работник, утративший трудовую книжку может:
- обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата (п. 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках");
- обратиться к новому работодателю с заявлением об оформлении ему новой трудовой книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).
Таким образом, если сотрудник не хочет восстанавливать записи о предыдущих местах работы, ему нужно завести новую трудовую книжку, а не дубликат. В новой книжке заполните титульный лист и сделайте единственную запись о приеме на работу в вашу организацию (если отсутствует информация о прежних работодателях), как будто человек трудоустраивается впервые. Вы вправе удержать с новенького стоимость бланка трудовой книжки.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.
1.Статья: Нештатная ситуация. Что нужно предпринять, если потеряли трудовую книжку
Ирина ВОЛГИНА, эксперт журнала «Главбух»
Как выйти из положения: Получить информацию от предыдущих работодателей, оформить дубликат трудовой книжки. Определить суммарный трудовой стаж и внести записи на основании собранных документов.
Если ваша компания на «упрощенке»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Порядок заполнения и учета трудовых книжек един для всех компаний, независимо от режима налогообложения.
На сегодняшний день трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работника. Об этом четко сказано в статье 66 Трудового кодекса РФ. А что делать, если трудовая пропала или пришла в негодность? Тут есть два варианта: оформить дубликат или завести новую трудовую. Все зависит от того, кто и при каких обстоятельствах потерял этот важный документ.*
Работник пришел в компанию без трудовой книжки
Вы оформляете на работу новенького, который признался, что трудовую книжку он потерял. Как вам поступить? Тут вам придется выдать человеку новую трудовую. После того, как работник напишет соответствующее заявление. Такой порядок предусмотрен статьей 65 Трудового кодекса РФ.
В новой книжке заполните титульный лист и сделайте единственную запись. О приеме на работу в вашу компанию. То есть как будто человек трудоустраивается впервые. Кстати, стоимость бланка трудовой книжки в этом случае вы вправе удержать с новенького.
Сотрудник хочет все-таки восстановить записи о предыдущих местах работы? Тогда подскажите ему: нужно обратиться к бывшему работодателю. В течение 15 дней после того, как он напишет там заявление, ему должны выдать дубликат трудовой. Так указано в пункте 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225.
И уже когда новый сотрудник принесет вам полученный дубликат, вы сделаете в нем же запись о приеме на работу. Как в обычной трудовой. При этом новую книжку вам самим оформлять не нужно.*
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 13, ИЮЛЬ 2012
2.Ситуация: Как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована
Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.
Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.
Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации* (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив* (ст. 23,п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости