да, Вы ее обязаны выдать. Бывший сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62Трудового кодекса РФ; действующего в настоящее время Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X.
В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.
Судебная практика подтверждает данную позицию (см., например, Апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 01.03.2013 по делу N 33-1278, Омского областного суда от 11.07.2012 по делу N 33-4169/12).
Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Рекомендация: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника
Виды запрашиваемых документов (161,70489)
Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любойдокумент, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.
Так, сотрудник может попросить выдать ему:*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- справку с места работы о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;
- копию приказа о работе (прием на работу, перевод, увольнение и т. п.);
- копию трудовой книжки;
- копию иного документа, в котором содержатся его персональные данные (например, копию личной карточки);*
- выписку из документа (трудовой книжки, приказа).
Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.
Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.
Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд*, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства.
Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов работодатель оформляет и выдает сотруднику бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.*
Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).
Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:*
- заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения;
- печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).
Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Совет редактора: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.
Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
2.УКАЗ ПРЕЗИДИУМА ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР ОТ 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан (с изменениями на 8 декабря 2003 года)
«1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций»*
3.Статья:Личная карточка работника: особенности оформления
Сколько нужно хранить личные карточки работников
Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.*
ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА», № 8, АВГУСТ 2013