договор аренды транспортного средства с экипажем регулируется гражданским законодательством и заключается в письменной форме. В данном случае физическое лицо должно предъявить документ подтверждающее право на сдачу данного транспортного средства в аренду (свидетельство о регистрации ). Расчеты по аренде транспортного средства могут подтверждаться на основании договора. Для эксплуатации автомобиля организации арендатору свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис не потребуются, так как по условиям договора арендодатель оказывает услуги по управлению данным транспортным средством.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Рекомендация: Как заключить договор аренды
Форма заключения договора аренды (устная или письменная) зависит от срока его действия и статуса арендатора (гражданин или организация).
Договор аренды на срок более года должен быть заключен в письменной форме. Однако если хотя бы одной из сторон договора является организация, то письменная форма договора необходима в любом случае. Таковы требования пункта 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ.
В тексте договора аренды укажите условия сделки:
данные арендодателя и арендатора;
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
объект аренды (арендуемое имущество);
срок действия договора аренды;
цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
условия продления (пролонгации) договора аренды;
основания расторжения договора аренды;
условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
иные существенные условия договора.
Ситуация: можно ли организации-арендатору заключить договор аренды имущества с гражданином
Да, можно.
Положения Гражданского и Налогового кодексов РФ этому не препятствуют. Однако гражданину нужно доказать, что имущество, которое он сдает в аренду, принадлежит ему на праве собственности или ему доверено сдавать его в аренду (например, путем предоставления документов, подтверждающих право собственности). Такой вывод позволяет сделать статья 608 Гражданского кодекса РФ.*
Эту позицию подтверждает и финансовое ведомство (письмо Минфина России от 3 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/231).
В аренду могут быть переданы земельные участки, предприятия, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи.* В то же время сдачу в аренду отдельных видов имущества законодательство не допускает или ограничивает.
В договоре аренды нужно указать данные, позволяющие точно установить имущество, передаваемое арендатору (объект аренды). Если такой информации в договоре не будет, то условие об объекте, передаваемом в аренду, считается не согласованным. Из-за этого договор аренды признается не заключенным.
Такой порядок следует из статьи 607 Гражданского кодекса РФ.
О.Д. Хороший
государственный советник налоговой службы РФ III ранга
2.Рекомендация: Как арендатору отразить в бухучете арендные платежи.
Одним из существенных условий договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата) (ст. 606 ГК РФ). Более подробно о порядке, условиях и сроках внесения арендной платы см. Как заключить договор аренды.
Документальное оформление
Все хозяйственные операции организации должны быть оформлены первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг и т. д. При этом законодательство не обязывает арендодателя ежемесячно выставлять акты об оказании услуг по договору аренды.* Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559, от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47 и ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81).
Е.Ю. Попова
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника.
Виды договоров аренды транспорта
Есть два вида договоров аренды транспортных средств:
Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности.
По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).* По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
Аренда автомобиля)
При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.*
Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).
Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).
Документальное оформление
Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать: согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на унифицированном бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.*
Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7, не обязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.
Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).
Бухучет
В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:*
Дебет 001
– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.
Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Пример отражения в бухучете операций, связанных с арендой автомобиля у сотрудника
В феврале 2008 года ЗАО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Ю.И. Колесовым договор аренды транспортного средства без экипажа.
Объект аренды – легковой автомобиль:
марка – ВАЗ-21102;
регистрационный знак – Т543НЕ99;
идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;
тип – седан;
категория – В;
год выпуска – 2000;
двигатель – № Х02395409;
цвет – белый;
мощность двигателя (кВт/л. с.) – 51/70;
паспорт ТС – серия 62АС № 776059;
свидетельство о регистрации транспортного средства – серия 45 ЕХ № 062540.
Автомобиль арендован для служебных поездок генерального директора.
Срок действия договора – с 1 февраля 2008 года по 31 января 2009 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.
Бухгалтер ЗАО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.
В феврале 2008 года:
Дебет 001
– 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче транспортного средства).
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:
Дебет 26 Кредит 76
– 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.
Е.Ю. Попова
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
юууч
13.03.2014г.
С уважением,
Обручникова Елена, эксперт БСС «Система Главбух»
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным, ведущим экспертом БСС «Система Главбух»