стражей нельзя расценивать как время, когда сотрудник освобождался от работы с оплатой или без оплаты. Это связано с тем, что при заключении под стражу нет факта такого освобождения со стороны администрации организации (на основании приказа руководителя и т. п.). Следовательно, положения подпункта «е» пункта 5 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, применять нельзя.*
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
26.05.2014 г.
С уважением,
Карине Ширинян, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».